Dobra komunikacja jest kluczem do sukcesu każdej firmy, jednak zbyt wiele spotkań może zniechęcić pracowników i obniżyć ich produktywność. Autor książki The Surprising Science of Meetings (Zaskakująca analiza spotkań) szacuje, że amerykańskie firmy tracą ponad 250 miliardów dolarów rocznie na niepotrzebne spotkania. Ponadto praca zdalna niesie ze sobą nowe wyzwania, takie jak niespójna jakość wideo i spory osób w różnych strefach czasowych. Zamiast próbować zebrać wszystkich w jednym czasie, skorzystaj z narzędzia do współpracy cyfrowej, aby członkowie zespołu mogli pracować zgodnie ze swoim własnym harmonogramem.
Zanim zaplanujesz kolejne spotkanie osobiste lub na platformie Zoom, zadaj sobie pytanie, czy naprawdę musisz je zaplanować? Dobrze jest zorganizować spotkanie, jeśli musisz zająć się kluczowymi kwestiami — podjąć ważne decyzje, takie jak zatrudnienie osoby na stanowisku kierowniczym, omówić coś, na przykład długoterminową strategię brandingową, lub przedyskutować drażliwe kwestie osobiste. Z drugiej strony, jeśli chcesz zadać proste pytania lub omówić codzienne zadania, spotkanie nie jest konieczne. Wypróbuj to kompleksowe ćwiczenie, aby ustalić, czy i kiedy konieczne są spotkania osobiste, dzięki czemu dasz wszystkim prezent w postaci wolnego czasu i pomożesz swojej firmie zaoszczędzić pieniądze.
Zamiast dodawać do kalendarza kolejną wideokonferencję, rozważ zastosowanie innych narzędzi, które mogą usprawnić komunikację w Twoim zespole.
Alternatywne sposoby komunikacji
Narzędzia do udostępniania plików i współpracy
Spróbuj komunikacji asynchronicznej, zanim przejdziesz do innych, bardziej bezpośrednich środków. Narzędzia do udostępniania plików i współpracy, takie jak Dropbox, umożliwiają wspólną pracę bez konieczności przestrzegania tego samego harmonogramu. Te narzędzia sprawdzają się w następujących sytuacjach:
- Udostępnianie pracy do przejrzenia
- Dostarczanie i otrzymywanie opinii o projekcie
- Przekazywanie plików klientowi lub współpracownikowi
Gdy wszyscy przechowują swoją pracę w chmurze, współpraca staje się łatwiejsza. Zamiast kontaktować się z ludźmi bezpośrednio, udostępnianie dokumentów z notatką lub pozostawianie komentarzy dotyczących pracy pozwala każdemu na pracę według własnego harmonogramu. Dowiedz się, jak łatwo udostępniać swoją pracę i otrzymywać lepsze informacje zwrotne , korzystając z Dropbox.
Aplikacje do obsługi wiadomości
Najważniejszą zaletą aplikacji do obsługi wiadomości, takich jak Slack i Microsoft Teams, jest łatwość szybkiego odpowiadania i omawiania spraw. Aplikacja Slack jest lepsza od spotkań, jeśli:
- potrzebujesz szybkiej odpowiedzi na coś prostego lub chcesz przypomnieć o żądaniu, opinii itp.,
- chcesz coś udostępnić i współpracować nad czymś w czasie rzeczywistym,
- potrzebujesz natychmiastowej odpowiedzi,
- zamierzasz udostępnić coś losowego, zabawnego lub nie na temat.
Wiadomości e-mail
Jeśli Twój zespół zazwyczaj korzysta z aplikacji Slack, korzystaj z poczty e-mail w przypadku bardziej formalnych tematów. Wyślij wiadomość e-mail, gdy:
- musisz włączyć do konwersacji kogoś z zewnątrz,
- udostępniasz coś dłuższego z dużą ilością szczegółów,
- udostępniasz coś ważnego i chcesz, żeby ludzie o tym wiedzieli.
Jeśli musisz podpisać ważne dokumenty lub wypełnić formularze, nie ma potrzeby planowania osobistego spotkania. Dropbox Sign umożliwia wysyłanie dokumentów do podpisu pocztą e-mail, śledzenie postępu próśb i cyfrowe podpisywanie dokumentów.
Szybkie spotkanie w aplikacji Zoom lub rozmowa telefoniczna
Czasami trzeba się spotkać. Bezpośrednia komunikacja zapewnia korzyści płynące z mowy ciała, tonu głosu i możliwości prowadzenia dynamicznej rozmowy. Zaplanuj czas na rozmowę ze współpracownikami, gdy:
- musisz omówić delikatną kwestię;
- musisz omówić skomplikowane projekty lub tematy, w których ludzie mogą się pogubić;
- komunikowaliście się za pośrednictwem aplikacji Slack lub poczty e-mail, ale dyskusja przeciągnęła się bez określenia wyraźnych dalszych kroków lub konsensusu.
Jeśli musisz porozmawiać z kimś przez Zoom, wykorzystaj ten czas maksymalnie. Integracja Dropbox i Zoom umożliwia wspólną pracę nad plikami Dropbox za pośrednictwem Zoom bez konieczności przełączania się między wieloma różnymi aplikacjami.
Czas ocenić stare nawyki i zmienić sposób, w jaki pracujemy. Ograniczenie liczby spotkań to tylko jeden ze sposobów na poprawę zadowolenia i efektywności pracy wszystkich pracowników. Sprawdź nasz zestaw narzędzi Virtual First, aby uzyskać więcej pomysłów, jak pomóc swojej firmie się rozwijać.
