Cara menyiapkan lebih banyak kerja dengan sedikit mesyuarat

Pernah terfikir ini sepatutnya satu e-mel, bukannya mesyuarat? Ketahui cara komunikasi tak selaras boleh meningkatkan produktiviti dan semangat pasukan anda.

Seseorang menggunakan berbilang alat komunikasi untuk menyelesaikan kerja berbanding dengan mesyuarat

Komunikasi yang baik merupakan kunci kepada kejayaan mana-mana perniagaan, tetapi terlalu banyak mesyuarat boleh mengurangkan penglibatan dan produktiviti pekerja. The Surprising Science of Meetings menganggarkan bahawa syarikat-syarikat AS membazir lebih US$250 bilion setahun untuk mesyuarat yang tidak perlu. Selain itu, kerja jarak jauh membawa cabaran baharu seperti kualiti video yang tidak konsisten dan orang yang bertelagah dalam zon waktu yang berbeza. Daripada cuba mengumpulkan semua orang pada satu jadual, gunakan alat kerjasama digital supaya ahli pasukan anda boleh bekerja mengikut masa mereka sendiri.

Sebelum anda merancang mesyuarat secara bersemuka atau Zoom yang lain, tanya pada diri anda adakah saya perlu menjadualkannya? Lebih baik untuk mengadakan mesyuarat jika anda perlu menangani salah satu 3dkeputusan penting seperti perjawatan kepimpinan, perdebatan seperti strategi penjenamaan jangka panjang, atau perbincangan seperti isu peribadi yang sensitif. Sebaliknya, jika anda perlu bertanya soalan yang mudah atau menyelesaikan tugasan seharian, mesyuarat tidak diperlukan. Cuba latihan komprehensif ini untuk menentukan sama ada dan apabila mesyuarat secara bersemuka diperlukan supaya anda boleh memberi semua orang masa mereka yang bernilai kembali dan membantu perniagaan anda menjimatkan wang. 

Daripada menambah satu lagi mesyuarat persidangan video pada kalendar anda, pertimbangkan alatan lain yang boleh perkemaskan komunikasi pasukan anda.

Kursor tetikus menuding di atas menu juntai bawah Mesej pada Slack.

Cara alternatif untuk berkomunikasi

 

Perkongsian fail dan alat kerjasama

Cuba berkomunikasi secara tidak selaras sebelum beralih kepada cara lain yang lebih terus. Perkongsian fail dan alat kerjasama seperti Dropbox membolehkan anda bekerja bersama tanpa perlu mengikut jadual yang sama. Alat ini berfungsi dengan baik untuk:

  • Berkongsi kerja untuk semakan
  • Menyediakan dan menerima maklum balas projek
  • Menyerahkan fail kepada klien atau rakan sekerja

Apabila semua orang mempunyai kerja mereka yang disimpan di awan, lebih mudah untuk bekerjasama. Daripada menghubungi orang secara langsung, berkongsi dokumen dengan nota atau meninggalkan komen tentang kerja tersebut membolehkan semua orang memberi sumbangan mengikut jadual mereka sendiri. Ketahui cara berkongsi kerja anda dengan mudah dan dapatkan maklum balas yang lebih baik menggunakan Dropbox atau lihat video ini untuk ketahui tentang Dropbox Capture:

Rakaman skrin pantas Dropbox Capture.

Apl pemesejan

Manfaat paling ketara apl pemesejan seperti Slack dan Microsoft Teams adalah betapa mudahnya apl tersebut bertindak balas dan membincangkan perkara dengan cepat. Slack adalah lebih baik daripada mesyuarat jika:

  • Anda memerlukan jawapan pantas untuk sesuatu yang ringkas atau untuk mendorong permintaan, maklum balas, dsb.
  • Anda ingin berkongsi dan bekerjasama tentang sesuatu dalam masa nyata
  • Anda memerlukan respons yang segera
  • Anda akan berkongsi sesuatu yang rawak, lucu atau di luar topik

Jika anda perlu menyampaikan idea atau proses yang lebih rumit secara maya, anda boleh menggunakan Dropbox Capture. Capture membolehkan anda merakam skrin komputer anda semasa anda bercerita pada kamera. Menunjukkan muka anda menjadikan komunikasi lebih peribadi, dan berkongsi perkara yang terdapat pada skrin anda menjadikan kandungan lebih mudah difahami. Sebagai contoh, apabila menerima pekerja baharu, anda boleh menggantikan mesej dan mesyuarat yang panjang dengan rakaman Capture yang menunjukkan kepada mereka cara menggunakan sistem HR yang mengelirukan berbanding dengan cuma memberitahu mereka. Kemudian hanya lepaskan klip ke dalam apl pemesejan, e-mel ,atau dokumen dan kongsikan.

 

E-mel

Jika pasukan anda cenderung untuk berkomunikasi di Slack pada kebanyakan masa, khaskan e-mel untuk topik yang lebih formal. Anda harus menghantar e-mel apabila:

  • Anda perlu menyertakan orang luar dalam perbualan
  • Anda berkongsi sesuatu yang lebih panjang dengan banyak butiran
  • Anda berkongsi sesuatu yang penting dan mahu orang ramai mengetahuinya

Jika anda perlu menandatangani dokumen penting atau mengisi kertas kerja, anda tidak perlu menjadualkan mesyuarat secara bersemuka. HelloSign membolehkan anda menghantar e-mel dokumen untuk tandatangan, menjejaki kemajuan permintaan dan mendapatkan dokumen yang ditandatangani secara digital.

 

Zoom atau panggilan telefon pantas

Kadang-kadang anda perlu bersemuka. Komunikasi secara langsung memberi anda faedah bahasa gerak-geri, nada suara, dan keupayaan untuk melakukan perbualan yang dinamik. Jadualkan masa untuk bercakap dengan rakan sekerja anda apabila:

  • Anda perlu membincangkan isu sensitif
  • Anda perlu bercakap melalui projek atau subjek rumit yang orang ramai mungkin akan keliru
  • Anda telah berhubung melalui Slack atau e-mel, tetapi perbincangan telah berlarutan tanpa langkah seterusnya atau konsensus yang jelas

Jika anda perlu berjumpa seseorang melalui Zoom,  gunakan masa anda sepenuhnya. Integrasi Zoom Dropbox membolehkan anda bekerjasama pada fail Dropbox melalui Zoom tanpa bertukar-tukar antara aplikasi yang berbeza.

 

Sudah tiba masanya untuk menilai tabiat lama dan mengubah cara kita bekerja. Mengurangkan jumlah mesyuarat hanyalah satu cara untuk menjadikan semua orang lebih gembira dan cekap. Lihat Set Peralatan Pertama Maya kami untuk mendapatkan lebih banyak idea tentang cara membantu syarikat anda berkembang maju.

Terokai cara yang lebih baik untuk bekerja bersama.

Bermula dengan Dropbox untuk pasukan