¿Qué es un silo?
A medida que crece una empresa, los silos organizacionales aumentan de manera invariable. Si todo fuera según lo planeado, cada miembro de tu equipo estaría al tanto de los proyectos importantes. En un mundo ideal, nunca debería haber retrasos en la comunicación entre departamentos. Incluso las empresas más vanguardistas e innovadoras no son inmunes a los silos. Sin embargo, ello no significa que no se los pueda erradicar ni evitar.
Los silos organizacionales son un problema tanto para las grandes como para las pequeñas empresas. ¿Pero qué es un silo? Un silo es un sistema que separa los diferentes tipos de empleados, en general según el departamento en el que trabajan. Esto lleva a las barreras que se interponen en el camino de la colaboración en equipo y la comunicación, reduce la eficiencia y obstaculiza el flujo de información.
Vale la pena señalar que los “silos” no son iguales a los “equipos”. No existe ningún problema inherente a una organización que tenga una variedad de equipos especializados y de pequeña escala. En efecto, los equipos de especialistas son una gran forma de aumentar el enfoque y la responsabilidad dentro de la empresa. Los silos organizacionales, por otro lado, se refieren a cómo trabajan los equipos, y no de una manera especialmente positiva. Cuando se dice que los equipos “trabajan en silos”, significa que están desconectados de la organización en general. Como consecuencia, se producen obstáculos, falta de comunicación y un sinfín de problemas.
¿Qué tiene de malo trabajar en silos?
Trabajar en silos puede repercutir gravemente en la empresa. Se producen guerras internas y se puede producir una falta de confianza dentro de la empresa. Esto genera ineficiencias y redundancias dentro de los departamentos. En la práctica, los equipos dejan de hablar, se dejan de comunicar comentarios y la falta de comunicación entorpece los proyectos. Con mucha rapidez, la estructura organizativa comienza a eliminar la innovación, y las pequeñas grietas en los cimientos pueden empezar a parecer insuperables.
Los datos son la clave para maximizar la experiencia del cliente y una mentalidad de silo de información también puede causar estragos en la satisfacción del cliente. Si no se alienta a los equipos a que practiquen el intercambio de información como norma, tal vez no puedan aprovechar esos datos con eficacia. Como resultado, eliminar los silos podría ser muy importante en el éxito o fracaso final de la empresa.
Cómo eliminar los silos organizacionales
Una vez que se identifiquen los silos organizacionales dentro de la empresa, es el momento de actuar. Implementar soluciones a largo plazo y escalables tan pronto como sea posible puede ayudar a evitar que el lugar de trabajo se osifique en una cultura de silos cerrados y fragmentados. Así que ¿cómo lo hago? Estas son nuestras tácticas para romper los silos no deseados dentro de la organización:
Comunicar el panorama general
En muchos casos, los silos organizacionales comienzan a formarse cuando los empleados desarrollan lealtad no a la empresa, sino a su equipo o gerente. Para combatir esto, se debe ayudar a los equipos a comprender cómo contribuyen al panorama general, específicamente, dónde encajan el equipo y su trabajo en el objetivo común de la empresa. Esto habilita a tus equipos departamentales pensar que todos están tirando en la misma dirección, en lugar de los silos que miran hacia adentro y luchan a capa y espada.
La transparencia y la comunicación son fundamentales, ya que fomentan un sentido de responsabilidad compartida en toda la organización. Una vez que tus equipos de ventas entiendan exactamente lo que sucede en el departamento de marketing, será mucho menos probable que acaparen recursos e información. Asegúrate de comunicar la misión de la empresa a través de una serie de medios para que siempre sea uno de los principales aspectos para tus empleados.
