Capacita a tu equipo al delegar tareas de manera efectiva

¿Qué es la delegación?

La delegación se refiere a asignar tareas a otras personas. Y no, no se trata de “lo haces porque yo no quiero”. Un estilo de liderazgo de delegación no se trata de pasar las tareas que no puedes molestarte en hacer, sino de confiar en la responsabilidad y oportunidad. Claro, podrías escribir ese informe tú mismo como lo has hecho 100 veces antes, o podrías pedírselo a un miembro júnior del equipo y concederle una nueva experiencia. Y, así como así, se ha producido el desarrollo profesional.

Delegar la responsabilidad es un principio fundamental de cualquier jerarquía, incluso si la cultura de tu empresa tiene como objetivo mantenerla plana. Todo el mundo necesita una oportunidad para probarse a sí mismo y eso es algo que solo delegando la responsabilidad se puede lograr. 

Sugerencias para una delegación efectiva

La delegación efectiva requiere cierta práctica. No puedes repartir trabajo y esperar que tu equipo se dedique felizmente a cualquier tarea delegada. Debes asegurarte de que les has dado la tarea correcta. La delegación satisfactoria se trata de aprovechar los talentos de cada miembro del equipo y de permitir que aprendan nuevas habilidades a lo largo del camino.

Las siguientes son algunas de las mejores sugerencias sobre cómo gestionar tareas de manera efectiva:

Conoce a tu equipo

Todos tienen diferentes fortalezas y debilidades. Los miembros de tu equipo pueden trabajar todos colectivamente en marketing, por ejemplo, pero de forma individual tendrán habilidades diferentes y muy valiosas. Reconocerlos es tu trabajo como un líder eficaz. Por ejemplo, puedes evitar asignar tareas organizativas a pensadores creativos en lugar de pensadores lógicos. Al hacerlo, no solo no estás utilizando las habilidades de tu equipo, sino que también puedes generar resentimiento, ya que tu equipo ve que no se reconocen ni valoran sus dones individuales.

Una manera de ayudar a evitar este problema es permitir cierto nivel de voluntariado. Crea una lista de tareas que se pueda compartir, editar y actualizar fácilmente. Pregúntale a tu equipo, primero que nada, si le gustaría asumir alguna tarea específica. La gente naturalmente escoge aquello que sabe que es donde podría tener éxito. De este modo, puedes ver las mejores habilidades de tu equipo en la práctica y basarte en eso para delegar tareas en el futuro.

No se trata del trabajo, sino de cómo lo hace la gente

La gestión de proyectos y el liderazgo son tanto como cualquiera de las tareas delegadas que estás asignando. Tómate el tiempo para comprender en realidad lo que se necesita de tu equipo y exactamente cómo lo vas a entregar. ¿Tu equipo tiene suficiente tiempo? ¿Esta tarea es demasiado importante como para dársela a alguien que no sea un miembro del equipo? ¿Tu flujo de trabajo posibilita una fácil inclusión de los miembros júnior del equipo en el proyecto? Las verdaderas habilidades de liderazgo se tratan de valorar a la persona, no solo a su trabajo.

Como líder del equipo, debes crear el entorno que sea más funcional, ya sea que eso signifique configurar un espacio de trabajo inteligente, hacer concesiones como el trabajo flexible para evitar el agotamiento laboral o elegir a nuevos gerentes para que aporten más estructura y orientación.

No microadministres, pero sí reacciona

Existe una diferencia entre ser un buen líder y ser uno autoritario. La microgestión casi siempre es algo negativo y solo conducirá a una mayor negatividad entre los miembros de tu equipo. El proceso de delegación significa que pones a otras personas a cargo de las tareas. Confías en ellas y les das el poder de asumir el desafío. Eso es de lo que se trata la colaboración en equipo. Al negarte a ceder totalmente el control, crearás de forma activa silos de trabajo, y con seguridad verás el impacto de eso en el resultado final.

Solo deberás intervenir como gerente si las cosas salen mal. Asegúrate de hacer concesiones para resolver los problemas al principio y establece una estructura para que los miembros del equipo que asuman nuevas tareas tengan alguien en quien apoyarse. De esta manera, no tendrán que informarte directamente a ti cuando las cosas empiecen a salir mal. Eso no significa que no puedas estar al tanto de todo lo que ocurre: puedes seguir monitoreando todo mediante el uso de documentos compartidos y notas. Esto te permite mantenerte al tanto sin tener que respirarle a nadie en el cuello.

Haz un seguimiento

Solo porque delegas responsabilidades, eso no significa que ya no tengas las tuyas propias. Todavía estás ahí para ser un líder eficaz, así que sé uno. Haz revisiones con tu equipo con frecuencia, asegúrate de que puedan recurrir a ti cuando lo necesiten. Ofrece una crítica constructiva y asegúrate de que estés orientando a los miembros del equipo que se encargan de una nueva tarea por primera vez. Recuerda que, si alguien se esfuerza con una tarea, todo se puede reducir a una falta de gestión efectiva.

Herramientas como el historial de versiones y la recuperación de archivos son ideales en estas situaciones. Tal vez un miembro del equipo se equivoque al hacer algo y necesite dar unos pasos atrás. Tal vez la preocupación por sus nuevas responsabilidades le haya impedido ver el panorama general y deba volver al original. Dropbox puede contribuir al acomodo de todas estas conductas humanas que ocurren cuando un equipo está aprendiendo y creciendo en conjunto.

Comparte tanto como sea posible

Si estás acostumbrado a trabajar solo, tal vez pienses que, para resolver un problema, lo único que necesitas es tener a mano toda la información clave. Como delegador y líder motivacional, debes compartir esto con tu equipo. El conocimiento realmente es poder, y es necesario que tu equipo esté al tanto de todo. Comparte siempre los plazos, los resúmenes y la correspondencia clave asociada a las tareas delegadas. No se trata de renunciar a la responsabilidad, sino de saber que ahora es una responsabilidad compartida por todo un equipo que colabora de forma efectiva, un equipo al que has empoderado para que responda de la mejor manera posible.