Cómo aumentar la productividad con menos reuniones

¿Alguna vez has pensado que algo se podría haber comunicado por correo electrónico en lugar de en una reunión? Descubre cómo la comunicación asíncrona puede mejorar la productividad y la motivación de tu equipo.

Sep 09, 2021
Una persona usando varias herramientas de comunicación en lugar de reuniones

Una buena comunicación es la clave para el éxito de cualquier empresa, pero demasiadas reuniones pueden reducir la implicación y la productividad de los empleados. The Surprising Science of Meetings calcula que las empresas estadounidenses desperdician más de 250 000 millones de dólares al año en reuniones innecesarias. Además, el teletrabajo conlleva nuevos retos, como una calidad de vídeo inconsistente y el hecho de que las personas se encuentren en diferentes zonas horarias. En lugar de intentar reunir a todos a la misma hora, utiliza una herramienta de colaboración digital para que los miembros de tu equipo puedan trabajar en su propio horario.

Antes de planificar otra reunión presencial o por Zoom, pregúntate si es necesario. Es recomendable celebrar una reunión si necesitas abordar una de las tres D: decisiones cruciales, como la contratación de directivos; debates, como estrategias de personalización de la marca a largo plazo, o diálogos, como los que giran en torno a cuestiones personales delicadas. Por otro lado, si necesitas hacer preguntas directas o revisar tareas cotidianas, una reunión se torna innecesaria. Prueba a hacer este completo ejercicio para determinar si (y cuándo) son necesarias las reuniones presenciales para que puedas ahorrarles tiempo a todos y dinero a tu empresa. 

En lugar de añadir otra videollamada a tu calendario, piensa en otras herramientas que pueden optimizar la comunicación de tu equipo.

Puntero de ratón situado sobre la opción de un menú desplegable para enviar un mensaje en Slack

Formas alternativas de comunicación

 

Herramientas para compartir archivos y colaborar

Prueba a comunicarte de forma asíncrona antes de pasar a otros medios más directos. Las herramientas para compartir archivos y colaborar, como Dropbox, te permiten trabajar en equipo sin necesidad de seguir la misma planificación horaria. Estas herramientas funcionan bien para lo siguiente:

  • Compartir trabajo para su revisión.
  • Añadir y recibir comentarios de proyectos.
  • Enviar archivos a un cliente o compañero de trabajo.

Cuando todo el mundo tiene su trabajo guardado en la nube, colaborar es muy fácil. En lugar de ponerte en contacto directamente con alguien, compartir documentos con una nota o dejar comentarios sobre el trabajo permite que todos contribuyan según su propio horario. Descubre cómo compartir tu trabajo con facilidad y recibir mejores comentarios con Dropbox, o échale un vistazo a este vídeo para aprender a usar Dropbox Capture:

En este vídeo, te mostramos cómo ahorrarte otra reunión o una larga conversación por correo electrónico si, en su lugar, comunicas tus ideas en una grabación rápida de pantalla mediante Dropbox Capture.

Aplicaciones de mensajería

El beneficio más significativo de las aplicaciones de mensajería como Slack y Microsoft Teams es la facilidad y la rapidez con la que permiten responder y debatir diferentes cuestiones. Usar Slack es mejor que celebrar una reunión en los siguientes casos:

  • Si necesitas una respuesta rápida a algo sencillo o preguntar por el estado de solicitudes, comentarios, etc.
  • Si quieres compartir algo y colaborar en ello en tiempo real.
  • Si necesitas una respuesta al instante.
  • Si vas a compartir algo relacionado con otro tema, que sea aleatorio o divertido.

Si necesitas comunicar ideas o procesos más complicados de forma virtual, puedes usar Dropbox Capture. Capture te permite grabar la pantalla de tu ordenador mientras hablas a cámara. Mostrar tu cara hace que la comunicación sea más personal, y compartir el contenido de tu pantalla hace que este sea más comprensible. Por ejemplo, al dar la bienvenida a un nuevo empleado, puedes sustituir los largos mensajes y reuniones por una grabación de Capture que le muestre cómo usar los confusos sistemas de RR. HH. en lugar de limitarte a decírselo. A continuación, envía el vídeo por una aplicación de mensajería, por correo electrónico o en documento y compártelo.

 

Correo electrónico

Si tu equipo tiende a comunicarse en Slack la mayoría del tiempo, reserva el correo electrónico para temas más formales. Deberías enviar un correo electrónico en los siguientes casos:

  • Si necesitas incluir a una persona ajena a la conversación.
  • Si vas a compartir algo largo de contar con muchos detalles.
  • Si vas a compartir algo importante y quieres que la gente lo sepa.

Si necesitas firmar documentos importantes o rellenar papeleo, no hace falta que organices una reunión presencial. HelloSign te permite enviar documentos para su firma por correo electrónico, controlar el progreso de las solicitudes y obtener los documentos firmados digitalmente.

 

Reunión de Zoom o llamada telefónica rápida

A veces hay que reunirse. La comunicación directa te ofrece la ventaja de mostrar el lenguaje corporal y el tono de voz, así como la posibilidad de tener una conversación dinámica. Reserva tiempo para hablar con tus compañeros si:

  • Tienes que abordar un tema delicado.
  • Necesitas hablar de proyectos o temas complejos que suelen dar lugar a confusión.
  • Has estado en contacto a través de Slack o correo electrónico, pero la conversación se ha alargado sin haber fijado una línea de actuación clara o haber llegado a un consenso.

Si necesitas hacer una llamada por Zoom con alguien, aprovecha el tiempo al máximo. La integración de Dropbox y Zoom te permite colaborar en archivos de Dropbox mediante Zoom sin tener que cambiar entre montones de aplicaciones diferentes.

 

Es hora de analizar antiguos hábitos y darle un cambio radical a nuestra forma de trabajar. Reducir el número de reuniones es tan solo una forma de hacer que todo el mundo esté contento y sea más eficiente. Échale un vistazo a nuestro Kit para priorizar lo virtual para tener más ideas sobre cómo hacer que tu empresa prospere.