¿Qué es la metodología Agile?
Desde principios de la década de 2000, la metodología Agile se ha convertido en un enfoque básico de gestión de proyectos para muchas organizaciones de tecnología. La mayoría de los equipos de desarrollo de software hoy en día practican Agile de alguna forma, y algunos elementos de esta se han abierto camino en muchos entornos de trabajo. La palabra en sí misma se ha hecho incluso más popular, ya que los líderes de pensamiento de hoy en día hablan de la necesidad de ser más "ágiles" en todo el mundo de los negocios. Pero, ¿qué significa realmente utilizar un enfoque de gestión de proyectos Agile en tu empresa?
La metodología Agile es un proceso de gestión de proyectos que divide los proyectos en tareas y etapas más pequeñas. Esta reducción del tamaño del trabajo permite a los equipos ágiles incorporar los comentarios de las partes interesadas, volver a evaluar el trabajo y adoptar un enfoque iterativo en cada punto del proceso. Uno de los enfoques más comunes de la metodología Agile implica dividir el trabajo en fases cortas de desarrollo, conocidas como sprints. Esto permite que el equipo trabaje rápidamente y luego vuelva a evaluar ese trabajo con los gerentes y las partes interesadas, regularmente, en la planificación de sprints y los scrums (reuniones cortas) diarios. Luego del examen, el equipo del proyecto y las partes interesadas pueden entonces continuar de la misma forma o cambiar los planes para sus próximos sprints. En comparación con los enfoques tradicionales de gestión de proyectos, la metodología Agile da prioridad a la rapidez, la flexibilidad, el trabajo en equipo y las necesidades de las partes interesadas.
¿De dónde vino la metodología Agile?
La idea detrás de Agile surgió a principios de la década de 2000, de un grupo de desarrolladores de software que establecieron cuatro principios fundamentales de Agile:
- Individuos e interacciones sobre procesos e instrumentos
- Software de trabajo sobre documentación completa
- Colaboración del cliente sobre negociación del contrato
- Responder al cambio sobre seguir un plan
Estos valores, consagrados en el Manifiesto Agile lanzado en 2001, dieron forma al enfoque de la gestión de proyectos Agile y transformaron la industria del desarrollo de software.
Hasta ese momento, Waterfall se consideraba el enfoque preferido para abordar los proyectos de desarrollo de software. Si bien fue innovador cuando apareció por primera vez en la década de 1970, Waterfall se había convertido en una carga en la década de 2000. De manera crucial, implicaba grandes cantidades de documentación y una planificación decisiva antes de que un proyecto pudiera siquiera comenzar. Una vez que el trabajo comenzaba, esos planes eran seguidos estrictamente por equipos separados, a menudo aislados, lo que dificultaba la adaptación a los problemas o a los cambios en las necesidades. En comparación, los equipos que utilizan métodos de desarrollo Agile podrían comenzar a trabajar más rápidamente, adaptarse a los problemas que se presenten y planificar directamente con los clientes y las partes interesadas.
¿Por qué es tan popular la gestión de proyectos de Agile?
En comparación con Waterfall, los beneficios de Agile eran obvios para las empresas de tecnología en la década de 2000. Las ventajas del desarrollo de software de Agile se extienden más allá del mundo de la programación, ya que muchas otras industrias incorporan ahora la metodología Agile en sus flujos de trabajo. Entonces, ¿qué es lo que ha hecho que Agile sea tan atractiva para tantos gerentes de proyectos y líderes empresariales?
Adaptabilidad
En esencia, la metodología Agile consiste en ser capaz de responder a los cambios en los objetivos, el entorno o los problemas de los procesos. Con un marco de Agile, la capacidad de evaluar tu trabajo actual, las líneas de tiempo y las necesidades del proyecto se incorporan en el enfoque. Si una parte interesada quiere cambiar el alcance o la dirección de un proyecto, los scrums y los momentos de planificación de sprints ofrecen oportunidades para que el equipo cambie de rumbo. Si un miembro del equipo descubre un problema con una tarea actual o parte de un proyecto, el programa puede adaptarse para abordar el problema rápidamente. En lugar de que tus equipos de proyecto produzcan algo que ya no satisface las necesidades del cliente, Agile te permite cambiar rápidamente de rumbo.
