会議を減らして生産性を上げる方法

「会議を開かなくてもメールで済んだのに...」と思ったことはありませんか?非同期コミュニケーションでチームの生産性とやる気を高める方法をご紹介します。

Sep 09, 2021
会議の代わりに複数のコミュニケーション ツールを使って仕事を進める人の画像

良好なコミュニケーションはビジネスの成功に欠かせない要素です。しかし会議が多すぎると社員の意欲や生産性が低下してしまうこともあります。「The Surprising Science of Meetings」では、米国の企業が不要な会議に費やしている金額を年間 2,500 億ドル以上と推定しています。さらにリモート ワークでは、動画の品質が安定しないことや、タイムゾーンが異なる相手との調整が難しいなど、新たな課題も発生します。特定の日時に全員を集めようとしなくても、デジタル コラボレーション用のツールを利用すれば、チーム メンバーは各自の時間に合わせて仕事ができるようになります。

次に対面または Zoom でのミーティングを計画する前に、「本当にミーティングする必要があるか」を自問してみましょう。マネジメント職の採用などの重要な意思決定(Decision)、長期的なブランド戦略についての討議(Debate)、デリケートな個人的問題についての話し合い(Discussion)など、「3 つの D」の中でも特に重要な決断を迫られるものに関しては会議を開くのがベストです。その一方で、簡単な質問や日常的なタスクの確認だけであれば、会議は必要ありません。この総合エクササイズを試してみて、いつ、どのような場合に対面での会議が必要かを判断することで、全員が本来の仕事に貴重な時間を使えるようになり、ビジネスのコスト削減にもつながります。

やみくもにビデオ会議を設定せず、チームのコミュニケーションを効率化する別の手段を検討してみましょう。

プルダウン メニューの[Slack でメッセージを送る]にマウス ポインターが置かれている画像

コミュニケーションの代替手段

 

ファイル共有と共同作業のためのツール

非同期コミュニケーションを心がけ、それ以外の直接的な手段はなるべく避けましょう。Dropbox のようなファイル共有と共同作業のためのツールを利用すれば、スケジュールを無理に合わせなくても連携を取ることができます。このようなツールは以下の場合に有効です。

  • 確認が必要な作業ファイルの共有
  • プロジェクトに関するフィードバックのやり取り
  • クライアントや関係者とのファイルの受け渡し

各自の作業ファイルをクラウドに保存すると共同作業が簡単になります。相手に直接連絡する代わりに、注釈を付けたドキュメントを共有したり、作業についてコメントしたりすることで、誰もが自分のスケジュールに合わせて手を加えることができます。Dropbox を使って簡単にファイルを共有し、より的確なフィードバックを得る方法をご確認ください。また、Dropbox Capture の詳細については、下の動画をご覧ください。

この動画では、Dropbox Capture の簡単な画面録画でアイデアを記録することで、ムダな会議や長文メールのやり取りをなくす方法をご紹介します。

メッセージング アプリ

Slack や Microsoft Teams のようなメッセージング アプリの最も大きなメリットは、迅速な対応と話し合いがとても簡単になるということです。以下の状況では会議よりも Slack が有効です。

  • 簡単な質問への答えがすぐにほしいときや、リクエストやフィードバックなどへの対応の催促
  • 何かについてリアルタイムでの共有や共同作業が必要な場合
  • すぐに対応してほしいとき
  • 思いついたこと、面白いこと、本題と関係ないことを伝える場合

より複雑なアイデアやプロセスをパソコンの画面上で伝えたい場合は、Dropbox Capture の利用をおすすめします。Capture を利用すると、カメラに向かって説明しながらパソコンの画面を録画できます。顔が見えることで、より打ち解けた雰囲気のコミュニケーションが可能になり、同じ画面を共有することでコンテンツを理解しやすくなります。たとえば、新規採用者のオンボーディングに Capture の画面録画を使用すると、メッセージやミーティングよりも短時間で効率よく、口頭だけではわかりにくい人事システムの使い方を説明できます。あとはメッセージ アプリやメール、ドキュメントにクリップを追加して共有するだけです。

 

メール

Slack でやり取りすることが多いチームなら、メールは少し改まった話題のときだけにしましょう。以下のような状況にはメールが適しています。

  • 外部の人を会話に加える必要がある場合
  • より長く複雑な情報を共有する場合
  • 重要な情報を関係者全員に知らせたい場合

重要なドキュメントへの署名や書類の記入が必要な場合に、対面でのミーティングを設定する必要はありません。HelloSign を利用すると、署名が必要なドキュメントの送信、署名依頼への対応状況の確認、署名済みドキュメントの回収がメールだけで完結します。

 

Zoom や電話での迅速なやり取り

時には会うことも必要です。直接的なコミュニケーションには、身振りや口調などの非言語要素による生き生きとした会話ができるというメリットがあります。以下の状況では関係者と話し合う時間を確保しましょう。

  • デリケートな問題について相談したいとき
  • 複雑なプロジェクトや相手が困惑しそうなテーマについて説明が必要な場合
  • Slack やメールで連絡を取り合っているものの、明確な見通しや合意が得られないまま議論が長引いている場合

Zoom での連絡が必要な場合は時間を有効に使いましょう。Dropbox と Zoom のインテグレーションにより、Zoom の利用中に Dropbox ファイルでの共同作業が可能になり、アプリをいくつも切り替える必要がありません。

 

今までの習慣を見直し、働き方を一新するときが来ています。会議の数を減らすことは、全員の充実感や作業効率を上げる手段のひとつにすぎません。Dropbox のバーチャル ファースト ツールキットで、会社の成長を促すためのさまざまなアイデアをご覧ください。