God kommunikasjon er nøkkelen til å lykkes for alle virksomheter, men for mange møter kan tappe medarbeiderne for engasjement og produktivitet. The Surprising Science of Meetings anslår at amerikanske bedrifter kaster bort over 250 milliarder dollar årlig på unødvendige møter. I tillegg fører fjernarbeid med seg nye utfordringer, som ujevn videokvalitet og medarbeidere i ulike tidssoner. I stedet for å prøve å samle alle samtidig, kan du bruke et digitalt samarbeidsverktøy, slik at teammedlemmene kan jobbe til sine egne tider.
Før du planlegger et nytt personlig møte eller Zoom-møte, tenk gjennom om du virkelig trenger det. Det er best å ha et møte hvis du må håndtere en svært viktig avgjørelse, som å ansette en leder, diskutere for eksempel langsiktige merkevarestrategier eller ta opp sensitive, personlige saker. På den annen side, hvis du må stille enkle spørsmål eller gå gjennom daglige oppgaver, er det ikke nødvendig med et møte. Prøv denne omfattende øvelsen for å fastslå om og når personlige møter er nødvendig, slik at alle kan få mer tid og bedriften kan spare penger.
I stedet for legge inn enda en videokonferanse i kalenderen, kan du vurdere andre verktøy som kan effektivisere teamkommunikasjonen.
Bruk flere måter å kommunisere på
Fildelings- og samarbeidsverktøy
Prøv asynkron kommunikasjon før du går over til andre og mer direkte metoder. Med fildelings- og samarbeidsverktøy, som Dropbox, kan dere jobbe sammen uten å måtte holde dere til samme tidsplan. Slike verktøy fungerer godt for:
- å dele arbeid for gjennomgang
- å gi og få tilbakemeldinger på prosjekter
- å sende filer til kunder eller kollegaer
Når alle har arbeidet lagret i nettskyen, er det enkelt å samarbeide. I stedet for å ta direkte kontakt, kan alle dele dokumenter med merknader eller legge inn kommentarer om arbeidet når det passer dem. Slik kan du enkelt dele arbeidet ditt og få bedre tilbakemeldinger ved hjelp av Dropbox. Du kan også ta en titt på denne videoen for å finne ut mer om Dropbox Capture:
Meldingsapper
Den største fordelen med meldingsapper som Slack og Microsoft Teams er at det er så raskt og enkelt å svare og diskutere ting. Slack er bedre enn møter hvis:
- du trenger et raskt svar på noe enkelt, eller vil minne om anmodninger, tilbakemeldinger etc.
- du vil dele og samarbeide om noe i sanntid
- du trenger svar med en gang
- du skal dele noe tilfeldig, morsomt eller irrelevant
Hvis du vil ta opp mer kompliserte ideer eller prosesser virtuelt, kan du bruke Dropbox Capture. Med Capture kan du ta opp dataskjermen mens du forteller på kamera. Viser du ansiktet ditt, blir kommunikasjonen mer personlig, og deler du skjermen din, blir innholdet mer forståelig. Ved innføring av nye medarbeidere kan du for eksempel erstatte lange meldinger og møter med et Capture-opptak som viser hvordan de skal bruke forvirrende HR-systemer, i stedet for å bare fortelle dem det. Så legger du opptaket i en meldingsapp, en e-post eller et dokument og deler det.
E-post
Hvis teamet stort sett kommuniserer på Slack, kan du bruke e-post for mer formelle ting. Du bør sende en e-post når:
- du skal inkludere en ekstern part i samtalen
- du deler noe som er langt og inneholder mange detaljer
- du deler noe viktig som du vil at folk skal få vite om
Hvis du må skrive under viktige dokumenter eller fylle ut papirer, trenger du ikke legge inn et personlig møte. Dropbox Sign lar deg sende dokumenter på e-post for signatur, spore fremdriften av forespørsler og få dokumenter signert digitalt.
Quick Zoom eller telefonsamtale
Noen ganger må dere møtes. Fordeler ved direkte kommunikasjon er kroppsspråk, tone og muligheten til å ha en dynamisk samtale. Sett av tid til å snakke med kollegaene dine når:
- du må ta opp en sensitiv sak
- du må gå gjennom kompliserte prosjekter eller emner som fort kan bli forvirrende
- dere har hatt kontakt på Slack eller e-post, men diskusjonen trekker ut og det er ikke tydelig hva neste skritt er, eller dere er uenige
Hvis du trenger å kontakte noen på Zoom, bruk tiden din godt. Med Dropbox Zoom-integrasjonen kan dere samarbeide om Dropbox-filer via Zoom uten å gå fram og tilbake mellom en haug med ulike apper.
Det er på tide å revurdere gamle vaner og endre måten vi jobber på. Å redusere antall møter er bare én måte å gjøre alle mer fornøyde og effektive på. Ta en titt på vår virtuelle verktøykasse for å få flere ideer til trivsel og vekst på jobb.
