Cómo hacer más con menos reuniones

¿Alguna vez pensaste que esto podría haber sido un correo electrónico en lugar de una reunión? Descubre cómo la comunicación asíncrona puede mejorar la productividad y la moral de tu equipo.

Sep 09, 2021
Una persona que usa múltiples herramientas de comunicación para trabajar en lugar de reuniones.

La buena comunicación es la clave del éxito de cualquier empresa, pero demasiadas reuniones pueden agotar el compromiso y la productividad de los empleados. The Surprising Science of Meetings estima que las empresas estadounidenses desperdician más de 250 millones de dólares al año en reuniones innecesarias. Además, el trabajo remoto trae nuevos desafíos como calidad de video inconsistente y disputas entre personas en diferentes zonas horarias. En lugar de tratar de reunir a todos en un horario, utiliza una herramienta de colaboración digital para que los miembros de su equipo puedan trabajar en su propio tiempo.

Antes de planificar otra reunión en persona o en Zoom, pregúntate: ¿necesito programarla? Es mejor celebrar una reunión si necesitas abordar una de las tres decisiones cruciales, como la contratación de líderes, debates como estrategias de marca a largo plazo, o discusiones como las relacionadas con temas personales delicados. Por otro lado, si necesitas hacer preguntas directas o repasar las tareas cotidianas, una reunión no es necesaria. Prueba este ejercicio integral para determinar si se requieren reuniones presenciales y cuándo, de modo que puedas devolver a todos el tiempo y ayudar a tu negocio a ahorrar dinero. 

En lugar de agregar otra reunión de videoconferencia a su calendario, considera otras herramientas que puedan agilizar la comunicación de tu equipo.

El cursor del mouse se desplaza sobre el menú desplegable de mensajes en Slack.

Formas alternativas de comunicarse

 

Herramientas de colaboración y uso compartido de archivos

Intenta comunicarte de forma asíncrona antes de pasar a otros medios más directos. El uso compartido de archivos y las herramientas de colaboración como Dropbox te permiten trabajar en equipo sin tener que estar en el mismo horario. Estas herramientas funcionan bien para lo siguiente:

  • Compartir trabajo para revisión
  • Brindar y recibir comentarios sobre el proyecto
  • Entregar archivos a un cliente o compañero

Cuando todos tienen su trabajo almacenado en la nube, es fácil colaborar. En lugar de comunicarse directamente con las personas, compartir documentos con una nota o dejar comentarios sobre el trabajo permite que todos contribuyan según su propio horario. Obtén información sobre cómo compartir fácilmente tu trabajo y recibir mejores comentarios con Dropbox, o consulta este video para obtener más información sobre Dropbox Capture:

En este video, te mostramos cómo evitar otra reunión o una larga conversación de correo electrónico al transmitir tus ideas en una grabación de pantalla rápida, utilizando Dropbox Capture.

Aplicaciones de mensajería

El beneficio más importante de las aplicaciones de mensajería como Slack y Microsoft Teams es la facilidad con la que se responden y discuten las cosas rápidamente. Slack es mejor que las reuniones en estos casos:

  • Necesitas una respuesta rápida a algo simple o dar un empujón a las solicitudes, comentarios, etc.
  • Quieres compartir y colaborar con algo en tiempo real
  • Necesitas una respuesta inmediata
  • Vas a compartir algo aleatorio, divertido o fuera de tema

Si necesitas comunicar ideas o procesos más complicados de forma virtual, puedes utilizar Dropbox Capture . Capture te permite grabar la pantalla de tu ordenador mientras narras en la cámara. Mostrar tu rostro hace que la comunicación sea más personal y compartir lo que está en tu pantalla hace que el contenido sea más comprensible. Por ejemplo, al incorporar a un nuevo empleado, puedes reemplazar los mensajes largos y las reuniones con una grabación de captura que les muestre cómo usar sistemas confusos de recursos humanos en lugar de simplemente decírselo. Luego, solo tienes que soltar el clip en una aplicación de mensajería, correo electrónico o documentos, y compartirlo.

 

Correo electrónico

Si tu equipo tiende a comunicarse en Slack la mayor parte del tiempo, reserva el correo electrónico para temas más formales. Debes enviar un correo electrónico en alguna de estas situaciones:

  • Debes incluir a alguien externo en la conversación
  • Estás compartiendo algo más largo con muchos detalles
  • Estás compartiendo algo importante y quieres que la gente lo sepa

Si necesitas firmar documentos importantes o completar papeleo, no es necesario programar una reunión en persona. HelloSign te permite enviar documentos por correo electrónico para tu firma, hacer un seguimiento del progreso de las solicitudes y firmar documentos digitalmente.

 

Zoom rápido o llamada telefónica

A veces tienes que reunirte. La comunicación directa te da el beneficio del lenguaje corporal, el tono de voz y la capacidad de tener una conversación dinámica. Programa tiempo para hablar con tus colegas en estos casos:

  • Necesitas discutir un problema delicado
  • Necesitas hablar de proyectos complicados o de temas en los que es probable que la gente se confunda
  • Te has contactado a través de Slack o correo electrónico, pero la discusión se ha prolongado sin un consenso o pasos a seguir claros.

Si necesitas reunirte por Zoom con alguien, aprovecha al máximo tu tiempo. La integración de Zoom con Dropbox te permite colaborar en archivos de Dropbox a través de Zoom sin cambiar entre muchas de aplicaciones diferentes.

 

Es hora de evaluar los viejos hábitos y cambiar la forma en que trabajamos. Reducir el número de reuniones es solo una forma de hacer que todos estén más felices y sean más eficientes. Consulta nuestro kit de herramientas Virtual First para obtener más ideas sobre cómo ayudar a que tu empresa prospere.

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