วิธีทำงานให้เสร็จมากขึ้นโดยประชุมให้น้อยลง

การสื่อสารที่ดีคือกุญแจสู่ความสำเร็จของธุรกิจ แต่การประชุมบ่อยเกินไปอาจทำให้การมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานลดลงได้ The Surprising Science of Meetings ประมาณการว่าบริษัทในสหรัฐอเมริกาเสียเงินมากกว่า 250,000 ล้านเหรียญสหรัฐต่อปีไปกับการประชุมที่ไม่จำเป็น นอกจากนี้ การทำงานจากระยะไกลยังทำให้เกิดความท้าทายใหม่ๆ เช่น คุณภาพของวิดีโอที่ไม่แน่นอนและการโต้เถียงกันของผู้คนในเขตเวลาที่แตกต่างกัน แทนที่จะพยายามรวมทุกคนไว้ในกำหนดเวลาเดียวกัน ให้ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบดิจิทัลเพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถทำงานตามเวลาของตนเองได้

ก่อนที่คุณจะวางแผนการประชุมแบบเจอหน้ากันหรือการประชุม Zoom อีกครั้ง ให้ถามตัวเองว่าฉันจำเป็นต้องทำตามกำหนดเวลานี้หรือไม่ทางที่ดีคือควรจัดการประชุมเมื่อคุณต้องจัดการกับหนึ่งในหลัก 3 การอันได้แก่ การตัดสินใจที่สำคัญ เช่น การว่าจ้างผู้นำ การอภิปราย เช่น กลยุทธ์การสร้างแบรนด์ในระยะยาว หรือการถกเถียง เช่น เรื่องเกี่ยวกับประเด็นส่วนตัวที่ละเอียดอ่อน ในทางกลับกัน หากคุณต้องการถามคำถามที่ตรงไปตรงมาหรือการทำงานประจำวัน ก็ไม่จำเป็นต้องมีการประชุม ลองใช้แบบฝึกหัดที่ครอบคลุมนี้ในการตัดสินใจว่าจำเป็นต้องมีการประชุมแบบเจอหน้ากันหรือไม่และเมื่อใด เพื่อให้คุณทุกคนมีเวลาเหลือและช่วยให้ธุรกิจของคุณประหยัดเงินได้ 

แทนที่จะเพิ่มอีกหนึ่งการประชุมทางวิดีโอลงในปฏิทินของคุณ ให้พิจารณาใช้เครื่องมืออื่นๆ ที่สามารถทำให้การสื่อสารในทีมของคุณคล่องตัวขึ้น

ทางเลือกอื่นๆ ในการสื่อสาร

เครื่องมือการแบ่งปันไฟล์และการทำงานร่วมกัน

ลองใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสก่อนที่จะเปลี่ยนไปใช้วิธีการอื่นที่ตรงกว่า เครื่องมือการแบ่งปันไฟล์และการทำงานร่วมกันอย่าง Dropbox ช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกันโดยไม่จำเป็นต้องทำตามกำหนดเวลาเดียวกัน โดยเครื่องมือเหล่านี้ทำงานได้ดีสำหรับการดำเนินการดังต่อไปนี้

• การแบ่งปันไฟล์เพื่อตรวจสอบ
• การให้และรับข้อคิดเห็นของโครงการ
• การส่งไฟล์ให้กับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน

เมื่อทุกคนจัดเก็บงานของตนเองไว้บนคลาวด์ การทำงานร่วมกันก็เป็นเรื่องง่าย แทนที่จะติดต่อกับผู้คนโดยตรง การแบ่งปันเอกสารพร้อมข้อความหรือแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานช่วยให้ทุกคนมีส่วนร่วมตามกำหนดเวลาของตนเองได้ เรียนรู้วิธีแบ่งปันข้อมูลสำหรับงานของคุณได้อย่างง่ายดายและรับข้อคิดเห็นได้ดีขึ้นโดยใช้ Dropbox หรือดูวิดีโอนี้เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับ Dropbox Capture:

แอปส่งข้อความ

ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของแอปส่งข้อความ เช่น Slack และ Microsoft Teams คือทำให้สามารถตอบกลับได้อย่างง่ายดายและพูดคุยเรื่องต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว Slack จะดีกว่าการประชุมในกรณีดังนี้

