Meer gedaan krijgen met minder vergaderingen

Ooit gedacht dat dit een e-mail had kunnen zijn in plaats van een vergadering? Leer hoe asynchrone communicatie de productiviteit en het moreel van jouw team kan verbeteren.

Een persoon die meerdere communicatiemiddelen gebruikt om werk gedaan te krijgen in plaats van vergaderingen

Goede communicatie is de sleutel tot het succes van elk bedrijf, maar te veel vergaderingen kunnen de betrokkenheid en productiviteit van de werknemers verminderen. The Surprising Science of Meetings schat dat Amerikaanse bedrijven jaarlijks meer dan 250 miljard dollar verspillen aan onnodige vergaderingen. Bovendien brengt werken op afstand nieuwe uitdagingen met zich mee, zoals inconsistente videokwaliteit en het omgaan met mensen in verschillende tijdzones. In plaats van te proberen iedereen op één schema samen te brengen, gebruik je een digitale samenwerkingstool zodat je teamleden op hun eigen tijd kunnen werken.

Voordat je weer een persoonlijke of Zoom-vergaring inplant, vraag je jezelf af moet ik dit plannen? Je kunt het beste een vergadering houden als je een van de volgende 3 essentiële items moet verwerken - cruciale beslissingen zoals het aannemen van leiderschap, debatten zoals merkstrategieën voor de lange termijn, of discussies zoals die rond gevoelige persoonlijke kwesties. Aan de andere kant, als je eenvoudige vragen moet stellen of dagelijkse taken moet bespreken, is een vergadering niet nodig. Probeer deze uitgebreide oefening om te bepalen of en wanneer persoonlijke vergaderingen nodig zijn, zodat je iedereen het geschenk van de tijd terug kunt geven en jouw bedrijf kunt helpen geld te besparen. 

In plaats van de zoveelste videoconferentievergadering aan jouw agenda toe te voegen, kun je ook andere hulpmiddelen overwegen die de communicatie van jouw team kunnen stroomlijnen.

Een muisaanwijzer die op een keuzemenu Message on Slack is geplaatst.

Alternatieve manieren om te communiceren

 

Geavanceerde tools voor delen en samenwerken

Probeer asynchroon te communiceren voordat je overstapt op een andere, meer directe manier. Met tools voor het delen van bestanden en samenwerking zoals Dropbox kun je samenwerken zonder dat je op hetzelfde schema hoeft te zitten. Deze hulpmiddelen werken goed voor:

  • Werk delen ter beoordeling
  • Het geven en ontvangen van projectfeedback
  • Dossiers overdragen aan een klant of collega

Wanneer iedereen zijn werk in de cloud heeft opgeslagen, is het gemakkelijk om samen te werken. In plaats van mensen rechtstreeks te benaderen, kan iedereen op zijn eigen schema bijdragen door documenten te delen met een notitie of opmerkingen achter te laten over het werk. Leer hoe je gemakkelijk je werk kunt delen en  betere feedback kunt krijgen met Dropbox of bekijk deze video om meer te leren over Dropbox Capture:

Een snelle schermopname van Dropbox Capture.

Berichten-apps

Het belangrijkste voordeel van berichten-apps zoals Slack en Microsoft Teams is hoe gemakkelijk ze het reageren en snel bespreken van zaken maken. Slack is beter dan vergaderingen als:

  • Je snel een antwoord nodig hebt op iets eenvoudigs of om een berichtje te sturen bij verzoeken, feedback, enz.
  • Je iets wilt delen en in real time aan iets wilt samenwerken
  • Je een onmiddellijk antwoord nodig hebt
  • Je iets willekeurigs, grappigs of off-topic wilt delen

Als je ingewikkelde ideeën of processen virtueel wilt communiceren, kun je Dropbox Capture gebruiken. Met Capture kun je jouw computerscherm opnemen terwijl je vertelt op de camera. Je gezicht laten zien maakt de communicatie persoonlijker, en delen wat er op je scherm staat maakt de inhoud begrijpelijker. Bij het inwerken van een nieuwe medewerker kun je bijvoorbeeld lange berichten en vergaderingen vervangen door een Capture-opname die hen laat zien hoe ze verwarrende HR-systemen moeten gebruiken in plaats van alleen maar te vertellen. Zet de clip dan gewoon in een berichten-app, e-mail of document en deel hem.

 

E-mailadres

Als je team meestal Slack gebruikt om te communiceren, reserveer e-mail dan voor formelere onderwerpen. Je moet een e-mail sturen wanneer:

  • Je iemand van buitenaf in het gesprek moet betrekken
  • Je iets langers deelt met veel details
  • Je iets belangrijks deelt en wilt dat mensen het weten

Als je belangrijke documenten moet ondertekenen of papierwerk moet invullen, hoef je geen persoonlijk gesprek te plannen. Met HelloSign kun je documenten e-mailen voor ondertekening, de voortgang van aanvragen volgen en documenten digitaal laten ondertekenen.

 

Snelle zoom of telefoongesprek

Soms moet je elkaar ontmoeten. Directe communicatie geeft je het voordeel van lichaamstaal, toon van de stem en het vermogen om een dynamisch gesprek te voeren. Plan tijd in om met je collega's te praten wanneer:

  • Je een gevoelige kwestie moet bespreken
  • Je ingewikkelde projecten of onderwerpen moet bespreken waar mensen waarschijnlijk wat meer informatie nodig hebben
  • Je contact hebt gehad via Slack of e-mail, maar de discussie geen duidelijke volgende stappen of consensus heeft bereikt

Als je met iemand wilt zoomen, haal dan het meeste uit je tijd. Met de Dropbox Zoom-integratie kun je via Zoom samenwerken aan Dropbox-bestanden zonder heen en weer te schakelen tussen een heleboel verschillende apps.

 

Het is tijd om oude gewoonten te evalueren en onze manier van werken te veranderen. Minder vergaderingen is slechts één manier om iedereen gelukkiger en efficiënter te maken. Bekijk onze Virtual First Toolkit voor meer ideeën over hoe je jouw bedrijf kunt helpen ontwikkelen.

Ontdek een betere manier van samenwerken.

Aan de slag met Dropbox voor teams