La buena comunicación es la clave del éxito de cualquier empresa, pero demasiadas reuniones pueden agotar el compromiso y la productividad de los empleados. The Surprising Science of Meetings estima que las empresas estadounidenses desperdician más de 250 millones de dólares al año en reuniones innecesarias. Además, el trabajo remoto trae nuevos desafíos como calidad de video inconsistente y disputas entre personas en diferentes zonas horarias. En lugar de tratar de reunir a todos en un horario, utiliza una herramienta de colaboración digital para que los miembros de su equipo puedan trabajar en su propio tiempo.
Antes de planificar otra reunión en persona o a través de Zoom, pregúntate: ¿realmente es necesario programarla? Lo más recomendable es celebrar una reunión si se necesita abordar una de las 3 d: decisiones cruciales, como la contratación de altos cargos; debates, como las estrategias de personalización de marca a largo plazo; o discusiones, como las que giran en torno a cuestiones personales delicadas. En cambio, si solo necesitas hacer preguntas sencillas o repasar las tareas cotidianas, no es necesario realizar una reunión. Prueba este ejercicio integral para determinar si realmente se requieren reuniones presenciales, de modo que puedas dar a todos la oportunidad de dedicar ese valioso tiempo al trabajo y ayudar a que tu negocio ahorre dinero.
En lugar de agregar otra reunión de videoconferencia a su calendario, considera otras herramientas que puedan agilizar la comunicación de tu equipo.
Formas alternativas de comunicarse
Herramientas de colaboración y uso compartido de archivos
Intenta comunicarte de forma asíncrona antes de pasar a otros medios más directos. El uso compartido de archivos y las herramientas de colaboración como Dropbox te permiten trabajar en equipo sin tener que estar en el mismo horario. Estas herramientas funcionan bien para lo siguiente:
- Compartir trabajo para revisión
- Brindar y recibir comentarios sobre el proyecto
- Entregar archivos a un cliente o compañero
Cuando todos tienen su trabajo almacenado en la nube, es fácil colaborar. En lugar de comunicarse directamente con las personas, compartir documentos con una nota o dejar comentarios sobre el trabajo permite que todos contribuyan según su propio horario. Descubre cómo compartir fácilmente tu trabajo y recibir mejores comentarios usando Dropbox.
Aplicaciones de mensajería
El beneficio más importante de las aplicaciones de mensajería como Slack y Microsoft Teams es la facilidad con la que se responden y discuten las cosas rápidamente. Slack es mejor que las reuniones en estos casos:
- Necesitas una respuesta rápida a algo simple o dar un empujón a las solicitudes, comentarios, etc.
- Quieres compartir y colaborar con algo en tiempo real
- Necesitas una respuesta inmediata
- Vas a compartir algo aleatorio, divertido o fuera de tema
Correo electrónico
Si tu equipo tiende a comunicarse en Slack la mayor parte del tiempo, reserva el correo electrónico para temas más formales. Debes enviar un correo electrónico en alguna de estas situaciones:
- Debes incluir a alguien externo en la conversación
- Estás compartiendo algo más largo con muchos detalles
- Estás compartiendo algo importante y quieres que la gente lo sepa
Si debes firmar documentos importantes o completar papeleo, no es necesario programar una reunión en persona. Dropbox Sign te permite enviar documentos por correo electrónico para su firma, realizar un seguimiento del progreso de las solicitudes y obtener documentos firmados de manera digital.
Zoom rápido o llamada telefónica
A veces tienes que reunirte. La comunicación directa te da el beneficio del lenguaje corporal, el tono de voz y la capacidad de tener una conversación dinámica. Programa tiempo para hablar con tus colegas en estos casos:
- Necesitas discutir un problema delicado
- Necesitas hablar de proyectos complicados o de temas en los que es probable que la gente se confunda
- Te has contactado a través de Slack o correo electrónico, pero la discusión se ha prolongado sin un consenso o pasos a seguir claros.
Si necesitas reunirte con alguien por Zoom, aprovecha al máximo tu tiempo. La integración de Zoom con Dropbox te permite colaborar en archivos de Dropbox a través de Zoom sin tener que alternar entre varias aplicaciones diferentes.
Es hora de evaluar los viejos hábitos y cambiar la forma en que trabajamos. Reducir el número de reuniones es solo una forma de hacer que todos estén más felices y sean más eficientes. Consulta nuestro Kit de herramientas Virtual First para obtener más ideas sobre cómo ayudar a que tu empresa prospere.
