在家办公

了解如何有效地在家办公,同时与同事保持联系以及不会破坏家庭生活氛围。

一个人正在家使用笔记本电脑办公

如何有效在家办公

随着现代的办公室和工作变得更加数字化,世界各地选择在家办公的工作者越来越多。根据 Global Workplace Analytics 的数据,仅在美国就有 500 万人至少有 50% 的时间在家办公。尽管许多人出于选择而在家办公,但是毫无准备地突然转为在家办公着实令人怯步,甚至会引起混乱。如果您正准备尽快部署家庭办公室并成为远程工作者,那么以正确的方式开始至关重要。

理论上,在家办公的好处听起来棒极了。您不用每天乘车上下班,您可以穿着睡衣工作,还可以想什么时候吃午餐就什么时候吃午餐。但是,经常远程办公和在家办公的人非常清楚,现实情况远谈不上放松或享乐。要在家找到与在办公室一样的工作节奏绝非易事。在家里您甚至可能没有真正的办公桌,或者发现自己很容易被宠物、家人和洗衣房分散注意力!在家办公时也很难从工作中抽身。这是因为在家办公会对您的生活产生心理影响,因为此时您的家与工作变得密不可分。但是,如果养成正确的习惯,您可以确保在家办公也可以高效工作,而且丝毫不会影响您的家庭生活。

创建工作空间和非工作空间

首先,您需要合适的工作空间。虽然躺在床上使用笔记本电脑工作可能听起来非常有诱惑力,但是没有合适的工作环境确实会影响您的注意力。将房屋中的某个特定空间划为您专用的办公空间,在这里您可以真正专心致志地或全身心投入到工作中。这做起来很简单,卧室的一角,甚至是您通常不会坐的一个餐桌座位,都可以打造成这样一个专属空间。不管是什么,它应该是您平时在家不会使用的一块场地,这样您就可以从心理上将这片空间与工作心态联系起来,而不仅仅是在家里放松。当坐下来投入到流程中时,以及在一天结束后将工作搁置一旁时,这可能会很有帮助。

确保设备齐全

直到有一天您困坐在沙发中,只有一台笔记本电脑,面对着在一个屏幕上打开的一堆标签或文档而停滞不前时,您才发现缺少了必需的设备。在家办公时,您需要事先进行技术设置,以便可以像平常在办公室那样工作。无论是额外的显示屏、单独的鼠标和键盘,甚至只是合适的办公桌,拥有合适的工具至关重要。如果您打算定期在家办公,拥有在家办公所需的一切设备才能给您的雇主带来最大利益。

检查雇主的在家办公和设备政策,并确保您拥有所需的一切设备。虽然您的需求会因角色的不同而异,但有必要检查您的日常工作中是否需要以下任何设备以及您的家中是否有这些设备:

  • 显示器
  • 鼠标
  • 键盘
  • 显示电缆/适配器
  • 隐私屏幕
  • 耳机
  • 笔记本电脑支架
  • 充电器
  • 人体工程学座椅

请记住,这还包括拥有正确的文件和互联网连接。如果由于任何原因您无法在家访问公司的网络,您仍还得要能够工作。当文件存储在 Dropbox 中时,您可以轻松地离线远程办公,因为您可以选择要存储在本地和云存储中的文件。当您离线时,您仍可以随时存取文件进行处理,重新连接后离线处理的文件还会与在线版本进行同步。您不必担心断开连接,即使这意味着又少了一个尽早完成的理由。

跟上工作时间表进度

布置好家庭办公室之后,就可以开始工作了。开始在家办公时,一个通病是您可能会将平时的通勤时间用来多睡一会。要知道,从床上爬起来直接开始奔入工作非常令人不快。为了有一个好的开始,请确保就像去办公室上班一样做好准备,即使这是随意的一天。当您建立起使自己进入和退出工作模式的习惯时(就像为第二天的通勤做好准备一样),您便从心理上做好了准备。如果计划得当,您可以喝杯咖啡散会步(或与您的宠物狗玩耍),先花点时间愉悦身心,然后再进入家庭工作空间开始一天的工作。

适当休息

进入工作流程后,您还应确保适当休息。平日在办公室里,经常需要去休息室喝杯咖啡,在办公桌前与同事碰个面,以及其他稍微分散注意力的事情。虽然您可能会去厨房喝喝咖啡吃点小吃,但是在家办公时却很容易陷入连续工作而不稍事休息的模式。即使在家中办公时周围没有其他人可能会提高您的注意力,您仍需要留出点时间来休息和放松,也就是您应该适当休息。

