¿Qué es la gestión de registros?
La gestión de registros, también conocida como mantenimiento de registros, es, como sugiere el nombre, el proceso de organizar y proteger los registros de una organización. Para las empresas, este proceso se debe ejecutar durante todo el ciclo de vida de la empresa, lo que significa que los documentos almacenados pueden reflejar el historial de la empresa. No obstante, la gestión de archivos es más que un simple gabinete de documentos. Una gestión satisfactoria de los registros debe basarse en un proceso que incluya la clasificación, la creación y la recepción y el mantenimiento de los registros. La eliminación segura de los registros de una organización también debe formar parte del proceso de mantenimiento de registros.
Los siguientes documentos deben ser considerados para archivarse por un administrador de registros:
- Documentos impresos u otro tipo de registros que no se encuentren en Internet.
- Documentos digitales.
- Contratos.
- Informes
- Auditorías.
- Certificados.
- Correos electrónicos/mensajes de redes sociales.
- Videos
Las empresas acumulan estos elementos de forma periódica. Es precisamente por eso por lo que es tan importante tener un proceso regulatorio que pueda separar el grano de la paja y guardar los elementos clave en tus registros vitales. Dropbox es una actualización moderna y valiosa del centro de registros tradicional. No obstante, no se detiene con solo presionar Guardar. Estos archivos se deben conservar, por lo que no solo se gestionan los nuevos elementos entrantes, sino también la gestión de archivos.
¿Por qué las empresas deben utilizar la gestión de registros?
Además del administrador general, existen algunas razones vitales por las que las empresas pueden empezar a gestionar registros. No solo pueden evitar que entres en un terreno peligroso, si tu empresa alguna vez ha sido acusada de algo desagradable, tus registros también pueden ayudarte a volver a salir de esa situación. No deberías asumir que los registros inactivos ya no son importantes tampoco. Estos son solo algunos tipos de registros que deben cumplir con algunos períodos de retención en los Estados Unidos:
IRS
El más importante para los estadounidenses. El IRS exigirá registros de tus impuestos. Debes tratar de mantener estos registros vitales por lo menos durante cuatro años.
Ley de Normas de Trabajo Justo
La FLSA tendrá diferentes leyes para diferentes tipos de registros de nómina. Por lo general, un período de retención de al menos tres años debe ser suficiente.
Registros de personal
Guarda estos registros durante al menos seis años después de que un empleado se desvincule. Esto es importante como prueba de que, de hecho, trabajó en tu empresa, pero también puede ayudarte a formular referencias cuando se soliciten. Si un empleado desea tomar medidas en tu contra, también deberás contar con estos registros.
Archivos de contratación
Todos los archivos relacionados con la contratación de un empleado deben conservarse durante tres años. La Comisión de Oportunidad Laboral exigirá que estos registros se conserven durante al menos un año.
Otros
También están los registros menos temibles que deberías guardar para tu propia tranquilidad. Recibos de facturas de servicios públicos pagadas, correos electrónicos de bienvenida para el uso de un nuevo software y solicitudes de trabajo especulativas pueden ser documentos útiles para archivar.
Cómo configurar un sistema de gestión de registros
Se deben considerar algunos aspectos antes de seguir adelante y hacer un sistema de gestión de registros. Es un proceso de toda la empresa que requerirá alguien al mando y una capacitación inicial para todo el equipo. Para que un sistema de gestión de registros tenga éxito, será necesario que cumpla con lo siguiente:
Un funcionario superior responsable de la gestión de los registros
Esto no debería ser un deber general para nadie en RR. HH., debería haber un miembro del personal superior que se encargue plenamente de este proceso. La gestión de registros es tan importante como tus finanzas y no esperarías que nadie se propusiera “aportar su granito de arena” para las finanzas. Tienes un miembro del equipo especializado para que actúe como gestor de documentos y sea el archivista principal.
Decisiones sobre cómo, cuáles y cuándo se deben conservar los registros
Decide con el personal de mayor jerarquía, y con la opinión del resto del equipo, qué registros vitales se deben conservar. Elige cuánto tiempo debe durar el período de retención y también decide cómo se deben eliminar al final del ciclo de vida de los registros. El período en que se conservan los documentos puede variar según el tipo. Por ejemplo, tus documentos constitutivos deben estar entre tus registros permanentes, pero puedes eliminar los detalles de la nómina de empleados después de unos años.
Presupuesto para la gestión de registros electrónicos
Es probable que los documentos digitales integren la mayoría de los administradores y la correspondencia de tu empresa y, para preservar la seguridad, deberás recurrir a la tecnología de la información. Los modelos de software como servicio significan que un programa de gestión de registros no es solo una tarifa única, sino una suscripción mensual continua. Asegúrate de haber presupuestado esto.
Permite la capacitación y el monitoreo continuo
Es posible que cualquier persona de tu empresa deba acceder a los registros y estos deben ser una parte clave de tu única fuente de verdad. Por consiguiente, tu equipo deberá recibir capacitación sobre cómo acceder a los registros y manejarlos con responsabilidad como parte de un programa de gestión de registros. Al fin y al cabo, estos son algunos de los documentos más importantes de tu empresa, por lo que deberás hacer cumplir el gobierno de datos y establecer una política de gestión de registros. También deberás continuar supervisando este sistema, sobre todo en el caso de los registros digitales, para cerciorarte de que no haya uso no autorizado ni eliminación accidental, de modo que siempre puedas prepararte para realizar una recuperación de archivos antes de que sea demasiado tarde. La recuperación ante desastres también se debe considerar, por ejemplo, si tus actividades comerciales son afectadas por un virus de Internet.
Otros aspectos que se deben considerar
Si tu empresa cumple una función pública, como los servicios públicos, tus registros vitales pueden estar sujetos a la libertad de ley de información que regula los registros federales. Eso significa que es posible que algunas áreas de tu registro deban ser accesibles como registro público. Asegúrate de haber agregado esta posibilidad a tus procesos a medida que comienzas a introducir la contabilidad en tu organización.
Selección de una solución para el mantenimiento de registros empresariales
Tener un sistema de gestión de registros digitales adecuado es fundamental para el proceso de gestión de registros. Dropbox es una solución eficaz de almacenamiento de archivos que es perfecta para la gestión de registros. Ofrece todas las herramientas que necesitas para almacenar archivos de forma segura, además de muchas más funciones para facilitar la gestión general de los flujos de trabajo y la información. También puedes mover tus registros impresos a tu archivo digital con un escaneo de documentos sencillo. Disfruta de controles avanzados de equipo, protección con contraseña y acceso por tiempo limitado para la seguridad de primera clase y la gestión de la información. Mejor aún, con el complemento Historial de versiones extendido, puedes recuperar archivos modificados o eliminados hasta 10 años.
Con Dropbox puedes estar seguro de que los registros están completamente protegidos sin que los usuarios autorizados los oculten o no puedan acceder a ellos.
La información anterior no pretende ser asesoramiento legal. Te recomendamos que consultes a un abogado si tienes alguna pregunta legal.