Добре спілкування є запорукою успіху будь-якого бізнесу, проте занадто багато зустрічей можуть знизити зацікавленість і продуктивність співробітників. За оцінками The Surprising Science of Meetings , американські компанії витрачають понад 250 мільярдів доларів на рік на непотрібні зустрічі. Крім того, під час роботи у віддаленому режимі виникають нові проблеми, як-от нестабільна якість відео та суперечки з людьми, що знаходяться в різних часових поясах. Замість того, щоб намагатися збирати всіх за одним графіком, скористайтеся цифровим інструментом для спільної роботи, щоб учасники вашої команди могли працювати у свій особистий час.
Перш ніж планувати чергову особисту зустріч або зустріч у Zoom, запитайте себе: «Чи мені це потрібно?» .Найкраще проводити зустрічі, коли необхідно приймати одне з трьох, рішень, всі з яких є важливими. Наприклад, найняти керівництво, обговорити довгострокові стратегії брендингу або провести дискусії, наприклад навколо делікатних особистих питань. З іншого боку, якщо вам потрібно поставити прості запитання чи обговорити повсякденні завдання, зустріч не є обов'язковою. Спробуйте виконати цю комплексну вправу, щоб визначити, чи потрібні особисті зустрічі і коли саме, щоб ви могли повернути час кожному та допомогти своєму бізнесу заощадити гроші.
Замість того, щоб додавати до календаря ще одну зустріч у форматі відеоконференції, пропонуємо розглянути інші інструменти, покликані спростити спілкування вашої команди.
Альтернативні способи спілкування
Надання спільного доступу до файлів та інструменти для спільної роботи
Перш ніж переходити до інших, пряміших способів спілкування, спробуйте спілкуватися асинхронно. Надання спільного доступу до файлів та інструменти для спільної роботи, зокрема Dropbox, дозволяють працювати разом без необхідності знаходитися в одному графіку. Ці інструменти добре підходять для:
- обміну роботами для перегляду;
- надання та отримання відгуків за проектом;
- передачі файлів клієнту чи колезі.
Коли всі співробітники зберігають свою роботу у хмарі, це полегшує спільну роботу. Обмін документами із приміткою або залишеними коментарями щодо роботи дозволяє кожному робити свій внесок за власним графіком і звільняє від необхідності звертатися безпосередньо до людей. Дізнайтеся, як легко ділитися своєю роботою та отримувати кращі відгуки за допомогою Dropbox, або перегляньте цей відеозапис, щоб дізнатися про Dropbox Capture:
Програми обміну повідомленнями
Найголовніша перевага програм для обміну повідомленнями, як-от Slack та Microsoft Teams, полягає в тому, наскільки легко та швидко можна відповідати та обговорювати питання за допомогою них. Slack краще зустрічей за наступних умов.
- Вам потрібна швидка відповідь на щось просте або спонукання до прохань, відгуків тощо.
- Ви хочете обмінюватися інформацією та співпрацювати в чомусь у режимі реального часу.
- Вам потрібна негайна відповідь.
- Ви збираєтеся поділитися чимось випадковим, кумедним або не за темою.
Для більш складних ідей або процесів у віртуальному просторі можна скористатися Dropbox Capture. Capture дозволяє створювати записи екрана комп'ютера, поки ви говорите щось на камеру. Показ обличчя робить спілкування більш особистим, а демонстрація того, що у вас на екрані, робить вміст зрозумілішим. Наприклад, під час прийому на роботу нового співробітника можна замінити довгі повідомлення та зустрічі на запис у Capture, який продемонструє, як користуватися заплутаними системами управління персоналом замість того, щоб просто розповідати. Потім просто вставте кліп у програму обміну повідомленнями, електронну пошту або документ і надайте спільний доступ.
Електронна пошта
Якщо ваша команда більшість часу спілкується в Slack, залиште електронну пошту для більш офіційних тем. Надіслати електронний лист слід, коли:
- Вам необхідно підключити до розмови когось стороннього.
- Ви ділитесь чимось об'ємним з великою кількістю подробиць.
- Ви ділитесь чимось важливим і намагаєтеся, щоб про це дізналися люди.
Якщо вам потрібно підписати важливі документи або виконати паперову роботу, не потрібно призначати особисту зустріч. Dropbox Sign дозволяє надсилати документи на підпис електронною поштою, відстежувати хід виконання запитів і отримувати документи з цифровим підписом.
Швидкий Zoom або телефонний дзвінок
Іноді доводиться зустрічатись. Пряме спілкування дає перевагу мови тіла, тону голосу та здатності вести динамічну розмову. Плануйте час для спілкування з колегами, коли:
- Вам необхідно обговорити делікатне питання.
- Вам необхідно обговорити складні проекти чи теми, в яких люди можуть заплутатися.
- Ви спілкувалися через Slack або електронною поштою, але обговорення затягнулося без чітких подальших кроків або досягнення консенсусу.
Якщо вам потрібно з кимось зв'язатися через Zoom, використовуйте свій час з максимальною користю. Інтеграція Dropbox Zoom дозволяє співпрацювати над файлами Dropbox через Zoom, не перемикаючись між безліччю різних програм.
Настав час оцінити старі звички та змінити підходи до роботи. Скорочення кількості зустрічей — це лише один із способів зробити всіх щасливішими та ефективнішими. Ознайомтеся з нашим набором інструментів Virtual First, щоб отримати більше ідей щодо процвітання вашої компанії.
