¿Qué es PERT?

Para los gerentes de proyectos que desean que sus equipos trabajen más eficazmente, el programa PERT puede ser muy útil.

Historia de la técnica de revisión y evaluación de programas

El acrónimo PERT significa “técnica de revisión y evaluación de programas”, un programa que varias organizaciones han estado usando durante más de 50 años. La técnica PERT, desarrollada originalmente en 1958 para usarse en la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de los Estados Unidos, es un sistema de gestión de proyectos diseñado para asistir en la planificación de proyectos grandes y complejos. Comenzando con una evaluación general del programa, promueve un análisis profundo de todos los proyectos antes de la fecha de inicio. Se usó en el diseño del misil Polaris, al igual que en los Juegos Olímpicos de Invierno de 1968 que se realizaron en Grenoble. Si bien se han desarrollado y refinado conceptos de gestión similares desde entonces, la PERT fue la primera técnica de su tipo.

Cómo funciona la gestión de proyectos PERT

Como se mencionó anteriormente, la PERT está diseñada para implementarse con proyectos que son altamente complejos y que deben completarse a través de tareas secuenciales o ejecutarse en conjunto con otros proyectos. El objetivo general de la PERT es que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto, al igual que evaluar de forma precisa su alcance global durante la fase de evaluación de alcance.

Evaluación de alcance de tu proyecto PERT

La evaluación de alcance es una parte crucial de la PERT, ya que es el momento cuando creas un plan de acción para tu proyecto. La técnica tiene en cuenta lo que puede salir mal y demorar más de lo normal, al igual que los "hitos" clave a lo largo de su duración. En comparación con la técnica de evaluación de alcance regular de tu equipo, la PERT podría parecer extremadamente profunda, recurriendo a todo, desde la gestión de recursos hasta el desempeño individual. Debido a sus raíces militares, el método PERT se basa en la preparación y no escatima esfuerzos.

Términos PERT para la evaluación de alcance

Un alcance de la PERT usará los siguiente términos para definir los eventos, tiempos y recursos clave:

Eventos

Los eventos PERT funcionan como hitos en tu proceso. No requieren recursos por sí mismos: en cambio, un evento PERT no puede completarse hasta que cada tarea que conduzca a él esté completa.

  • Un evento PERT se refiere al inicio o a la finalización de una o varias actividades
  • Un evento predecesor está inmediatamente antes de otro evento o eventos
  • Un evento sucesor se produce inmediatamente después de otro evento o eventos

Actividades

Las actividades PERT son las tareas que requieren recursos, del siguiente modo:

  • Una actividad PERT se refiere a llevar a cabo una tarea que agota tus recursos, ya sea tiempo, materiales, dinero o incluso maquinaria. No puedes realizar una actividad PERT hasta que el evento que marca su comienzo haya finalizado; por ej., si algo en la fase del evento anterior ha quedado sin finalizar, el nuevo no puede comenzar.
  • Una subactividad PERT se refiere a las tareas más pequeñas en las que se puede desglosar una actividad PERT. Por ejemplo, la actividad "preparar planos" puede desglosarse en "preparar planos 1, 2 y 3" si es probable que se necesiten varias sesiones.

Tiempo

Los tiempos de PERT son clave para la técnica y están diseñados para permitir un rendimiento optimizado al igual que contratiempos, del siguiente modo:

  • Tiempo optimista se refiere al tiempo mínimo que se necesita para completar una actividad, suponiendo que todo fluye sin inconvenientes y sale mejor de lo esperado
  • Tiempo pesimista es lo opuesto y establece la cantidad máxima del tiempo que se necesita para completar una tarea, suponiendo que todo lo que puede salir mal, sale mal, sin tener en cuenta los desastres totales
  • Tiempo más probable es el tiempo intermedio en relación con el tiempo necesario predicho, suponiendo que todo fluye normalmente
  • Tiempo esperado es tu mejor cálculo de entrega, teniendo en cuenta que algunas cosas pueden salir mal, y debe basarse en el tiempo promedio modelo de la finalización de una tarea de rutina

Administración

Hay varios otros términos para definir la importancia, el progreso y la expectativa de tiempo de cada evento o actividad:

  • Ruta crítica ofrece una descripción general del proyecto global desde el día uno hasta la fecha de finalización y te permite definir el tiempo total en días, meses o años que tu equipo necesitará para completar todo. El Método de la ruta crítica en realidad fue un enfoque diferente que se desarrolló alrededor de la misma época de la PERT, a pesar de que los dos se usan principalmente en conjunto.

  • Actividad crítica es el término que se otorga a las tareas que no pueden sobrepasar u ocupar más recursos de los que se planificaron. Una actividad crítica es, como el nombre lo sugiere, crítica para la finalización exitosa del proyecto.
  • Tiempo de holgura se refiere al tiempo y a los recursos disponibles durante el proyecto. Tiempo de holgura libre se refiere a la ventaja de recursos que tienes si tu equipo tiene un retraso, mientras que el tiempo de holgura negativo se refiere a las tareas que tienen un déficit de recursos.
  • Plazo es el tiempo en el cual debe completarse un evento predecesor para alcanzar un evento.
  • Demora es el tiempo más corto en que un evento puede seguir a otro.
  • Fast tracking es cuando tu equipo decide ejecutar tareas críticas en conjunto para acortar la ruta crítica general.