结束工作的一天

在家庭办公室工作的关键是能够在一天结束时及时从工作中抽身。在家办公看似可以打破工作与生活的平衡,让生活变得更加美好,但这通常会产生相反的效果。一旦您可以在家中有效地工作,就需要确保能够从工作中适时抽离。就像在办公室一样,设定明确的时间来结束工作时间。这与开始新的一天一样:您需要建立一种仪式,来帮助您进入和退出工作模式。轻度运动或阅读是放松身心的常用方法,但要确保找到最适合自己的方法。这一点很重要,这不仅是要在第二天的工作之前放松和恢复,而且对于您而言,要享受完全摆脱工作的健康、个人生活。

如何远程与您的团队保持联系

即使您和您的团队都在家办公,也要像在办公室一样保持联系和随时待命,这一点很重要。许多人已经习惯了与位于不同办公室或区域的远程员工或同事协同工作,并且意识到良好的沟通对于远程团队是多么重要。但是,对于其他人来说,在家办公可能会感到孤独。不必去办公室的新鲜劲渐渐消退后,这通常意味着有许多时间您要一个人待着或与家人共享工作空间。至关重要的是,您不断在寻找新的方式与您的团队进行有效的沟通,而且这种方式对于您的特定情况也要有效。

使用共享工具协同工作

不在一起时,与同事密切合作的最佳方式是使用数字工具。通过在共享的智能工作区中工作,团队中的每个人都可以直接协同工作,同时掌握项目的最新情况。在 Dropbox Paper 中,您可以与您的团队共享文档,与他们在线协同处理这些文档,而无需通过电子邮件发送文件或合并文件。如果有什么需要做的,您只需在文档的相关部分中提及相关的团队成员就可以通知他们。无论是在办公室还是离开办公室,这都是一种与您的团队保持联系并更好地协作的更简单、更有效的方法。

将会议变为视频会议

虽然在家办公肯定会减少很多不必要的会议,但这也会使重要的会议变得更具挑战性。从过去的经验来看,面对面交谈要比电话交谈的效果更好,而且在家办公时还可能会漏掉一些微妙互动或细微差别。但是,使用视频会议可以极大地弥补这一鸿沟。无论是公司全体人员大会,还是与某位同事召开的项目同步会议,视频都可以使会议更加有效,并且让您在视觉和听觉上都与团队保持联系。利用 Dropbox 中集成的 Zoom 之类的应用,可以轻松地设置视频会议或将视频会议用作日常工作的一部分。如果有人想快速讨论文档中的某些内容,您可以直接从 Dropbox 中请求并发起与他们的 Zoom 呼叫。

使用公共聊天渠道

我们都知道,技术会使团队的成员或组织的各个组成部分自然地变得不爱与人交际,而无论他们是否在办公室。鼓励和改善沟通的一种方法是使用办公即时消息软件,例如 Slack。虽然它会在各个团队成员之间施加一种沟通交流的紧迫感,但它也为与其他同事进行沟通和社交提供了新的机会。将 Slack 与 Dropbox 结合使用时,您可以与团队成员、整个办公室或为您下班后的欢乐时光团队建立独特的渠道 — 由您自己决定。

多说,而不是少说

当您不经常在走廊中或吃午餐时遇到队友时,很多宝贵的社交互动会突然间消失。解决缺乏在办公室中进行的实际沟通的最佳方法就是在不在办公室时多沟通。使用 Slack 和 Zoom 之类的工具,尽力与团队成员安排签到,详细讨论当前的项目。同时请记住,这并不总是奏效 — 不要害怕,就像在办公室一样,大胆在线上与同事进行社交交流。大多数办公即时消息软件都具有表情符号和 GIF 键盘,以使您的对话更加轻松愉快。在 Dropbox 中,您甚至可以在文档中使用表情符号,让您的聊天增添些许亲切感和个性。

在家办公的乐趣

虽然刚开始时有点令人生畏,但如今有这么多人都选择在家办公肯定是有原因的。在家办公意味着,不用乘车上下班,工作安排灵活,您可以享受在自己家中的那份自如,并且有更多时间留给自己和您的亲人。最大的优势?使用正确的方法和工具,不难发现在家办公对那么多的在家办公者如此有吸引力的原因。如果拥有适当的在家办公环境并且能够与在线同事保持紧密联系,转为在家办公会非常简单和愉快 — 您可能不想放弃的办公模式。

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