Alineación de las partes interesadas
Con este nivel de flexibilidad, Agile también es capaz de mantenerse alineado con las demandas y las necesidades en constante cambio de los clientes y los consumidores. En cualquier proyecto, los objetivos y el alcance detallados al principio entre tu equipo y tus partes interesadas rara vez se mantienen iguales. Tal vez han surgido con tu cliente trabajos y necesidades extras que no habían previsto, o las demandas del consumidor final han cambiado con el tiempo. Cualquiera que sea la razón del cambio de planes de tus partes interesadas, Agile te permite ser más receptivo a esos cambios para que puedas cumplir rápidamente y evitar el atraso. Esto asegura que los productos que se van a entregar cumplan con las expectativas de tus clientes, sin importar lo largo del recorrido desde el inicio del proyecto.
Velocidad
Por supuesto, la metodología Agile no tendría ese nombre si no fuera ágil por naturaleza. Al reducir el tamaño de las tareas de tus equipos y darles períodos de trabajo más cortos y definidos, Agile permite que tu equipo se concentre y trabaje más rápido. A nivel básico, esto significa que los productos pueden llegar al mercado o a los clientes más rápidamente. Pero esta velocidad, junto con la capacidad de adaptación, es el combo central que hace que Agile sea atractiva para todo tipo de negocios. Cuando surjan problemas, tu equipo puede cambiar de rumbo y resolverlos rápidamente. No hay que perder tiempo en volver a los planes o documentos originales: planteas el tema en un scrum, lo programas y luego lo resuelves. De esta manera, Agile ayuda a los equipos a mantenerse enfocados en tareas individuales y a completarlas a tiempo.
¿Cuáles son los desafíos del enfoque de Agile?
Agile no es una solución infalible. Como en cualquier enfoque de gestión de proyectos, hay cosas en las que sobresale y cosas que deben tenerse en cuenta al utilizarla. Al igual que Waterfall, hay inconvenientes y desafíos en el uso de Agile que pueden obstaculizar el trabajo si no se gestionan adecuadamente.
Manejo del alcance
Con la capacidad de adaptarse rápidamente a los problemas y los cambios en el proceso, es importante vigilar el proyecto y el alcance general. Agile te permite cambiar de planes y trabajar rápido, pero moverte entre las tareas rápidamente puede no dejarte ver cuánto progreso se está haciendo en general. Incluso si tu equipo trabaja de forma eficiente, puede que se exceda en el presupuesto o en el tiempo si la lista de tareas creadas por la planificación del sprint crece sin control. Los equipos y los gerentes de proyecto de Agile necesitan estar al tanto del alcance y la hoja de ruta del proyecto para asegurarse de que la cantidad de trabajo que están asumiendo no se dispare fuera de control.
Programación
No es solo el alcance lo que puede escaparse de un equipo que utiliza un proceso Agile. Cuando los equipos utilizan la planificación de sprints, son capaces de ser flexibles en sus horarios y prioridades según las necesidades actuales. Sin embargo, una vez que los miembros del equipo empiezan a moverse y a abordar nuevas tareas o apoyo en los problemas, el programa debe flexibilizarse para acomodarse a eso. Si se mantiene un programa estricto, hay que asegurarse de que la planificación del sprint se mantenga dentro de ese marco de tiempo.
Además, aunque los equipos autoorganizados pueden estar saltando entre varias tareas según la necesidad, también necesitarán eventualmente volver a sus tareas asignadas. En este punto, es responsabilidad de los gerentes de proyectos de Agile saber dónde está el equipo en todas las tareas y asegurarse de que nada se quede atrás. De lo contrario, el trabajo que se creía que estaba hecho puede ser olvidado en el curso de numerosos sprints.
Comunicación
En el enfoque Agile, la priorización del trabajo en equipo y la respuesta rápida significan naturalmente que la comunicación es primordial. Los miembros del equipo deben poder comunicar con facilidad sus progresos actuales, si han surgido problemas y si necesitan ayuda. Esta comunicación debe ocurrir regularmente entre todos los miembros del equipo y debe alimentar directamente tu planificación. Es esencial mantenerse alineado con las partes interesadas, ya que solo se pueden cambiar los planes si se sabe lo que cada una quiere.
