Cara menyelesaikan lebih banyak tugas dengan lebih sedikit rapat

Pernahkah Anda berpikir seharusnya hal ini bisa dibahas melalui email dan tidak perlu rapat? Pelajari bagaimana komunikasi asinkron dapat meningkatkan produktivitas dan moral tim Anda.

Seseorang menggunakan beberapa alat komunikasi untuk menyelesaikan pekerjaan sebagai ganti rapat

Komunikasi yang baik adalah kunci keberhasilan setiap bisnis. Namun, terlalu banyak rapat dapat menurunkan keterlibatan dan produktivitas karyawan. The Surprising Science of Meetings memperkirakan bahwa perusahaan AS menghabiskan lebih dari $250 miliar per tahun untuk rapat yang tidak perlu. Selain itu, pekerjaan jarak jauh menghadirkan tantangan baru seperti kualitas video yang tidak konsisten dan zona waktu yang berbeda-beda. Daripada mencoba untuk menyatukan semua orang ke dalam satu jadwal, gunakan alat kolaborasi digital agar anggota tim Anda dapat bekerja sesuai waktunya masing-masing.

Sebelum merencanakan rapat tatap muka atau melalui Zoom lainnya, tanyakan pada diri sendiri, Apakah saya benar-benar perlu menjadwalkannya? Anda sebaiknya mengadakan rapat jika perlu mengatasi salah satu dari 3d, yaitu decision (keputusan) penting seperti merekrut pimpinan, debate (debat) seperti strategi branding jangka panjang, atau discussion (diskusi) seputar masalah pribadi yang sensitif. Di sisi lain, jika Anda perlu mengajukan pertanyaan yang mudah atau membahas tugas harian, rapat tidak diperlukan. Coba latihan komprehensif ini untuk menentukan alasan dan waktu rapat diperlukan, sehingga Anda menghemat waktu semua orang dan menghemat uang perusahaan. 

Daripada menambahkan rapat konferensi video lagi ke kalender Anda, pertimbangkan alat lain yang dapat mengefisienkan komunikasi tim.

Penunjuk mouse berada di atas menu tarik turun Kirim Pesan di Slack.

Cara lain untuk berkomunikasi

 

Alat berbagi file dan kolaborasi

Coba untuk berkomunikasi secara asinkron sebelum memilih cara lain yang lebih langsung. Alat berbagi file dan kolaborasi seperti Dropbox memungkinkan Anda untuk bekerja sama tanpa harus menyamakan jadwal. Alat ini berfungsi dengan baik untuk:

  • Berbagi pekerjaan untuk ditinjau
  • Memberikan dan menerima umpan balik proyek
  • Menyerahkan file ke klien atau rekan

Ketika pekerjaan semua orang disimpan di awan, kolaborasi menjadi mudah. Daripada menghubungi orang secara langsung, membagikan dokumen dengan catatan atau memberikan komentar tentang pekerjaan memungkinkan semua orang untuk berkontribusi sesuai jadwalnya masing-masing. Pelajari cara membagikan pekerjaan dengan mudah dan mendapatkan umpan balik menggunakan Dropbox atau simak video ini untuk mempelajari Dropbox Capture:

Rekaman layar cepat dari Dropbox Capture.

Aplikasi perpesanan

Manfaat yang paling signifikan dari aplikasi perpesanan seperti Slack dan Microsoft Teams adalah kemudahan dalam merespons dan membahas sesuatu dengan cepat. Slack lebih baik daripada rapat jika:

  • Anda perlu memberikan jawaban cepat untuk sesuatu yang sederhana atau mengirim permintaan, umpan balik, dll.
  • Anda ingin membagikan dan berkolaborasi pada sesuatu secara real-time
  • Anda memerlukan respons segera
  • Anda ingin membagikan sesuatu yang aneh, lucu, atau di luar topik

Jika Anda perlu menyampaikan ide atau konsep yang lebih kompleks secara virtual, Anda dapat menggunakan Dropbox Capture. Capture memungkinkan Anda untuk merekam layar komputer sambil bernarasi di kamera. Menunjukkan wajah Anda akan membuat komunikasi terasa lebih personal, sedangkan membagikan tampilan layar Anda akan membuat konten lebih mudah dipahami. Misalnya, saat melakukan orientasi karyawan baru, Anda dapat mengganti pesan dan rapat yang panjang dengan rekaman Capture yang menunjukkan cara menggunakan sistem SDM yang rumit daripada hanya sekadar memberi tahu. Lalu, cukup taruh klip ke aplikasi perpesanan, email, atau dokumen dan bagikan.

 

Email

Jika tim Anda cenderung berkomunikasi di Slack hampir setiap saat, pakai email untuk topik yang lebih formal. Anda sebaiknya mengirim email ketika:

  • Harus menyertakan pihak eksternal ke dalam percakapan
  • Membagikan sesuatu yang lebih panjang dengan banyak detail
  • Membagikan sesuatu yang penting dan ingin orang lain mengetahuinya

Jika Anda perlu menandatangani dokumen penting atau mengisi dokumen, Anda tidak perlu menjadwalkan rapat tatap muka. HelloSign memungkinkan Anda untuk mengirim dokumen melalui email untuk ditandatangani, melacak kemajuan permintaan, dan mendapatkan tanda tangan untuk dokumen secara digital.

 

Panggilan Zoom atau telepon cepat

Terkadang, Anda harus bertatap muka. Komunikasi langsung memberikan manfaat berupa bahasa tubuh, nada suara, dan kemampuan untuk berkomunikasi dengan dinamis. Jadwalkan waktu untuk berbicara dengan rekan ketika:

  • Anda perlu membahas masalah yang sensitif
  • Anda perlu membicarakan proyek atau subjek rumit yang cenderung membingungkan
  • Anda telah menghubungi melalui Slack atau email, tetapi diskusi berlanjut tanpa langkah berikutnya atau konsensus yang jelas

Jika Anda perlu terhubung melalui Zoom dengan seseorang, manfaatkan waktu sebaik mungkin. Integrasi Dropbox Zoom memungkinkan Anda untuk berkolaborasi pada file Dropbox melalui Zoom tanpa bolak-balik beralih di antara berbagai aplikasi.

 

Saatnya untuk mengevaluasi kebiasaan lama dan mengubah cara kerja kita. Mengurangi jumlah rapat adalah salah satu cara untuk membuat semua orang merasa lebih senang dan lebih efisien. Lihat Rangkaian Alat Virtual Pertama kami untuk mendapatkan lebih banyak ide terkait cara membantu perusahaan berkembang.

Temukan cara bekerja bersama yang lebih baik.

Mulai dengan Dropbox untuk tim