Como aumentar a produtividade com menos reuniões

Você já se pegou pensando: essa reunião poderia ter sido um e-mail? Saiba como a comunicação assíncrona é capaz de melhorar a produtividade e o entusiasmo da sua equipe.

Pessoa utilizando várias ferramentas de comunicação para trabalhar em vez de reuniões

A boa comunicação é fundamental para o sucesso de qualquer empresa, mas fazer reuniões em excesso pode drenar o engajamento e a produtividade dos funcionários. O livro A Surpreendente ciência das reuniões estima que as empresas americanas desperdiçam mais de US$ 250 bilhões por ano em reuniões desnecessárias. Além disso, o trabalho remoto traz novos desafios, como qualidade inconsistente das chamadas de vídeo e os desencontros entre as pessoas em diferentes fusos horários. Em vez de tentar reunir todos em um único horário, use uma ferramenta de colaboração digital para que os membros da equipe possam trabalhem em seu próprio tempo.

Antes de planejar outra reunião presencial ou pelo Zoom, faça a pergunta: é mesmo necessário? É melhor agendar uma reunião se precisar lidar com um dos 3d'sdecisões cruciais como contratação de alguém para um cargo de liderança, debates como estratégias de branding de longo prazo ou discussões em torno de questões pessoais delicadas, por exemplo. Por outro lado, se você precisa fazer perguntas diretas ou repassar tarefas do dia a dia, não é necessário agendar uma reunião. Experimente usar este exercício abrangente para determinar quando e se as reuniões presenciais são necessárias para que o tempo da equipe seja usado de forma inteligente, além de diminuir os gastos da empresa. 

Em vez de marcar mais uma reunião por videoconferência no calendário, considere outras ferramentas que agilizam a comunicação da equipe.

O ponteiro do mouse passando sobre uma mensagem no menu suspenso do Slack.

Use formas alternativas de comunicação

 

Ferramentas de compartilhamento de arquivos e colaboração

Tente se comunicar de forma assíncrona antes de passar para outros meios mais diretos. Ferramentas de compartilhamento de arquivos e colaboração como o Dropbox permitem que você trabalhe em grupo em horários diferentes. Essas ferramentas funcionam bem para:

  • Compartilhamento de tarefas para revisão
  • Oferecer e receber feedback de projetos
  • Entrega de arquivos para clientes ou colegas de equipe

É muito mais fácil colaborar quando todos armazenam seus trabalhos e tarefas na nuvem. Em vez de entrar em contato com as pessoas diretamente, compartilhar os documentos com uma nota ou deixar comentários nas tarefas permite que todos contribuam em seu próprio tempo. Saiba como compartilhar seu trabalho com facilidade e obter feedbacks melhores usando o Dropbox ou confira este vídeo para saber mais sobre o Dropbox Capture:

No vídeo, vamos mostrar como escapar de mais uma reunião ou de uma longa discussão via e-mail, usando o Dropbox Capture para transmitir suas ideias com uma rápida gravação de tela.

Aplicativos de troca de mensagens

O maior benefício mais dos aplicativos de mensagens como Slack e Microsoft Teams é a facilidade de responder e conversar de forma rápida. O Slack é melhor que um reunião se:

  • Você precisa de uma resposta rápida sobre algo simples ou para fazer solicitações, pedir feedback etc.
  • Você quer compartilhar algo e colaborar em tempo real
  • Você precisa de uma resposta imediata
  • Você vai compartilhar algo aleatório, engraçado ou que não seja necessariamente a respeito do trabalho

Se você precisa comunicar ideias ou processos mais complicados virtualmente, pode usar o  Dropbox Capture . O Capture permite gravar a tela do computador enquanto você narra na câmera. Mostrar seu rosto deixa a comunicação mais pessoal e compartilhar o que está na tela deixa o conteúdo mais compreensível. Por exemplo, ao integrar um novo funcionário na equipe, você pode substituir mensagens e reuniões longas por uma gravação do Capture que mostra como usar os sistemas de RH. Em seguida, basta arrastar e soltar o clipe em um aplicativo de mensagens, e-mail ou documento e compartilhar.

 

E-mail

Se sua equipe costuma usar o Slack para se comunicar, deixe o e-mail para tópicos mais formais. É preciso enviar um e-mail quando:

  • Você precisa incluir alguém externo na conversa
  • Você está compartilhando algo mais longo e com muitos detalhes
  • Você está compartilhando algo importante e quer que as pessoas tomem conhecimento

Se você precisa assinar documentos importantes ou preencher uma papelada, não é preciso agendar uma reunião presencial. O HelloSign permite que você envie os documentos para assinatura por e-mail, monitore o andamento das solicitações e obtenha os documentos assinados digitalmente.

 

Chamada de vídeo no Zoom ou uma ligação telefônica

Às vezes é preciso se encontrar. A comunicação direta oferece o benefício da linguagem corporal, do tom de voz, além da possibilidade de ter uma conversa mais dinâmica. Reserve um tempo para conversar com seus colegas quando:

  • Você precisa discutir um assunto delicado
  • Você precisa falar sobre projetos ou assuntos complicados e é possível que as pessoas fiquem confusas
  • Você entrou em contato via Slack ou e-mail, mas a discussão se arrastou sem um prosseguimento mais claro ou consenso

Se você precisa fazer uma chamada de vídeo no Zoom com alguém,  aproveite seu tempo ao máximo. A integração do Dropbox com o Zoom permite a colaboração nos arquivos do Dropbox via Zoom sem alternar entre diversos aplicativos diferentes.

 

É hora de avaliar velhos hábitos e transformar a forma de trabalhar. Reduzir o número de reuniões é apenas uma maneira de aumentar a produtividade e o entusiasmo das pessoas. Confira nosso kit de ferramentas do Virtual First e obtenha mais ideias para impulsionar o sucesso da sua empresa.

Descubra uma maneira melhor de trabalhar em conjunto.

Introdução ao Dropbox para equipes