Komunikasi yang baik adalah kunci keberhasilan setiap bisnis. Namun, terlalu banyak rapat dapat menurunkan keterlibatan dan produktivitas karyawan. The Surprising Science of Meetings memperkirakan bahwa perusahaan AS menghabiskan lebih dari $250 miliar per tahun untuk rapat yang tidak perlu. Selain itu, pekerjaan jarak jauh menghadirkan tantangan baru seperti kualitas video yang tidak konsisten dan zona waktu yang berbeda-beda. Daripada mencoba untuk menyatukan semua orang ke dalam satu jadwal, gunakan alat kolaborasi digital agar anggota tim Anda dapat bekerja sesuai waktunya masing-masing.
Sebelum Anda merencanakan pertemuan tatap muka atau Zoom lainnya, tanyakan pada diri sendiri, apakah saya perlu menjadwalkan ini? Sebaiknya adakan pertemuan jika Anda perlu menangani salah satu dari 3D—keputusan penting seperti perekrutan pemimpin, perdebatan seperti strategi merek jangka panjang, atau diskusi seperti yang berkaitan dengan masalah pribadi yang sensitif. Di sisi lain, jika Anda hanya perlu mengajukan pertanyaan langsung atau membahas tugas sehari-hari, pertemuan tidak diperlukan. Coba latihan komprehensif ini untuk menentukan apakah dan kapan pertemuan tatap muka diperlukan, sehingga Anda dapat memberikan waktu kembali kepada semua orang dan membantu bisnis Anda menghemat uang.
Daripada menambahkan rapat konferensi video lagi ke kalender Anda, pertimbangkan alat lain yang dapat mengefisienkan komunikasi tim.
Cara lain untuk berkomunikasi
Alat berbagi file dan kolaborasi
Coba untuk berkomunikasi secara asinkron sebelum memilih cara lain yang lebih langsung. Alat berbagi file dan kolaborasi seperti Dropbox memungkinkan Anda untuk bekerja sama tanpa harus menyamakan jadwal. Alat ini berfungsi dengan baik untuk:
- Berbagi pekerjaan untuk ditinjau
- Memberikan dan menerima umpan balik proyek
- Menyerahkan file ke klien atau rekan
Jika semua orang menyimpan pekerjaan mereka di cloud, kolaborasi menjadi lebih mudah. Daripada menghubungi orang secara langsung, membagikan dokumen dengan catatan atau meninggalkan komentar tentang pekerjaan memungkinkan setiap orang untuk berkontribusi sesuai jadwal mereka sendiri. Pelajari cara mudah berbagi pekerjaan Anda dan mendapatkan umpan balik yang lebih baik menggunakan Dropbox.
Aplikasi perpesanan
Manfaat yang paling signifikan dari aplikasi perpesanan seperti Slack dan Microsoft Teams adalah kemudahan dalam merespons dan membahas sesuatu dengan cepat. Slack lebih baik daripada rapat jika:
- Anda perlu memberikan jawaban cepat untuk sesuatu yang sederhana atau mengirim permintaan, umpan balik, dll.
- Anda ingin membagikan dan berkolaborasi pada sesuatu secara real-time
- Anda memerlukan respons segera
- Anda ingin membagikan sesuatu yang aneh, lucu, atau di luar topik
Jika tim Anda cenderung berkomunikasi di Slack hampir setiap saat, pakai email untuk topik yang lebih formal. Anda sebaiknya mengirim email ketika:
- Harus menyertakan pihak eksternal ke dalam percakapan
- Membagikan sesuatu yang lebih panjang dengan banyak detail
- Membagikan sesuatu yang penting dan ingin orang lain mengetahuinya
Jika Anda perlu menandatangani dokumen penting atau mengisi dokumen, Anda tidak perlu menjadwalkan rapat tatap muka. Dropbox Sign memungkinkan Anda untuk mengirim dokumen melalui email untuk ditandatangani, melacak kemajuan permintaan, dan mendapatkan tanda tangan untuk dokumen secara digital.
Panggilan Zoom atau telepon cepat
Terkadang, Anda harus bertatap muka. Komunikasi langsung memberikan manfaat berupa bahasa tubuh, nada suara, dan kemampuan untuk berkomunikasi dengan dinamis. Jadwalkan waktu untuk berbicara dengan rekan ketika:
- Anda perlu membahas masalah yang sensitif
- Anda perlu membicarakan proyek atau subjek rumit yang cenderung membingungkan
- Anda telah menghubungi melalui Slack atau email, tetapi diskusi berlanjut tanpa langkah berikutnya atau konsensus yang jelas
Jika Anda perlu menghubungi seseorang melalui Zoom, manfaatkan waktu Anda sebaik mungkin. Integrasi Dropbox Zoom memungkinkan Anda untuk berkolaborasi pada file Dropbox melalui Zoom tanpa perlu berpindah-pindah antara banyak aplikasi yang berbeda.
Saatnya untuk mengevaluasi kebiasaan lama dan mengubah cara kita bekerja. Mengurangi jumlah rapat hanyalah salah satu cara untuk membuat semua orang lebih bahagia dan lebih efisien. Lihat Toolkit Virtual Pertama kami untuk mendapatkan lebih banyak ide tentang cara membantu perusahaan Anda berkembang.