Afrontar los silos organizacionales de arriba a abajo
Cuando miramos la causa de los silos, casi siempre es el resultado del liderazgo. Si tu equipo ejecutivo no se centra en los objetivos generales de la empresa, es poco probable que puedas lidiar con los silos de información de manera eficaz. No obstante, una vez que el liderazgo se adhiera a la visión unificada de la empresa y se comprometa con el concepto de comportamiento colaborativo y trabajo en equipo multidisciplinario, tus equipos seguirán el ejemplo.
¿Qué puedes hacer para ayudar a establecer un equipo de liderazgo unificado? Como líder, debes fomentar un entorno que permita y fomente el debate. Brindar a todos la oportunidad de compartir sus opiniones, asegurándose de que todo el equipo ejecutivo sienta que se ha escuchado su opinión y se ha tenido en cuenta. Pero, una vez que se ha tomado una decisión, el liderazgo debe comenzar a trabajar en conjunto para lograr el objetivo común de tu organización.
Establecer la cooperación entre los departamentos
Es importante que los miembros del equipo tengan un sentido de pertenencia no solo a su equipo, sino a la organización en su conjunto. Al fomentar la cooperación entre los departamentos, se puede garantizar que los miembros del equipo establezcan relaciones que trasciendan las líneas departamentales y mejoren la coordinación y la colaboración en toda la organización. Además, es una excelente manera de contrarrestar algunas de las ineficiencias operativas que surgen de los silos organizacionales, como la repetición del trabajo o los ciclos más largos.
Los equipos multidisciplinarios, donde los equipos están formados por individuos de diferentes áreas funcionales, pueden ser una gran solución. Por ejemplo, un equipo multidisciplinario puede tener una persona de finanzas, un diseñador, un ingeniero, un profesional de marketing, etcétera. Esta estructura organizativa no solo promueve diferencias positivas de opiniones y la colaboración en equipo entre tus empleados, sino que también ayuda a reducir los traspasos y las rupturas en contexto. Esto asegura que un solo equipo pueda manejar tanto del ciclo de vida del cliente como sea posible.
Proporcionar capacitación multidisciplinaria
Si bien la especialización es importante, también es una buena idea compartir información y conocimientos especializados mediante la capacitación multidisciplinaria. Programar sesiones de capacitación periódicas y entre departamentos puede ayudar a que tus empleados conozcan los recursos y la información que pueden ser útiles para otros departamentos. También es un modo de fomentar el desarrollo profesional, ya que los equipos entienden mejor qué aspectos de la empresa se adaptan mejor a sus intereses y habilidades.
Hay muchas otras maneras de superar los límites interdepartamentales. Por ejemplo, las sesiones corporativas de “hackatón”, popularizadas por los referentes de Silicon Valley. Se alienta a los participantes a formar grupos con miembros del equipo de diferentes departamentos, lo que ayuda a difuminar las líneas departamentales y a salir de la mentalidad de silo que afecta a tantas empresas tecnológicas importantes.
Trabajar de forma más inteligente con Dropbox
Por último, contamos con una amplia diversidad de herramientas de colaboración que puedes utilizar para incentivar a tus equipos a dejar de trabajar en silos y hacerlo de manera más inteligente. El espacio de trabajo inteligente de Dropbox proporciona un espacio organizado para trabajar y garantiza que puedas acceder fácilmente a todo el contenido y las herramientas que necesitas. Smart Workspace reúne a todas las personas asociadas a un proyecto o archivo y les brinda la oportunidad de centralizar la colaboración, en lugar de fragmentar la comunicación a través de múltiples canales. También puedes crear y compartir fácilmente una grabación de pantalla con Dropbox Capture para asegurarte de que el mensaje y el tono no se pierdan. Un video es un toque personal en lugar de otro PDF.
Eliminar los silos dentro de una organización nunca es una tarea fácil, pero tampoco es una tarea que se pueda permitir evitar. Al alentar a los equipos a que asuman una visión compartida para colaborar de manera ágil, puedes trabajar para eliminar los silos organizacionales en el lugar de trabajo y preparar así a tu empresa para un mayor éxito.