• คุณต้องการคำตอบอย่างรวดเร็วในเรื่องที่ไม่ซับซ้อน หรือเพื่อย้ำเตือนเกี่ยวกับคำขอ ข้อคิดเห็น ฯลฯ
• คุณต้องการแบ่งปันและทำงานร่วมกันในบางเรื่องแบบเรียลไทม์
• คุณต้องการการตอบกลับในทันที
• คุณจะแบ่งปันเรื่องราวเรื่อยเปื่อย เรื่องตลก หรือหัวข้อนอกประเด็น

คุณสามารถใช้ Dropbox Capture ได้หากคุณต้องนำเสนอแนวคิดหรือกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้นแบบเสมือนจริง Capture ช่วยให้คุณบันทึกหน้าจอคอมพิวเตอร์ได้ในขณะที่คุณบรรยายต่อหน้ากล้อง การเปิดเผยใบหน้าของคุณทำให้การสื่อสารมีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น และการแบ่งปันสิ่งที่อยู่บนหน้าจอทำให้สามารถเข้าใจเนื้อหาได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ คุณสามารถแทนที่ข้อความยืดยาวและการประชุมด้วยการบันทึกของ Capture ซึ่งแสดงวิธีใช้ระบบ HR อันน่าสับสนแทนการบอกเล่าเฉยๆ ได้ จากนั้นก็แค่วางคลิปลงในแอปส่งข้อความ อีเมล หรือเอกสาร แล้วแบ่งปัน

อีเมล

หากทีมของคุณมักจะสื่อสารกันบน Slack เป็นส่วนใหญ่ ให้เก็บอีเมลไว้ใช้กับหัวข้อที่เป็นทางการมากกว่า คุณควรส่งอีเมลในกรณีดังนี้

• คุณจำเป็นต้องรวมบุคคลภายนอกเข้ามาในการสนทนา
• คุณกำลังแบ่งปันเรื่องที่ยาวกว่าซึ่งมีรายละเอียดต่างๆ มากมาย
• คุณกำลังแบ่งปันเรื่องสำคัญและต้องการให้ผู้อื่นทราบ

หากคุณต้องการลงนามเอกสารสำคัญหรือกรอกเอกสาร ก็ไม่จำเป็นต้องนัดประชุมแบบเจอหน้ากันก็ได้ เพราะ Dropbox Sign จะช่วยให้คุณส่งอีเมลเอกสารเพื่อขอลายเซ็น ติดตามความคืบหน้าของคำขอ และรับเอกสารที่ได้รับการลงนามแบบดิจิทัลได้

คุยผ่าน Zoom หรือโทรศัพท์แบบเร่งด่วน

บางครั้งคุณก็ต้องมาเจอหน้ากัน การสื่อสารโดยตรงทำให้คุณได้รับประโยชน์จากภาษากาย น้ำเสียง และความสามารถในการสนทนาอย่างมีไดนามิก ให้กำหนดเวลาในการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานของคุณในกรณีดังนี้

• คุณจำเป็นต้องพูดคุยเกี่ยวกับประเด็นที่ละเอียดอ่อน
• คุณจำเป็นต้องพูดในโครงการหรือหัวข้อที่ซับซ้อนซึ่งผู้คนมักจะสับสน
• คุณติดต่อกันผ่าน Slack หรืออีเมล แต่การสนทนาดำเนินต่อไปเรื่อยๆ โดยไม่มีขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจนหรือได้ฉันทามติ

หากคุณต้องการคุยผ่าน Zoom กับใครสักคน ให้ใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุด การผสานการทำงานกับ Dropbox Zoom ช่วยให้คุณสามารถทำงานร่วมกันบนไฟล์ Dropbox ผ่าน Zoom ได้โดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอปต่างๆ มากมาย

ได้เวลาประเมินนิสัยเก่าๆ และเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของเราแล้ว การลดจำนวนการประชุมเป็นเพียงหนึ่งในวิธีที่จะทำให้ทุกคนมีความสุขมากขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ดูชุดเครื่องมือที่เน้นการทำงานแบบเสมือนของเราเพื่อหาแนวคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีช่วยให้บริษัทก้าวหน้า