God kommunikasjon er nøkkelen til å lykkes for alle virksomheter, men for mange møter kan tappe medarbeiderne for engasjement og produktivitet. The Surprising Science of Meetings anslår at amerikanske bedrifter kaster bort over 250 milliarder dollar årlig på unødvendige møter. I tillegg fører fjernarbeid med seg nye utfordringer, som ujevn videokvalitet og medarbeidere i ulike tidssoner. I stedet for å prøve å samle alle samtidig, kan du bruke et digitalt samarbeidsverktøy, slik at teammedlemmene kan jobbe til sine egne tider.
Før du planlegger et nytt personlig møte eller Zoom-møte, spør deg selv om jeg trenger å planlegge dette? Det er best å holde et møte hvis du trenger å takle noe av det viktigste – avgjørende beslutninger som å ansette lederskap, debatter som langsiktige merkevarestrategier eller diskusjoner som de rundt sensitive personlige spørsmål. På den annen side er ikke et møte nødvendig, hvis du trenger å stille enkle spørsmål eller gå gjennom daglige oppgaver. Prøv denne omfattende øvelsen for å finne ut om og når personlige møter er nødvendig, slik at du kan gi alle tiden tilbake og hjelpe bedriften din med å spare penger.
I stedet for legge inn enda en videokonferanse i kalenderen, kan du vurdere andre verktøy som kan effektivisere teamkommunikasjonen.
Bruk flere måter å kommunisere på
Fildelings- og samarbeidsverktøy
Prøv asynkron kommunikasjon før du går over til andre og mer direkte metoder. Med fildelings- og samarbeidsverktøy, som Dropbox, kan dere jobbe sammen uten å måtte holde dere til samme tidsplan. Slike verktøy fungerer godt for:
- å dele arbeid for gjennomgang
- å gi og få tilbakemeldinger på prosjekter
- å sende filer til kunder eller kollegaer
Når alle har arbeidet sitt lagret i nettskyen, er det enkelt å samarbeide. I stedet for å nå ut til folk direkte, kan du dele dokumenter med et notat eller legge igjen kommentarer om arbeidet, slik at alle kan bidra etter sin egen timeplan. Lær hvordan du enkelt deler arbeidet ditt og får bedre tilbakemeldinger ved å bruke Dropbox.
Meldingsapper
Den største fordelen med meldingsapper som Slack og Microsoft Teams er at det er så raskt og enkelt å svare og diskutere ting. Slack er bedre enn møter hvis:
- du trenger et raskt svar på noe enkelt, eller vil minne om anmodninger, tilbakemeldinger etc.
- du vil dele og samarbeide om noe i sanntid
- du trenger svar med en gang
- du skal dele noe tilfeldig, morsomt eller irrelevant
E-post
Hvis teamet stort sett kommuniserer på Slack, kan du bruke e-post for mer formelle ting. Du bør sende en e-post når:
- du skal inkludere en ekstern part i samtalen
- du deler noe som er langt og inneholder mange detaljer
- du deler noe viktig som du vil at folk skal få vite om
Hvis du må skrive under viktige dokumenter eller fylle ut papirer, trenger du ikke legge inn et personlig møte. Dropbox Sign lar deg sende dokumenter på e-post for signatur, spore fremdriften av forespørsler og få dokumenter signert digitalt.
Quick Zoom eller telefonsamtale
Noen ganger må dere møtes. Fordeler ved direkte kommunikasjon er kroppsspråk, tone og muligheten til å ha en dynamisk samtale. Sett av tid til å snakke med kollegaene dine når:
- du må ta opp en sensitiv sak
- du må gå gjennom kompliserte prosjekter eller emner som fort kan bli forvirrende
- dere har hatt kontakt på Slack eller e-post, men diskusjonen trekker ut og det er ikke tydelig hva neste skritt er, eller dere er uenige
Hvis du trenger å zoome noen, få mest mulig ut av tiden din. Dropbox Zoom-integrasjonen lar deg samarbeide om Dropbox-filer via Zoom uten å bytte frem og tilbake mellom massevis av forskjellige apper.
Det er på tide å vurdere gamle vaner og rokke ved måten vi jobber på. Å redusere antall møter er bare én måte å gjøre alle gladere og mer effektive på. Sjekk ut vårt Virtual First Toolkit for å få flere ideer om hvordan du kan hjelpe din bedrift med å blomstre.
