원활한 소통은 모든 비즈니스 성공의 열쇠입니다. 하지만 회의가 너무 잦으면 직원들의 참여도와 생산성이 떨어질 수 있습니다. The Surprising Science of Meetings는 미국 기업들이 불필요한 회의에 낭비하는 비용이 연간 2,500억 달러에 이른다고 추정합니다. 또한, 원격 근무는 비일관적인 동영상 화질, 다른 시간대에 일하는 사람들과의 언쟁 등과 같은 새로운 문제를 야기합니다. 하나의 일정에 맞춰 모든 사람을 소집하는 대신 디지털 협업 도구를 사용해 팀원들이 각자의 시간에 일할 수 있게 하세요.
또 다른 대면 회의나 Zoom 회의 일정을 잡기 전에 스스로에게 이 회의가 꼭 필요할까? 라는 질문을 던져보세요.임원 채용과 같은 중요한 의사 결정, 장기 브랜딩 전략 수립 등을 위한 논의, 민감한 개인적 문제에 관한 상의라는 3가지 문제에 관한 것이라면 회의를 여는 것이 좋습니다. 하지만 간단한 질문이 있거나 일상적인 업무를 점검할 때는 회의가 필요하지 않습니다. 이 포괄적인 방법에 따라 회의가 정말로 필요한지, 만약 필요하다면 언제 필요한지 결정하도록 하세요. 그러면 모두의 시간은 물론 회사 비용까지 절약됩니다.
달력에 또 다른 동영상 회의 일정을 추가하기 전에 팀의 소통을 능률화해주는 다른 도구를 사용하는 방법을 고려해보세요.
소통 방식의 변화
파일 공유 도구와 협업 도구
조금 더 직접적인 소통 방법을 사용하기 전에 비동기식으로 소통하는 방법을 시도해보세요. Dropbox 같은 파일 공유 도구와 협업 도구를 사용하면 모두가 똑같은 시간에 일하지 않아도 협업이 가능합니다. 이러한 도구는 특히 다음과 같은 상황에 적합합니다.
- 업무 파일을 공유해 검토할 때
- 프로젝트 피드백을 주고받을 때
- 클라이언트나 동료에게 파일을 전해줄 때
모두가 업무 파일을 클라우드에 저장해두면 협업이 수월해집니다. 사람들에게 직접 연락하는 대신 메모와 함께 문서를 공유하거나 업무에 대한 댓글을 남기면 모두가 각자의 일정에 따라 업무에 참여할 수 있습니다. Dropbox를 사용해 간편하게 업무 파일을 공유하고 명확한 피드백을 주고받는 방법을 살펴보세요. 또는 이 동영상에서 Dropbox Capture에 대해 자세히 알아보세요.
메시지 앱
Slack, Microsoft Teams 등의 메시지 앱을 사용할 때의 가장 큰 이점은 바로 현안을 간편하고 빠르게 논의할 수 있다는 것입니다. Slack이 회의보다 유용한 경우는 다음과 같습니다.
- 간단한 사항에 대한 빠른 답변이 필요하거나 요청, 피드백 등을 아직 기다리고 있다는 사실을 상대방에게 상기시킬 때
- 실시간으로 파일을 공유해 협업하고 싶을 때
- 즉각적인 응답이 필요할 때
- 주제에서 벗어난 재미있는 무언가를 공유하고 싶을 때
복잡한 아이디어나 프로세스를 온라인으로 전달해야 할 때는 Dropbox Capture를 사용하세요. Capture는 카메라로 설명하는 모습을 촬영하는 동시에 컴퓨터 화면까지 녹화할 수 있는 기능을 제공합니다. 얼굴을 보여줌으로써 소통에 친밀감을 더하고, 화면에 표시되는 내용을 공유함으로써 메시지를 더 명확하게 이해하도록 할 수 있죠. 예를 들어, 신입 사원을 온보딩할 때 긴 메시지와 회의 대신 Capture 녹화 동영상을 사용해 헛갈리기 쉬운 HR 시스템을 사용하는 방법을 보여줄 수 있습니다. 녹화가 끝났다면 메시지 앱이나 이메일, 문서에 동영상을 첨부해 공유하기만 하면 되죠.
이메일
팀에서 주요 소통 수단으로 Slack을 사용하는 경우, 이메일은 조금 더 공식적인 주제를 전달할 때 사용하는 것이 좋습니다. 이메일을 사용해야 하는 경우는 다음과 같습니다.
- 대화에 외부 사람을 포함해야 할 때
- 세부 사항과 함께 긴 설명을 공유할 때
- 중요한 문서를 공유해야 하고, 이를 사람들이 빠짐없이 확인하게끔 해야 할 때
중요한 문서에 서명해야 하거나 서류를 작성해야 할 때 대면 회의는 필요치 않습니다. Dropbox Sign을 사용해 서명이 필요한 문서를 이메일로 전송하고, 서명 요청 진행 상황을 추적하고, 온라인으로 문서에 서명을 받을 수 있으니까요.
간단한 Zoom 회의 또는 전화 통화
가끔은 꼭 만나야 할 때가 있습니다. 직접적인 의사소통은 보디랭귀지와 목소리의 톤을 활용해 대화를 역동적으로 이끌 수 있다는 장점이 있습니다. 동료들과 직접 이야기하면 좋은 경우는 다음과 같습니다.
- 민감한 문제를 논의해야 할 때
- 사람들이 혼동하기 쉬운 복잡한 프로젝트나 주제에 관해 이야기해야 할 때
- Slack이나 이메일을 통해 연락을 주고받았지만 명확한 다음 단계나 합의 없이 논의가 지연되고 있을 때
누군가와 Zoom 회의를 해야 할 때는 시간을 잘 활용하도록 하세요. Dropbox Zoom 통합을 사용하면 여러 가지 앱을 왔다 갔다 하지 않고 Zoom을 통해 Dropbox 파일에 대한 협업을 진행할 수 있습니다.
지금은 오래된 습관을 점검해 보고 일하는 방식을 바꿔야 할 때입니다. 회의를 줄이는 것은 모두의 행복과 효율성을 높이는 다양한 방법 중 하나일 뿐입니다. Dropbox의 온라인 중심 툴킷을 살펴보며 회사의 성공을 뒷받침할 아이디어를 얻어 보세요.
