借助协作工具召开更有效的会议

利用旨在确保您充分利用时间的这些实用建议,让您的团队会议尽可能有效。

一个人正在参加视频会议

怎样才能召开有效的会议?

您去过那里:可怕的糟糕会议。这是一场商务会议,什么都没有解决,什么都推到了下一次会议,每个人离开时都觉得这完全是在浪费时间。一群人聚集在会议室,怠慢地讨论脑袋中临时冒出的想法,这是教科书中糟糕会议的定义。如果想召开成功的会议,您需要一些实际的预见,如果会议是您工作任务的核心,那么值得让整个团队都确保您能把它们做好。

如今董事会会议通常每季度召开一次,而不是每周一次。眼下,许多企业都依赖临时的“追赶”会议。但这不仅正是那种糟糕的会议,让所有人都觉得厌烦,而且代价高昂。沟通效率差实际上可导致每位员工损失高达 10,000 美元。因此,召开有效的会议不仅会严重影响您的理智,而且也会对任何企业(无论大小)的资金产生巨大影响。

智能会议管理在实际会议开始很久之前就兴起了,并且在实际会议结束之后很长时间仍继续风靡。在与员工、客户或整个业务团队预约成功的会议时,需考虑以下一些关键事项。

确定会议目的

大量糟糕会议的结局是,所有员工都认为“我本可以把开会时间花在实际执行我们所讨论的事情上”。在将会议纳入日历之前,请务必明确定义会议的目的。明确定义会议目的的一种最好方法是制定经过周详考虑的会议议程

确定会议开始时间

不要在当天甚至前一天突然宣布会议时间。提前通知与会者的时间越早,成功召开会议的机率就越大。不要将会议当成权力炫耀,使用权力会迫使您的团队对更重要的工作避而远之。Dropbox Paper 中的任务管理功能可以清晰地显示每个人的工作量,因此您可以了解您选择的日期是否是合适的会议时间,或者团队是否有更紧急的行动项目。同样地,使用与之类似的时间管理工具,您可以清晰了解项目是否遇到了障碍,以及是否需要召开会议来解决任何问题。如果您的团队分散在全国各地甚至全球各地,那么您还需要找个适合位于每个时区的每个人的时间。

邀请相关会议参与者

确保邀请正确的人员。如果您知道某些成员有更紧迫的优先任务或不太可能参与项目,请不要邀请整个团队。同样地,也不要排除或许能够提供新观点的初级团队成员或实习生。利用 Dropbox Business 中的 Zoom 和 Slack 应用集成,没有理由排除远程团队成员。您可以召开会议,做会议记录,然后将后续资料发送给任何现场或非现场团队成员,而无需切换上下文。会议参与者应该只是有参与的人员,因此请确保邀请那些将受到任何所讨论内容直接影响的人员。毕竟,成功的会议是更有效团队协作的关键。

共享信息,不要只是期待输入

如果您需要针对项目展开集体讨论以寻找新想法,不要只是召集团队成员到会议室,让他们现场讨论。计划会议时,特别是头脑风暴讨论会,请先收集灵感,并写下您自己的想法。然后,事先通知与会者,以便他们做好充分准备来参加会议。您希望他们能够增加价值,因此请确保在 Paper 中创建一个有用的文档,以便与会者可以在会议之前阅读,甚至可以添加他们自己的想法。

启用决策

有效的会议应该像任何任务一样呈现自己:开始时提供目的,结束时做出决议,或者至少是达成一致的步骤。如果会议的目的是解决某个问题,请让每个出席者都有机会就如何解决该问题发表意见。然后,在会议中作为团队集中解决该问题。会议结束时,确保每个人都清楚了行动计划,并且为谁需要在何时完成特定任务分配了截止日期。

如何召开会议

有效的会议并不一定总是要在实体会议室召开。如果某些团队成员远程办公,那么这种方案并非总是可能的。好的会议永远不应取决于会议的召开地点 — Zoom 或 Google Hangouts 是绝佳的选择。

当参加会议的每个人都可以实时地将注释输入到协作文档中时,就没有必要派专人来做会议记录了。尽管这似乎是“人多反倒误事”的情况,但它也鼓励每个人都真正地实时参与会议。这也意味着,如果由于时区或只是连接不良而全程有远程团队成员加入会议,那么他们不必等到会议结束就可以看到他们错过的内容:他们可以在实时文档中查看这些内容。对于更内向的人来说,以这种方式记载的会议记录也可能更有效。您可以从每个人的角度编辑和获取关键点,然后将它们包含在后续电子邮件中。

务必要发送后续电子邮件,因为即使在最好的情况下,即使您记笔记,您也不太可能记住何会议中提到的所有内容。会议策划者撰写的后续电子邮件可帮助与会者明确讨论的关键点,并确定它们的优先顺序。真正成功的会议是每个人都可以清楚地回想起会议所涵盖内容的会议。如果您的一天都是忙于参加会议和记笔记,那么可以使用会议记录模板将它们转化为简化的格式。

会议类型

并不是每个会议都必须是十分庄重严肃的会议。会议议程中的项目可能只是您和财务经理之间使用一块白板,或者用于扫描所有发票的便捷文档扫描仪应用就可以解决的小事。会议可能只是与自由职业者闲聊,让他们知道在他们需要您时您随时都在。也可能是在吃午餐时赶上一位同事。归根结底,会议只是一种保持沟通活跃的方法。不要仅仅因为没有在正式会议上讨论这些问题就拒不认账,也不要仅仅因为人数不超过 2 人而不去跟进。记住:每个会议都很重要,不管它有多小。

激励您的会议

如果您的会议是关于办公室更新或介绍新团队成员这样的事,那么这可能略显得不重要。但是,如果是关于团队建设,则这样的会议对整体企业文化至关重要。利用诱人的激励向团队成员提供前来的原因,例如美味的食物,这些食物可以将富有成效的会议变为团队午餐。或者,您可以暗示您将公布一些激动人心的消息,即使只是圣诞节派对的举办地。

每个人都可以成为会议策划者

认为只能由拥有权利召集团队参加会议的“高层”来管理会议的想法已经过时。但是沟通是双向的。如果您认为有必要召开会议,那就安排一个会议。只需知道您要负责确保举行的会议是有效的,而不是在浪费时间。

每个人都可以通过会议分享想法,以及提出并解决疑虑。假设存在一个问题,即使是最好的任务管理工具也无法很好地传达。这是您向您的团队亲自报告该问题的好时机。会议是要让每个人表达心声,而无论他们的角色或位置如何。有了有效的数字工具加持,每个会议都可以顺利进行。

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