A boa comunicação é fundamental para o sucesso de qualquer empresa, mas fazer reuniões em excesso pode drenar o engajamento e a produtividade dos funcionários. O livro A Surpreendente ciência das reuniões estima que as empresas americanas desperdiçam mais de US$ 250 bilhões por ano em reuniões desnecessárias. Além disso, o trabalho remoto traz novos desafios, como qualidade inconsistente das chamadas de vídeo e os desencontros entre as pessoas em diferentes fusos horários. Em vez de tentar reunir todos em um único horário, use uma ferramenta de colaboração digital para que os membros da equipe possam trabalhem em seu próprio tempo.
Antes de planejar outra reunião presencial ou pelo Zoom, pergunte a si mesmo: preciso agendar isso? É melhor realizar uma reunião se você precisar abordar um dos 3 "D"s: decisões cruciais, como contratação de liderança, debates sobre estratégias de branding de longo prazo ou discussões sobre questões pessoais delicadas. Por outro lado, se você precisar fazer perguntas diretas ou repassar tarefas do dia a dia, uma reunião não é necessária. Experimente usar este exercício abrangente para determinar quando e se as reuniões presenciais são necessárias para que o tempo da equipe seja recompensado, além de diminuir os gastos da empresa.
Em vez de marcar mais uma reunião por videoconferência no calendário, considere outras ferramentas que agilizam a comunicação da equipe.
Use formas alternativas de comunicação
Ferramentas de compartilhamento de arquivos e colaboração
Tente se comunicar de forma assíncrona antes de passar para outros meios mais diretos. Ferramentas de compartilhamento de arquivos e colaboração como o Dropbox permitem que você trabalhe em grupo em horários diferentes. Essas ferramentas funcionam bem para:
- Compartilhamento de tarefas para revisão
- Oferecer e receber feedback de projetos
- Entrega de arquivos para clientes ou colegas de equipe
É muito mais fácil colaborar quando todos armazenam seus trabalhos e tarefas na nuvem. Em vez de entrar em contato com as pessoas diretamente, compartilhar os documentos com uma nota ou deixar comentários nas tarefas permite que todos contribuam em seu próprio tempo. Aprenda como compartilhar seu trabalho facilmente e obter opiniões melhores usando o Dropbox.
Aplicativos de troca de mensagens
O maior benefício mais dos aplicativos de mensagens como Slack e Microsoft Teams é a facilidade de responder e conversar de forma rápida. O Slack é melhor que um reunião se:
- Você precisa de uma resposta rápida sobre algo simples ou para fazer solicitações, pedir feedback etc.
- Você quer compartilhar algo e colaborar em tempo real
- Você precisa de uma resposta imediata
- Você vai compartilhar algo aleatório, engraçado ou que não seja necessariamente a respeito do trabalho
Se sua equipe costuma usar o Slack para se comunicar, deixe o e-mail para tópicos mais formais. É preciso enviar um e-mail quando:
- Você precisa incluir alguém externo na conversa
- Você está compartilhando algo mais longo e com muitos detalhes
- Você está compartilhando algo importante e quer que as pessoas tomem conhecimento
Se você precisa assinar documentos importantes ou preencher uma papelada, não é preciso agendar uma reunião presencial. O Dropbox Sign permite que você envie os documentos para assinatura por e-mail, monitore o andamento das solicitações e receba os documentos assinados digitalmente.
Chamada de vídeo no Zoom ou uma ligação telefônica
Às vezes é preciso se encontrar. A comunicação direta oferece o benefício da linguagem corporal, do tom de voz, além da possibilidade de ter uma conversa mais dinâmica. Reserve um tempo para conversar com seus colegas quando:
- Você precisa discutir um assunto delicado
- Você precisa falar sobre projetos ou assuntos complicados e é possível que as pessoas fiquem confusas
- Você entrou em contato via Slack ou e-mail, mas a discussão se arrastou sem um prosseguimento mais claro ou consenso
Se você precisar falar com alguém pelo Zoom, aproveite ao máximo seu tempo. A integração do Zoom com o Dropbox permite que você colabore em arquivos do Dropbox por meio do Zoom, sem precisar ficar alternando entre diferentes aplicativos.
É hora de avaliar velhos hábitos e mudar a maneira como trabalhamos. Reduzir o número de reuniões é apenas uma maneira de deixar todos mais felizes e eficientes. Confira nosso Kit de ferramentas primordialmente virtual para obter mais ideias sobre como ajudar sua empresa a prosperar.
