Une bonne communication est la clé du succès de toute entreprise, mais un nombre excessif de réunions peut nuire à l’engagement et à la productivité des employés. L’auteur du livre The Surprising Science of Meetings estime que les entreprises américaines gaspillent plus de 250 milliards de dollars par an en réunions inutiles. En outre, le télétravail pose de nouveaux défis, tels que la qualité inégale des appels vidéo et les différents fuseaux horaires. Au lieu d’essayer de réunir tout le monde autour d’un même horaire, utilisez un outil de collaboration numérique afin que les membres de votre équipe puissent travailler selon leurs propres horaires.
Avant de planifier une autre réunion en présentiel ou par Zoom, posez-vous la question suivante : est-ce vraiment nécessaire? Il est préférable d’organiser une réunion si vous devez aborder l’un des 3D : Décisions cruciales comme le recrutement de dirigeants, Débats comme les stratégies de marque à long terme ou des Discussions comme celles autour de questions personnelles sensibles. En revanche, si vous devez poser des questions simples ou passer en revue des tâches quotidiennes, une réunion n’est pas nécessaire. Essayez cet exercice complet pour déterminer si des réunions en présentiel sont nécessaires, et à quel moment, afin de redonner du temps à vos collaborateurs et de réaliser des économies.
Avant d’ajouter une autre vidéoconférence à votre agenda, pensez à d’autres outils qui peuvent simplifier la communication de votre équipe.
Autres moyens de communiquer
Outils de partage de fichiers et de collaboration
Essayez de communiquer de manière asynchrone avant de passer à d’autres moyens plus directs. Les outils de collaboration et de partage de fichiers comme Dropbox vous permettent de travailler ensemble sans avoir besoin d’être sur le même horaire. Ces outils fonctionnent bien dans les cas suivants :
- Partager des fichiers à réviser
- Donner et recevoir des avis sur le projet
- Transmettre des fichiers à un client ou à un collègue
Lorsque les fichiers de chacun sont stockés dans le nuage, la collaboration est plus simple. Au lieu de contacter directement les personnes impliquées, le fait de partager des documents accompagnés d’une note ou d’ajouter des commentaires sur les fichiers permet à chacun de contribuer selon son propre agenda. Découvrez comment partager facilement votre travail et obtenir de meilleurs commentaires à l’aide de Dropbox.
Applications de messagerie
L’avantage majeur des applications de messagerie comme Slack et Microsoft Teams est la facilité avec laquelle elles permettent de répondre et de discuter rapidement. Slack convient mieux que les réunions dans les cas suivants :
- Vous avez besoin d’une réponse rapide sur quelque chose de simple ou pour encourager les demandes, les avis, etc.
- Vous voulez partager du contenu et collaborer sur un sujet en temps réel
- Vous avez besoin d’une réponse immédiate
- Vous allez partager quelque chose de ponctuel, drôle ou hors sujet
Courriel
Si votre équipe a tendance à communiquer principalement sur Slack, réservez le courriel aux sujets plus formels. Vous devez envoyer un courriel dans les cas suivants :
- Vous devez intégrer une personne extérieure à la conversation
- Vous partagez un contenu plus long avec beaucoup de détails
- Vous partagez des informations importantes et vous voulez que les personnes soient au courant
Si vous devez signer des documents importants ou remplir des documents, il n’est pas nécessaire de planifier une réunion en présentiel. Dropbox Sign vous permet d’envoyer par courriel des documents à signer, de suivre l’avancement des demandes et de faire signer des documents électroniquement.
Appel rapide par téléphone ou Zoom
Parfois, une rencontre est inévitable. La communication directe vous permet de profiter du langage corporel, du ton de la voix et de la dynamique potentielle de la conversation. Prenez le temps de discuter avec vos collègues dans les cas suivants :
- Vous devez discuter d’une question sensible
- Vous devez aborder des projets ou des sujets complexes qui risquent d’être difficiles à comprendre.
- Vous avez été en contact via Slack ou par courriel, mais la discussion s’est prolongée sans aucun résultat ou consensus clair.
Si vous devez contacter quelqu’un via Zoom, utilisez le temps imparti du mieux possible. L’intégration Dropbox Zoom vous permet de collaborer sur des fichiers Dropbox via Zoom sans avoir à jongler entre différentes applications.
Il est temps d’évaluer les vieilles habitudes et de chambouler notre façon de travailler. La réduction du nombre de réunions n’est qu’un moyen parmi d’autres d’améliorer la satisfaction et l’efficacité de tous. Consultez notre trousse d’outils Virtual First pour découvrir comment aider votre entreprise à prospérer.
