God kommunikation er nøglen til enhver virksomheds succes, men for mange møder kan dræne medarbejdernes engagement og produktivitet. The Surprising Science of Meetings anslår, at amerikanske virksomheder spilder over 250 milliarder dollars om året på unødvendige møder. Derudover bringer eksternt arbejde nye udfordringer såsom inkonsekvent videokvalitet og bøvlet med mennesker i forskellige tidszoner. I stedet for at forsøge at samle alle på én tidsplan, skal du bruge et digitalt samarbejdsværktøj, så dine teammedlemmer kan arbejde i deres eget tidsrum.
Før du planlægger endnu et personligt møde eller Zoom-møde, så spørg dig selv: skal jeg planlægge dette? Det er bedst at holde et møde, hvis du har brug for at tackle en af de afgørende ting – vigtige beslutninger som at ansætte ledere, debatter som langsigtede brandingstrategier eller diskussioner som dem omkring følsomme personlige spørgsmål. På den anden side er et møde ikke nødvendigt, hvis du har brug for at stille ligetil spørgsmål eller gennemgå de daglige opgaver. Prøv denne omfattende øvelse for at afgøre, om og hvornår personlige møder er påkrævet, så du kan give alle deres tid tilbage og hjælpe din virksomhed med at spare penge.
I stedet for at tilføje endnu et videokonferencemøde til din kalender, bør du overveje andre værktøjer, der kan strømline dit teams kommunikation.
Alternative måder at kommunikere på
Værktøjer til fildeling og samarbejde
Prøv at kommunikere asynkront, før du går videre til andre, mere direkte midler. Fildelings- og samarbejdsværktøjer som Dropbox giver jer mulighed for at arbejde sammen uden at skulle have samme tidsplan. Disse værktøjer fungerer godt til at:
- dele arbejde til gennemgang
- give og modtage projektfeedback
- aflevere filer til en klient eller kollega
Når alle har deres arbejde gemt i skyen, er det nemt at samarbejde. I stedet for at nå ud til folk direkte giver deling af dokumenter med en note eller kommentarer til arbejdet alle mulighed for at bidrage i overensstemmelse med deres egen tidsplan. Lær, hvordan du nemt deler dit arbejde og får bedre feedback ved hjælp af Dropbox.
Apps til beskeder
Den største fordel ved messaging-apps såsom Slack og Microsoft Teams er, hvor let de gør det at reagere og diskutere ting hurtigt. Slack er bedre end møder, hvis:
- Du har brug for et hurtigt svar på noget simpelt eller at skubbe til anmodninger, feedback osv.
- Du vil dele og samarbejde om noget i realtid
- Du har brug for et øjeblikkeligt svar
- Du vil dele noget tilfældigt, sjovt eller off-topic
E-mailadresse
Hvis dit team har tendens til at kommunikere på Slack det meste af tiden, kan I reservere e-mail til mere formelle emner. Du skal sende en e-mail, når:
- Du skal inkludere en ekstern person i samtalen
- Du deler noget længere med masser af detaljer
- Du deler noget vigtigt og vil have folk til at vide det
Hvis du har brug for at underskrive vigtige dokumenter eller udfylde papirarbejde, er der ingen grund til at planlægge et personligt møde. Dropbox Sign giver dig mulighed for at e-maile dokumenter til underskrivelse, følge statussen for anmodninger og få dokumenter underskrevet digitalt.
Hurtigt zoom- eller telefonopkald
Nogle gange er man nødt til at mødes. Direkte kommunikation giver dig fordelene ved kropssprog, tonefald og muligheden for at føre en dynamisk samtale. Aftal tid til at tale med dine kolleger, når:
- I skal diskutere et følsomt emne
- I har brug for at tale om komplicerede projekter eller emner, hvor folk kan blive forvirrede
- I har været i kontakt via Slack eller e-mail, men diskussionen har trukket ud uden klare næste skridt eller konsensus
Hvis du har brug for at Zoome med nogen, så få mest muligt ud af din tid. Dropbox Zoom-integrationen giver dig mulighed for at samarbejde om Dropbox-filer via Zoom uden at skifte frem og tilbage mellem et væld af forskellige apps.
Det er tid til at evaluere gamle vaner og rokke ved den måde, vi arbejder på. At reducere antallet af møder er blot én måde at gøre alle gladere og mere effektive på. Tjek vores Virtual First Toolkit for at få flere ideer til, hvordan du kan hjælpe din virksomhed med at trives.
