¿Qué es la delegación?
La delegación se refiere a cuando se asignan tareas a otras personas. Y no, no se trata de “lo haces porque yo no quiero”. Un estilo de liderazgo de delegación no se trata de pasar las tareas que no puedes molestarte en hacer, sino de confiar en la responsabilidad y oportunidad. Claro, podrías escribir ese informe tú mismo como lo has hecho 100 veces antes, o podrías pedírselo a un miembro júnior del equipo y concederle una nueva experiencia. Y así como así, se ha producido el desarrollo profesional.
Delegar la responsabilidad es un principio fundamental de cualquier jerarquía, incluso si la cultura de tu empresa tiene como objetivo mantenerla plana. Todo el mundo necesita una oportunidad para probarse a sí mismo y eso es algo que solo delegando la responsabilidad se puede lograr.
Sugerencias para una delegación efectiva
La delegación efectiva requiere cierta práctica. No puedes repartir trabajo y esperar que tu equipo se dedique felizmente a cualquier tarea delegada. Debes asegurarte de que les has dado la tarea correcta. La delegación satisfactoria se trata de aprovechar los talentos de cada miembro del equipo y de permitir que aprendan nuevas habilidades a lo largo del camino.
Estas son algunas principales sugerencias sobre cómo administrar tareas de manera eficaz:
Conoce a tu equipo
Todos tienen diferentes fortalezas y debilidades. Los miembros de tu equipo pueden trabajar todos colectivamente en marketing, por ejemplo, pero de forma individual tendrán habilidades diferentes y muy valiosas. Reconocerlos es tu trabajo como un líder eficaz. Por ejemplo, puedes evitar asignar tareas organizativas a pensadores creativos en lugar de pensadores lógicos. Al hacerlo, no solo no estás utilizando las habilidades de tu equipo, sino que también puedes generar resentimiento, ya que tu equipo ve que no se reconocen ni valoran sus dones individuales.
Una manera de ayudar a evitar este problema es permitir cierto nivel de voluntariado. Crea una lista de tareas que se pueda compartir, editar y actualizar fácilmente. Pregúntale a tu equipo, primero que nada, si le gustaría asumir alguna tarea específica. La gente naturalmente escoge aquello que sabe que es donde podría tener éxito. De este modo, puedes ver las mejores habilidades de tu equipo en la práctica y basarte en eso para delegar tareas en el futuro.
No se trata del trabajo, sino de cómo lo hace la gente
La gestión de proyectos y el liderazgo son tan desafiantes como cualquiera de las tareas delegadas que estás asignando. Tómate el tiempo para comprender en realidad lo que se necesita de tu equipo y exactamente cómo lo vas a entregar. ¿Tu equipo tiene suficiente tiempo? ¿Esta tarea es demasiado importante como para dársela a alguien que no sea un miembro del equipo? ¿Tu flujo de trabajo posibilita una fácil inclusión de los miembros del equipo júnior en el proyecto? Las verdaderas habilidades de liderazgo se tratan de valorar a la persona, no solo el trabajo.
Como líder del equipo, debes crear el mejor entorno para la funcionalidad. Ya sea que se trate de configurar un espacio de trabajo inteligente, hacer concesiones como el trabajo flexible para evitar el agotamiento, o elegir a los nuevos gerentes para que aporten más estructura y orientación. Reel World descubrió que sus flujos de trabajo debían adaptarse a diferentes zonas horarias y, para ello, recurrió a Dropbox. “Trabajar en diferentes zonas horarias puede ser complicado. Si es necesario enviar un archivo al Reino Unido a las tres de la tarde de los Estados Unidos, es medianoche en el antiguo continente. Pero Dropbox Business lo sincronizará todo la mañana siguiente cuando la persona encienda su computadora”.
No microadministres, pero sí reacciona
Existe una diferencia entre ser un buen líder y ser autoritario. La microadministración casi siempre es algo negativo y solo conduce a una mayor negatividad entre tu equipo. El proceso de delegación significa que pones a otras personas a cargo de las tareas. Confías en ellas y les das el poder de asumir el desafío. De eso se trata la colaboración en equipo. Al negarte a dejar totalmente el control, crearás de forma activa silos de trabajo, y seguro verás el impacto de eso en el resultado final.
Si las cosas salen mal, deberás subir de nivel como gerente. Asegúrate de realizar concesiones para arreglar los problemas al inicio y dispone de una estructura para que los miembros del equipo que asuman nuevas tareas tengan alguien en quien apoyarse. De esta manera, no tendrán que escalar las cosas directamente a ti en el momento en que empiecen a salir mal. Eso no significa que no puedas estar al tanto de ellas. Puedes seguir vigilando las cosas al usar documentos compartidos y notas. Esto te permite mantenerte al tanto sin tener que respirar en el cuello de nadie.
Haz un seguimiento
Solo porque delegas responsabilidades, eso no significa que ya no tengas las tuyas propias. Todavía estás ahí para ser un líder eficaz, así que sé uno. Haz revisiones con tu equipo con frecuencia, asegúrate de que puedan recurrir a ti cuando lo necesiten. Ofrece una crítica constructiva y asegúrate de que estés orientando a los miembros del equipo que se encargan de una nueva tarea por primera vez. Recuerda que, si alguien se esfuerza con una tarea, todo se puede reducir a una falta de gestión efectiva.
Herramientas como historial de versiones de archivos y recuperación son ideales aquí. Tal vez un miembro del equipo hace algo malo y debe dar unos pasos atrás. Tal vez ha perdido de vista el panorama general mientras se preocupa por sus nuevas responsabilidades y debe volver al original. Dropbox puede ayudar a adaptarse a todas estas conductas humanas que ocurren cuando un equipo está aprendiendo y creciendo en conjunto.
Comparte tanto como sea posible
Si estás acostumbrado a trabajar solo, puedes pensar que es suficiente para ti solo tener a mano toda la información clave para resolver un problema. Como delegante y líder motivacional, debes compartir esto con tu equipo. El conocimiento realmente es poder y debes mantener informado a tu equipo. Comparte siempre los plazos, los informes y la correspondencia clave asociada a tus tareas delegadas. No se trata de eximirse de responsabilidad, sino de saber que es compartida por un equipo único, colaborativo y efectivo. Un equipo al que has fortalecido para responder del mejor modo posible.