  • Ruta crítica con crashing significa que introduces recursos adicionales a una actividad de ruta crítica y, como consecuencia, se acorta el tiempo necesario para que se complete, por lo que la ruta crítica se acorta.

Pasos de la planificación de proyectos PERT

Ahora que conoces todos los términos clave, aquí te mostramos cómo ponerlos en práctica:

  1. Identifica tus tareas: debes establecer todas las tareas necesarias para completar tu proyecto, lo cual puede llevar bastante tiempo. Sin embargo, si lo que tienes es un proyecto complejo, resulta esencial que obtenga visibilidad en esta etapa inicial.
  2. Define una secuencia adecuada: decide cuál es la mejor secuencia para obtener los mejores resultados en cada tarea y recuerda que puedes ejecutar varias tareas en forma paralela. Establece las dependencias entre tareas en un orden razonable.
  3. Calcula los tiempos: estima cuánto tiempo lleva cada tarea, creando un tiempo optimista, pesimista y esperado.

  4. Crea un diagrama PERT: crea una representación visual de tu proyecto.

  5. Asigna tiempo de holgura: asegúrate de que sabes cuántos recursos requerirá cada tarea.

  6. Cálculo de la ruta crítica: según tu marco de trabajo hasta ahora, establece una fecha para la finalización total.

Planificación de tareas en PERT

Una tabla PERT te ayudará a registrar tus tiempos y la secuencia de actividades. Esto no solo es útil en las etapas de planificación, sino que también es un valioso calendario al que puedes remitirte para todo el proyecto. A continuación, se muestra un ejemplo de tabla PERT:

  Tiempos          

Actividad

Descripción

Predecesores

Optimista

Normal

Pesimista

Esperado

0

Fecha de inicio

 

0

0

0

0

A

Selección de personal

0

10

15

20

15

B

Selección de equipo

0

5

10

15

10

C

Creación de planos

A

10

12

18

12

D

Incorporación del personal

A

7

10

15

10

E

Instalación de equipo nuevo

B, C

48

72

96

72

Cómo elaborar un diagrama de red PERT

Cuando la tabla esté lista, puedes crear un gráfico PERT correspondiente. Este funciona como un diagrama de flujo para dar una clara indicación visual de la secuencia del proyecto. También puedes utilizar un gráfico digital Gantt. Tu diagrama debe consistir en nodos, y cada nodo debe describir una actividad, así como sus tiempos optimistas, pesimistas y esperados.

Aquí se describe un ejemplo de un diagrama de red PERT completo.

Técnica PERT: ventajas y desventajas

Como puedes ver, la técnica PERT, incluso en las fases de planificación, no es una empresa menor. Tú y tu equipo deben pensar cuidadosamente si es la mejor técnica de gestión para el proyecto que eligieron. En general, el enfoque PERT no es muy escalable para los proyectos pequeños. Además, si intentas aplicarlo a proyectos más bien directos, quizás termines encontrándote en una situación del tipo "muchas manos en un plato". Considera las siguientes ventajas y desventajas antes de avanzar con este método:

Ventajas de la técnica PERT

  • Crea una representación visual clara y fácil de entender de todo el proyecto
  • Permite realizar un análisis profundo de los recursos del proyecto y del rendimiento antes de comenzar
  • Crea una línea de tiempo clara para un enfoque estructurado
  • Ayuda a impulsar la responsabilidad ya que todos tienen roles y tiempos claramente definidos
  • Tiene en cuenta los tiempos de espera
  • Puede motivar a los miembros del equipo a través de un plan claro de colaboración
  • Puede conducir a una finalización del proyecto más rápida debido a que todos saben lo que deben hacer y cuándo; por ej., no hay tiempos de espera en la comunicación deficiente de las expectativas

Desventajas de la técnica PERT

  • Una vez que comienzas a desglosar todas las actividades requeridas, puedes comenzar a encontrarte con una cantidad abrumadora de tareas
  • No se aplica mucho a los proyectos más pequeños ni a las tareas simples
  • Los nodos y los cuadros muestran expectativas, pero no el estado en vivo
  • Las expectativas no son siempre el reflejo de la realidad a medida que el proyecto avanza
  • La administración aumenta considerablemente durante la fase de evaluación de alcance
  • Los cálculos del tiempo pueden ser opresivos y no conducir a tareas creativas.

¿La técnica PERT es adecuada para ti y tu equipo?

Si tu proyecto implica a muchas personas y muchas tareas, un diagrama de red PERT para aplicar como plano les proporcionará a todos una herramienta de gestión de proyectos sólida para que puedan usar como base para avanzar. Una vez dicho esto, si tu proyecto no es tan complicado, puedes enturbiar las aguas y perder tiempo valioso en la evaluación de alcance de algo que no necesita tal detalle.

¿Cuáles son las alternativas de PERT?

Si piensas que tu equipo puede aprovechar algunos de los conceptos de PERT sin adoptar el método por completo, intenta buscar herramientas que encierren la misma mentalidad con un poco menos de documentos. Dropbox ofrece herramientas de gestión de tareas que pueden facilitarte mantenerte al tanto de lo que está haciendo tu equipo. Al tener integraciones con aplicaciones, como Xero, Monday y Trello, puedes gestionar las finanzas, las tareas del equipo y abordar los problemas fácilmente todo desde Dropbox.

Los gerentes de proyectos pueden descubrir que lo que un equipo realmente necesita no es una técnica de planificación compleja, sino un proceso de trabajo claramente definido y las herramientas para alcanzarlo.

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