Goede communicatie is de sleutel tot het succes van elk bedrijf, maar te veel vergaderingen kunnen de betrokkenheid en productiviteit van de werknemers verminderen. The Surprising Science of Meetings schat dat Amerikaanse bedrijven jaarlijks meer dan 250 miljard dollar verspillen aan onnodige vergaderingen. Bovendien brengt werken op afstand nieuwe uitdagingen met zich mee, zoals inconsistente videokwaliteit en het omgaan met mensen in verschillende tijdzones. In plaats van te proberen iedereen op één schema samen te brengen, gebruik je een digitale samenwerkingstool zodat je teamleden op hun eigen tijd kunnen werken.
Voordat je een nieuwe vergadering op locatie of via Zoom plant, vraag jezelf dan af: moet ik deze inplannen? Het is het beste om een vergadering te beleggen als je een van de 3D-taken moet bespreken: cruciale beslissingen zoals het aannemen van leidinggevenden, debatten over langetermijnstrategieën voor je merk of discussies over gevoelige persoonlijke kwesties. Als je daarentegen eenvoudige vragen wilt stellen of dagelijkse taken wilt doornemen, is een vergadering niet nodig. Probeer deze uitgebreide oefening om te bepalen of en wanneer persoonlijke vergaderingen nodig zijn, zodat je iedereen tijd kunt besparen en je bedrijf geld kunt besparen.
In plaats van de zoveelste videoconferentievergadering aan jouw agenda toe te voegen, kun je ook andere hulpmiddelen overwegen die de communicatie van jouw team kunnen stroomlijnen.
Alternatieve manieren om te communiceren
Geavanceerde tools voor delen en samenwerken
Probeer asynchroon te communiceren voordat je overstapt op een andere, meer directe manier. Met tools voor het delen van bestanden en samenwerking zoals Dropbox kun je samenwerken zonder dat je op hetzelfde schema hoeft te zitten. Deze hulpmiddelen werken goed voor:
- Werk delen ter beoordeling
- Het geven en ontvangen van projectfeedback
- Dossiers overdragen aan een klant of collega
Als iedereen zijn werk in de cloud heeft opgeslagen, is samenwerken eenvoudig. In plaats van dat je mensen rechtstreeks benadert, kun je documenten delen met een notitie of opmerkingen over het werk achterlaten. Zo kan iedereen op zijn eigen tempo bijdragen. Ontdek hoe je je werk eenvoudig kunt delen en betere feedback kunt krijgen met Dropbox.
Berichten-apps
Het belangrijkste voordeel van berichten-apps zoals Slack en Microsoft Teams is hoe gemakkelijk ze het reageren en snel bespreken van zaken maken. Slack is beter dan vergaderingen als:
- Je snel een antwoord nodig hebt op iets eenvoudigs of om een berichtje te sturen bij verzoeken, feedback, enz.
- Je iets wilt delen en in real time aan iets wilt samenwerken
- Je een onmiddellijk antwoord nodig hebt
- Je iets willekeurigs, grappigs of off-topic wilt delen
E-mailadres
Als je team meestal Slack gebruikt om te communiceren, reserveer e-mail dan voor formelere onderwerpen. Je moet een e-mail sturen wanneer:
- Je iemand van buitenaf in het gesprek moet betrekken
- Je iets langers deelt met veel details
- Je iets belangrijks deelt en wilt dat mensen het weten
Als je belangrijke documenten moet ondertekenen of papierwerk moet invullen, hoef je geen persoonlijk gesprek te plannen. Met Dropbox Sign kun je documenten via e-mail versturen om ze te laten ondertekenen, de voortgang van verzoeken volgen en documenten digitaal laten ondertekenen.
Snelle zoom of telefoongesprek
Soms moet je elkaar ontmoeten. Directe communicatie geeft je het voordeel van lichaamstaal, toon van de stem en het vermogen om een dynamisch gesprek te voeren. Plan tijd in om met je collega's te praten wanneer:
- Je een gevoelige kwestie moet bespreken
- Je ingewikkelde projecten of onderwerpen moet bespreken waar mensen waarschijnlijk wat meer informatie nodig hebben
- Je contact hebt gehad via Slack of e-mail, maar de discussie geen duidelijke volgende stappen of consensus heeft bereikt
Als je met iemand wilt Zoomen, maak dan optimaal gebruik van je tijd. Dankzij de integratie van Dropbox Zoom kun je via Zoom samenwerken aan Dropbox-bestanden zonder dat je steeds tussen verschillende apps hoeft te schakelen.
Het is tijd om oude gewoontes te evalueren en de manier waarop we werken om te gooien. Het verminderen van het aantal vergaderingen is een manier om iedereen tevredener en efficiënter te maken. Bekijk onze Virtual First Toolkit voor meer ideeën over hoe uje je bedrijf kunt laten floreren.
