Sådan får du mere fra hånden med færre møder

Har du nogensinde tænkt, det kunne have været en e-mail i stedet for et møde? Få mere at vide om, hvordan asynkron kommunikation kan forbedre dit teams produktivitet og moral.

En person, der bruger flere kommunikationsværktøjer til at få arbejdet gjort i stedet for møder

God kommunikation er nøglen til enhver virksomheds succes, men for mange møder kan dræne medarbejdernes engagement og produktivitet. The Surprising Science of Meetings anslår, at amerikanske virksomheder spilder over 250 milliarder dollars om året på unødvendige møder. Derudover bringer eksternt arbejde nye udfordringer såsom inkonsekvent videokvalitet og bøvlet med mennesker i forskellige tidszoner. I stedet for at forsøge at samle alle på én tidsplan, skal du bruge et digitalt samarbejdsværktøj, så dine teammedlemmer kan arbejde i deres eget tidsrum.

Før du planlægger endnu et personligt møde eller Zoom-møde, skal du spørge dig selv, har jeg brug for at planlægge dette? Det er bedst at holde et møde, hvis du har brug for at tackle en af 3d'erne - afgørende beslutninger såsom ansættelse af ledere, debatter som langsigtede brandingstrategier eller diskussioner såsom dem omkring følsomme personlige problemer. Hvis du på den anden side har brug for at stille enkle spørgsmål eller gennemgå daglige opgaver, er et møde ikke nødvendigt. Prøv denne omfattende øvelse for at afgøre, om og hvornår personlige møder er påkrævet, så du kan give alle mere tid og hjælpe din virksomhed med at spare penge. 

I stedet for at tilføje endnu et videokonferencemøde til din kalender, bør du overveje andre værktøjer, der kan strømline dit teams kommunikation.

En musemarkør, der svæver over rullemenuen Meddelelse på Slack.

Alternative måder at kommunikere på

 

Værktøjer til fildeling og samarbejde

Prøv at kommunikere asynkront, før du går videre til andre, mere direkte midler. Fildelings- og samarbejdsværktøjer som Dropbox giver jer mulighed for at arbejde sammen uden at skulle have samme tidsplan. Disse værktøjer fungerer godt til at:

  • dele arbejde til gennemgang
  • give og modtage projektfeedback
  • aflevere filer til en klient eller kollega

Når alle har deres arbejde gemt i skyen, er det nemt at samarbejde. I stedet for at kontakte folk direkte kan du dele dokumenter med en note eller efterlade kommentarer om arbejdet, så alle kan bidrage efter deres egen tidsplan. Få mere at vide om, hvordan du nemtdeler dit arbejde ogfår bedre feedbackved at bruge Dropbox, eller tjek denne video for at lære om Dropbox Capture:

En hurtig skærmoptagelse af Dropbox Capture.

Apps til beskeder

Den største fordel ved messaging-apps såsom Slack og Microsoft Teams er, hvor let de gør det at reagere og diskutere ting hurtigt. Slack er bedre end møder, hvis:

  • Du har brug for et hurtigt svar på noget simpelt eller at skubbe til anmodninger, feedback osv.
  • Du vil dele og samarbejde om noget i realtid
  • Du har brug for et øjeblikkeligt svar
  • Du vil dele noget tilfældigt, sjovt eller off-topic

Hvis du har brug for at kommunikere mere komplicerede ideer eller processer virtuelt, kan du bruge Dropbox Capture. Capture giver dig mulighed for at optage din computerskærm, mens du fortæller på kameraet. Når du viser dit ansigt, bliver kommunikationen mere personlig, og hvis du deler det, du har på skærmen, bliver indholdet mere forståeligt. Når du f.eks. opstarter en nyansat, kan du erstatte lange beskeder og møder med en Capture-optagelse, der viser dem, hvordan de skal bruge forvirrende HR-systemer i stedet for at fortælle dem det hele. Slip derefter klippet i en messaging-app, e-mail eller dokument, og del det.

 

E-mailadresse

Hvis dit team har tendens til at kommunikere på Slack det meste af tiden, kan I reservere e-mail til mere formelle emner. Du skal sende en e-mail, når:

  • Du skal inkludere en ekstern person i samtalen
  • Du deler noget længere med masser af detaljer
  • Du deler noget vigtigt og vil have folk til at vide det

Hvis du har brug for at underskrive vigtige dokumenter eller udfylde papirarbejde, er der ingen grund til at planlægge et personligt møde. HelloSign giver dig mulighed for at e-maile dokumenter til underskrivelse, spore status for anmodninger og få dokumenter underskrevet digitalt.

 

Hurtigt zoom- eller telefonopkald

Nogle gange er man nødt til at mødes. Direkte kommunikation giver dig fordelene ved kropssprog, tonefald og muligheden for at føre en dynamisk samtale. Aftal tid til at tale med dine kolleger, når:

  • I skal diskutere et følsomt emne
  • I har brug for at tale om komplicerede projekter eller emner, hvor folk kan blive forvirrede
  • I har været i kontakt via Slack eller e-mail, men diskussionen har trukket ud uden klare næste skridt eller konsensus

Hvis du har brug for at zoome nogen, skal du få mest muligt ud af din tid. Dropbox Zoom-integrationen giver dig mulighed for at samarbejde om Dropbox-filer via Zoom uden at skifte frem og tilbage mellem et væld af forskellige apps.

 

Det er på tide at evaluere gamle vaner og ruske op i den måde, vi arbejder på. At reducere antallet af møder er kun en måde at gøre alle gladere og mere effektive på. Se vores Virtuelt først-værktøjssæt for at få flere ideer til, hvordan du kan hjælpe din virksomhed med at trives.