Większe postępy przy mniejszej liczbie spotkań

Czy przyszło Ci kiedyś na myśl, że możesz wysłać wiadomość e-mail zamiast organizować spotkanie? Dowiedz się, jak komunikacja asynchroniczna może poprawić produktywność i morale Twojego zespołu.

Osoba korzystająca z wielu narzędzi komunikacyjnych do wykonania pracy zamiast spotkań

Dobra komunikacja jest kluczem do sukcesu każdej firmy, jednak zbyt wiele spotkań może zniechęcić pracowników i obniżyć ich produktywność. Autor książki The Surprising Science of Meetings (Zaskakująca analiza spotkań) szacuje, że amerykańskie firmy tracą ponad 250 miliardów dolarów rocznie na niepotrzebne spotkania. Ponadto praca zdalna niesie ze sobą nowe wyzwania, takie jak niespójna jakość wideo i spory osób w różnych strefach czasowych. Zamiast próbować zebrać wszystkich w jednym czasie, skorzystaj z narzędzia do współpracy cyfrowej, aby członkowie zespołu mogli pracować zgodnie ze swoim własnym harmonogramem.

Zanim zaplanujesz kolejne spotkanie osobiste lub w aplikacji Zoom zadaj sobie pytanie czy muszę je planować? Dobrze jest zorganizować spotkanie, jeśli musisz zająć się jedną z trzech kwestii — podjąć ważne decyzje, takie jak zatrudnienie osoby na stanowisku kierowniczym, omówić coś, na przykład długoterminową strategię brandingową, lub przedyskutować drażliwe kwestie osobiste. Z drugiej strony, jeśli musisz zadać proste pytanie lub omówić codzienne zadania, spotkanie nie jest konieczne. Spróbuj wykonać to kompleksowe ćwiczenie, aby określić, czy i kiedy spotkania osobiste są wymagane, aby dać wszystkim prezent w postaci czasu i pomóc firmie zaoszczędzić pieniądze. 

Zamiast dodawać do kalendarza kolejną wideokonferencję, rozważ zastosowanie innych narzędzi, które mogą usprawnić komunikację w Twoim zespole.

Wskaźnik myszy umieszczony na opcji Wiadomość w menu rozwijanym aplikacji Slack.

Alternatywne sposoby komunikacji

 

Narzędzia do udostępniania plików i współpracy

Spróbuj komunikacji asynchronicznej, zanim przejdziesz do innych, bardziej bezpośrednich środków. Narzędzia do udostępniania plików i współpracy, takie jak Dropbox, umożliwiają wspólną pracę bez konieczności przestrzegania tego samego harmonogramu. Te narzędzia sprawdzają się w następujących sytuacjach:

  • Udostępnianie pracy do przejrzenia
  • Dostarczanie i otrzymywanie opinii o projekcie
  • Przekazywanie plików klientowi lub współpracownikowi

Gdy wszyscy przechowują swoją pracę w chmurze, współpraca jest łatwa. Zamiast kontaktować się z ludźmi bezpośrednio, udostępnij dokumenty z dołączoną notatką lub zostaw komentarz na temat czyjejś pracy — dzięki temu każdy będzie mógł wziąć udział w projekcie według własnego harmonogramu. Dowiedz się, jak łatwo udostępnić swoją pracę i uzyskać lepsze opinie za pomocą Dropbox lub obejrzyj ten film, aby poznać narzędzie Dropbox Capture:

Krótkie nagranie ekranu Dropbox Capture.

Aplikacje do obsługi wiadomości

Najważniejszą zaletą aplikacji do obsługi wiadomości, takich jak Slack i Microsoft Teams, jest łatwość szybkiego odpowiadania i omawiania spraw. Aplikacja Slack jest lepsza od spotkań, jeśli:

  • potrzebujesz szybkiej odpowiedzi na coś prostego lub chcesz przypomnieć o żądaniu, opinii itp.,
  • chcesz coś udostępnić i współpracować nad czymś w czasie rzeczywistym,
  • potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi,
  • zamierzasz udostępnić coś losowego, zabawnego lub nie na temat.

Jeśli chcesz wirtualnie przekazać bardziej skomplikowane pomysły lub procesy, możesz użyć  Dropbox Capture. Capture umożliwia rejestrowanie ekranu komputera z Twoją narracją przed kamerą. Pokazanie twarzy sprawia, że komunikacja jest bardziej osobista, a udostępnienie zawartości ekranu powoduje, że treść jest bardziej zrozumiała. Na przykład podczas wprowadzania nowego pracownika możesz zastąpić długie wiadomości i spotkania nagraniem Capture, które pokazuje, jak korzystać z zagmatwanych systemów HR. Następnie wystarczy umieścić klip w aplikacji do obsługi wiadomości, poczcie e-mail lub dokumencie i udostępnić.

 

Wiadomości e-mail

Jeśli Twój zespół zazwyczaj korzysta z aplikacji Slack, korzystaj z poczty e-mail w przypadku bardziej formalnych tematów. Wyślij wiadomość e-mail, gdy:

  • musisz włączyć do konwersacji kogoś z zewnątrz,
  • udostępniasz coś dłuższego z dużą ilością szczegółów,
  • udostępniasz coś ważnego i chcesz, żeby ludzie o tym wiedzieli.

Jeśli musisz podpisać ważne dokumenty lub wypełnić formularze, nie ma potrzeby planowania osobistego spotkania. HelloSign umożliwia wysyłanie dokumentów do podpisu pocztą e-mail, śledzenie postępu próśb i cyfrowe podpisywanie dokumentów.

 

Szybkie spotkanie w aplikacji Zoom lub rozmowa telefoniczna

Czasami trzeba się spotkać. Bezpośrednia komunikacja zapewnia korzyści płynące z mowy ciała, tonu głosu i możliwości prowadzenia dynamicznej rozmowy. Zaplanuj czas na rozmowę ze współpracownikami, gdy:

  • musisz omówić delikatną kwestię;
  • musisz omówić skomplikowane projekty lub tematy, w których ludzie mogą się pogubić;
  • komunikowaliście się za pośrednictwem aplikacji Slack lub poczty e-mail, ale dyskusja przeciągnęła się bez określenia wyraźnych dalszych kroków lub konsensusu.

Jeśli chcesz się z kimś spotkać w aplikacji Zoom, wykorzystaj swój czas jak najlepiej. Integracja Dropbox z aplikacją Zoom umożliwia współpracę nad plikami Dropbox za pośrednictwem aplikacji Zoom bez przełączania się między mnóstwem różnych narzędzi.

 

Nadszedł czas, aby ocenić stare nawyki i zmienić sposób, w jaki pracujemy. Zmniejszenie liczby spotkań to tylko jeden ze sposobów, aby wszyscy byli szczęśliwsi i pracowali wydajniej. Sprawdź nasz zestaw narzędzi do pracy wirtualnej, aby uzyskać więcej pomysłów na rozwój swojej firmy.