Comment gagner en efficacité avec moins de réunions

Vous avez déjà pensé à utiliser un e‑mail au lieu d'une réunion ? Découvrez comment la communication asynchrone peut améliorer la productivité et le moral de votre équipe.

Sep 09, 2021
Personne travaillant avec plusieurs outils de communication au lieu d'être en réunion

Une bonne communication est essentielle à la réussite de toute entreprise, mais un nombre excessif de réunions peut entraver l'implication et la productivité des employés. L'auteur du livre The Surprising Science of Meetings estime que les entreprises américaines gaspillent plus de 250 milliards de dollars par an en réunions inutiles. En outre, le travail à distance pose de nouveaux défis, tels que la qualité inégale des appels vidéo et les différents fuseaux horaires. Au lieu d'essayer de réunir tout le monde sur un même planning, utilisez un outil de collaboration numérique afin que les membres de votre équipe puissent travailler selon leurs propres horaires.

Avant de planifier une autre réunion en présentiel ou par Zoom, posez‑vous la question suivante : est-ce vraiment nécessaire ? Il est préférable d'organiser une réunion si vous devez aborder l'un des 3D : des décisions cruciales comme le recrutement de dirigeants, des débats comme les stratégies d'identité de marque à long terme ou des discussions comme celles concernant des questions personnelles sensibles. En revanche, si vous devez poser des questions simples ou passer en revue les tâches quotidiennes, une réunion n'est pas nécessaire. Essayez cet exercice complet pour déterminer si des réunions en présentiel sont nécessaires, et à quel moment, afin de redonner du temps à vos collaborateurs et de réaliser des économies. 

Au lieu d'ajouter une énième réunion par vidéoconférence à votre agenda, envisagez d'autres outils susceptibles de simplifier la communication de votre équipe.

Curseur de souris survolant une liste déroulante Message sur Slack

Autres moyens de communication

 

Outils de partage de fichiers et de collaboration

Essayez de communiquer de manière asynchrone avant de passer à d'autres moyens plus directs. Les outils de collaboration et de partage de fichiers comme Dropbox vous permettent de travailler ensemble sans avoir à respecter le même agenda. Ces outils fonctionnent bien dans les cas suivants :

  • Partage de fichiers à réviser
  • Envoi et réception de commentaires sur un projet
  • Livraison de fichiers à un client ou un collègue

Lorsque les fichiers de chacun sont stockés dans le cloud, la collaboration est plus simple. Au lieu de contacter directement les personnes impliquées, le fait de partager des documents accompagnés d'une note ou d'ajouter des commentaires sur les fichiers permet à chacun de contribuer selon son propre agenda. Découvrez comment partager facilement votre travail et recevoir de meilleurs commentaires avec Dropbox ou regardez cette vidéo pour en savoir plus sur Dropbox Capture :

Dans cette vidéo, nous vous expliquons comment vous épargner une autre réunion ou un fil de discussion interminable en communiquant vos idées dans un enregistrement d'écran rapide à l'aide de Dropbox Capture.

Applications de messagerie

L'avantage majeur des applications de messagerie comme Slack et Microsoft Teams est la facilité avec laquelle elles permettent de répondre et de discuter rapidement. Slack convient mieux que les réunions si :

  • Vous avez besoin d'une réponse rapide à quelque chose de simple ou pour encourager les demandes, les commentaires, etc.
  • Vous souhaitez partager du contenu et collaborer sur un sujet en temps réel.
  • Vous avez besoin d'une réponse immédiate.
  • Vous allez partager quelque chose de ponctuel, de drôle ou hors sujet.

Si vous avez besoin de communiquer virtuellement des idées ou des processus plus complexes, vous pouvez utiliser Dropbox Capture. Avec Capture, vous pouvez enregistrer votre écran d'ordinateur pendant que vous parlez à la caméra. Le fait de montrer son visage rend la communication plus personnelle, et partager ce qui apparaît sur son écran permet de mieux comprendre le contenu. Par exemple, lors de l'intégration d'un nouvel employé, vous pouvez remplacer les longs messages et les réunions par un enregistrement Capture qui lui explique clairement comment utiliser les systèmes RH. Il suffit ensuite d'insérer le clip dans une application de messagerie, un e‑mail ou un document et de le partager.

 

E-mail

Si votre équipe a tendance à communiquer principalement sur Slack, utilisez les e‑mails pour des sujets plus formels. Envoyez un e‑mail dans les cas suivants :

  • Vous devez intégrer une personne extérieure à la conversation.
  • Vous partagez un contenu plus long avec beaucoup de détails.
  • Vous partagez des informations importantes et vous voulez que les personnes soient au courant.

Si vous devez signer des documents importants ou remplir des papiers, il n'est pas nécessaire de prévoir une réunion en présentiel. HelloSign vous permet d'envoyer par e‑mail des documents à signer, de suivre l'avancement des demandes et de faire signer les documents électroniquement.

 

Appel rapide par téléphone ou Zoom

Parfois, une rencontre est inévitable. La communication directe vous permet de profiter du langage corporel, du ton de la voix et de la dynamique potentielle de la conversation. Prenez le temps de discuter avec vos collègues dans les cas suivants :

  • Vous devez discuter d'une question sensible.
  • Vous devez aborder des projets ou sujets compliqués qui risquent d'être difficiles à comprendre.
  • Vous avez été en contact via Slack ou e‑mail, mais la discussion s'est prolongée sans aucun résultat ou consensus clair.

Si vous devez contacter quelqu'un par Zoom, utilisez le temps imparti du mieux possible. L'intégration de Zoom avec Dropbox vous permet de collaborer sur des fichiers Dropbox via Zoom sans avoir à jongler entre différentes applications.

 

Il est temps de dépoussiérer les habitudes et de bousculer notre façon de travailler. La réduction du nombre de réunions n'est qu'un moyen parmi d'autres d'améliorer la satisfaction et l'efficacité de tous. Consultez notre kit de ressources Virtual First pour découvrir comment aider votre entreprise à prospérer.