毋庸置疑，文书工作让人深受其苦。
虽然许多公司已经通过数字化其各种文档流程而消除了打印和扫描操作，但仍有大量公司和行业受制于传统的纸质系统。现在，有更好的方法！
下面介绍六种不同的方法，可帮助您在办公室、团队、部门或公司中轻松处理文书工作。这些技巧适用于任何想要摆脱纸张文书工作负担的行业。 每一项建议都要求您拥有有效的 Dropbox Sign（前称 HelloSign）帐户。
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1. 通过为常用文档创建模板来节省时间
如果同一件事可以只做一次并随后将其自动化，为什么要重复做 100 次呢？利用 Dropbox Sign 模板，您可以对文档执行一次性的格式设置操作，然后保存该格式以备将来使用。这种方法可消除重复的格式设置工作，让您省时、省心、省力。
2. 通过在文档中自动填充信息节省更多时间
想象一下：您刚刚收到一个内容复杂的文书工作包，无需填写数百个文本字段，所要做的只是查看信息并在虚线上签名？那真是太轻松了！ 幸运的是，现在，使用 Dropbox Sign API 提供的文本标签就可以实现这一切。
借助文本标签，API 客户可以使用特殊标签设置文档模板格式（前面刚刚讨论过模板！），这些标签会自动为文本字段填充数据。这可以包括职位、地址、电话号码、电子邮件地址等等。
单击此处了解 Dropbox Sign API 的其他功能。
3. 启用电子邮件提醒，以便您随时掌握文书工作的进展
借助 Dropbox Sign 电子邮件提醒功能，您可以随时了解文档的活动，清楚洞悉何时需要催促签名者签署，或者您自己是否需要签署被遗漏的文档。
电子邮件提醒功能可以让您随时了解文档的活动，帮助您避免尴尬的签入和检查。您可以查看文档的打开时间、查看时间、签名时间等等。
导航到 Dropbox Sign（前称 HelloSign）帐户的设置选项卡可管理电子邮件通知。
4. 指定签名顺序，让一切井然有序
贵公司或行业中是否有需要多位利益相关者签名的文档？为文档启用签名顺序后，可以轻松而有序地签署这些文档。
通过指定签名顺序，不必再将同一文档发送到多个电子邮件地址，也不必手动跟踪谁在何时查看了什么内容。在与电子邮件提醒配合使用时，它的功能尤为强大。所有人都能掌握最新动态！
您可以在设置待签名文档时指定签名顺序。如今，您还可以在设置文档模板时指定签名顺序。
5. 通过数据验证功能避免手动文档检查
人为操作很容易出错，而数据验证可防止错误。数据验证是一项在签名者输入格式错误的数据时发出提醒的功能。
例如，如果有人不小心在电子邮件文本框中输入了电话号码，就会弹出错误消息。该功能可确保您收集的信息就是您想要的信息，并且使您不必在整个文档中仔细搜寻每个错误，让您高枕无忧。
6. 在工作流程中嵌入在线签名
如果想要 完全 掌控整个签名体验，可以考虑使用 Dropbox Sign API 将签名体验融入您的工作流程、应用程序或平台中。
该 API 允许您将 Dropbox Sign 的功能嵌入到指定的工作流程中。下面介绍升级！
以下是已执行升级的几个客户：
享受简化的文书工作流程
无论您是准备将第一个文档在线化、自动化现有文书工作流程，还是将在线签名体验嵌入到您的网站中，使用 Dropbox Sign 和 Dropbox 均可以轻松满足您的需求。