Implementar un proceso Agile
Si te interesa adoptar la metodología de gestión de proyectos Agile para tu equipo, hay muchas estrategias y prácticas probadas, siendo las más comunes los sprints (períodos cortos de trabajo) y los scrums (reuniones cortas). Por supuesto, el uso del software y las herramientas adecuadas de gestión de proyectos también pueden hacer o deshacer un enfoque de planificación Agile. A continuación, se presentan algunos de los procesos y métodos más importantes para establecer y seguir una metodología Agile:
Rastrea tus tareas
Para saber qué trabajo hay que hacer en el siguiente sprint, hay que saber lo que ya se ha completado. Por tal razón, tu equipo debe dominar el seguimiento del progreso. El refinamiento de los atrasos, o la preparación de los atrasos, es una técnica comúnmente usada por los equipos de Agile. Se centra en proveer a los equipos transparencia, y prioriza los elementos atrasados además de garantizar que los elementos que encabezan la lista estén preparados para ser entregados. Los equipos del scrum suelen utilizar muros de planificación o tableros Kanban para llevar el control de las cosas, pero muchos optan por un software de gestión de tareas. Dropbox permite la integración de software de gestión de tareas, como Trello, y mantiene a tu equipo sincronizado en los procesos de las aplicaciones en tiempo real.
Comunícate de forma regular y efectiva
La comunicación adecuada es la piedra angular de cualquier marco de gestión de proyectos de Agile. Por lo tanto, ofrecer a tu equipo los medios y las oportunidades para comunicarse de forma regular es primordial. Mientras que los sprints se corren típicamente en tiempos de entre 2 y 3 semanas, muchos maestros del scrum hacen reuniones "de pie" diarias con sus equipos para mantenerse al tanto del progreso diario. Aunque la cadencia de comunicación específica depende de ti y de tu equipo, el uso de herramientas puede ayudarte a facilitar esas conversaciones.
Las integraciones con aplicaciones de chat y videoconferencia en tiempo real, como Slack y Zoom , también pueden ayudarte a organizar reuniones de equipo y sesiones de planificación. Puedes compartir archivos e iniciar conversaciones directamente desde Dropbox, lo que reduce el tiempo que pasas cambiando de pestañas y de contexto. Dropbox Capture te permite grabarte a ti mismo y a tu pantalla para compartir actualizaciones importantes con claridad, en lugar de largos correos electrónicos y reuniones. Esto es especialmente útil para comunicarte con equipos remotos o con miembros del equipo cuyos escritorios están demasiado lejos.
Detente y revisa
Con Agile, puede ser tentador saltar directamente de una tarea a la siguiente, marcándolas sobre la marcha. Sin embargo, es importante hacer espacio para revisiones y retrospectivas de sprint en procesos de Agile para prevenir casos de visión de túnel del equipo. Conseguir tiempo para la revisión al final de cada sprint permite a los miembros del equipo volver a evaluar su propio trabajo y establecer prioridades.
Las revisiones de sprint de estilo post mortem también deben utilizarse para examinar de qué manera tu planificación ha afectado a un proyecto a lo largo de su ciclo de vida. Para estas revisiones, es esencial controlar y tener un registro adecuado de tu trabajo. Dropbox tiene incorporadas características de control de versiones que pueden ayudarte a revisar los archivos de tu equipo en cada etapa del desarrollo en estos momentos. También se puede utilizar durante las representaciones para ver el progreso de un miembro del equipo o los cambios de retroceso que pueden no haber sido aprobados.
Trabajar con una metodología Agile
La metodología Agile ha sido transformadora para muchos negocios y gerentes en cuanto a la forma en que trabajan y el éxito que ven. Ha sido una fuerza motriz en los procesos de desarrollo de software desde la década de 2000, y elementos de esta han penetrado en todo el mundo del trabajo. Ya sea que estés considerando sentarte en un scrum de equipo mañana por la mañana o solo apegarte a los correos electrónicos, parece que la metodología Agile está aquí para quedarse.
