什么是 PERT?

PERT 计划可以帮助项目经理提高团队的工作效率。

计划评估和审查技术历史记录

PERT 是“Program Evaluation and Review Technique”(计划评估和审查技术)的缩写形式,已被各种组织使用了 50 多年。PERT 技术最初开发于 1958 年,供美国海军特殊项目办公室使用。PERT 技术是一个项目管理系统,旨在协助规划复杂的大型项目。它从总体计划评估开始,可帮助在启动日前对任何项目进行深入分析。它曾用于设计北极星导弹,以及服务于 1968 年在格勒诺布尔举行的冬季奥运会。虽然此后人们开发和完善了类似的管理概念,但 PERT 是同类技术中的第一种技术。

PERT 项目管理程序的工作方式

如前所述,PERT 适用于高度复杂的项目,这些项目需要通过有序的任务来完成,或与其他项目同时进行。PERT 的总体目标是按时、按预算完成项目,同时在范围确定阶段准确地评估项目的总体范围。

确定 PERT 项目范围

确定项目范围是 PERT 的一个关键部分,因为这是您为项目创建行动计划的部分。这项技术考虑了可能出错或花费时间过长的情况,并为整个生命过程中的关键“里程碑”提供了余地。与您团队使用的常规范围确定技术相比,PERT 可能非常深入,它涉及从资源管理到个人绩效的所有方面。得益于其在军事方面的渊源,PERT 方法的宗旨是千方百计做好一切准备。

关于范围确定方面的 PERT 术语

PERT 项目范围技术将使用以下术语来定义关键事件、时间和资源:

事件

PERT 事件可作为您流程中的各里程碑。它们本身不需要任何资源。但是,只有在完成导致生成 PERT 事件的每个任务之后才能完成 PERT 事件。

  • PERT 事件是指一项或多项活动的开始或完成
  • 前导事件后面紧接另一个事件或多个事件,
  • 后续事件在其他一个事件或多个事件之后立即发生

活动

PERT 活动是一些需要使用资源的任务:

  • PERT 活动是指会消耗您的资源(时间、材料、金钱或机器)的任务。只有在标记其开始的事件已完成之后,您才能执行 PERT 活动,例如,如果前一个事件阶段中的任何操作尚未完成,则将无法开始新的活动。
  • PERT 子活动是指 PERT 活动可分解为的一些较小任务。例如,如果活动“准备蓝图”可能需要多个会话,则它可以细分为“准备蓝图 1、2 和 3”。

时间

PERT 时间是该技术的关键,在设计时已考虑到优化性能和挫折:

  • 乐观时间是指完成一项活动所需的最短时间(前提是一切都进行得很顺利,甚至比预期的要好)
  • 悲观时间则相反,它设定了完成任务所需的最长时间(假设所有可能出错的情况都出现,但不包括所有彻底搞砸任务的情况)
  • 最可能时间是在假设一切正常的情况下预测的所需中间时间
  • 预期时间是您关于项目交付的最佳猜测,已考虑到一些出错情况,并且应该基于完成例行任务的模型平均时间

管理

其他几个术语可帮助定义每个事件或活动的重要性、进度和预期时间:

  • 关键路径概述从第一天到完成日的整个项目过程,并有助于确定团队完成所有工作所需的总时间(以天、月或年为单位)。关键路径方法实际上是与 PERT 同时开发的一种单独方法,但是两者通常结合使用。

  • 关键活动是指那些不会超支或占用比计划更多的资源的任务。顾名思义,关键活动对于成功完成项目至关重要。

  • 浮动或短缺是指在项目期间可用的时间和资源。自由浮动是指您的团队在遇到延误时可利用的资源,负短缺是指资源不足的任务。

  • 提前期是指须完成前一个事件才能到达某个事件的时间。

  • 延迟时间是指一个事件紧跟另一个事件的最快时间。

  • 快速跟踪是指您的团队决定协力执行关键任务以缩短总体关键路径的时间。

  • 对关键路径进行突击意味着您将更多资源注入某项关键路径活动,缩短完成该活动所需的时间,从而缩短关键路径。

PERT 项目规划步骤

现在,您已经了解所有重要术语,下面介绍如何在实践中使用它们:

  1. 确定您的任务:应该列出为完成项目而必须执行的所有任务,这可能会花费一些时间。但是,如果您手上的项目很复杂,那么在此早期阶段洞察项目就很关键。

  2. 定义适当顺序:确定最佳顺序,以从每个任务中获得最佳结果。请注意,您可以并行地运行多个任务。以合理顺序设置任务依赖关系。

  3. 估计时间:确定每个任务所需的时间,从而创建乐观时间、悲观时间和预期时间。

  4. 创建 PERT 图:创建项目的视觉效果图。

  5. 分配浮动:确保您知道每个任务将需要多少资源。

  6. 关键路径估算:根据您的当前框架设置完成日期。

在 PERT 中规划任务

PERT 表将帮助您记录您的时间安排和活动顺序。这不仅在规划阶段有用,而且还是可在整个项目过程中提供参考信息的宝贵时间表。以下是一个 PERT 表示例:

  时间安排          

活动

描述

前导

乐观

正常

悲观

预期

0

开始日期

 

0

0

0

0

A

选择员工

0

10

15

20

15

B

选择设备

0

5

10

15

10

C

创建蓝图

A

10

12

18

12

D

员工加入

A

7

10

15

10

E

安装新设备。

B、C

48

72

96

72

生成 PERT 网络图

制定表格后,您可以创建相应的 PERT 图表。PERT 图表像流程图一样,以视觉方式清晰地指示项目顺序。您可能还希望使用数字甘特图。图应由一些节点组成,其中每个节点描述一个活动及其乐观、悲观和预期时间。

这是一个完整 PERT 网络图示例。

PERT 技术:优缺点

如您所见,即使在规划阶段,PERT 技术也是一项不小的工程。您和团队应认真考虑这是否是适用于您所选项目的最佳管理技术。通常,对于小型项目而言,PERT 方法的可扩展性不高。此外,如果您尝试将其应用于很简单的项目,则可能会遇到“人多误事”的情况。在继续使用此方法前,请考虑以下优缺点:

PERT 技术的优点

  • 创建贯穿整个项目的清晰易懂的视觉信息
  • 允许在项目开始前对项目资源和绩效进行深入分析
  • 为结构化方案创建明确的时间线
  • 为每个人清楚规定角色和时间,帮助培养责任感
  • 为延误负责
  • 可以通过清晰的协作计划激励团队成员
  • 因为每个人都知道他们应该做什么、什么时候做,所以可以更快地完成项目没有因预期方面的沟通不畅而导致的延误

PERT 技术的缺点

  • 在开始细分所有必须执行的活动后,就可以开始执行大量任务
  • 不太适合小的项目和简单的任务
  • 节点和图表有助于显示期望情况,但不能显示实时状态
  • 随着项目的进展,期望并不总是会成为现实
  • 在确定范围阶段会大量增加管理工作
  • 时间估算过程可能会让人感到压抑,并且又不利于创造性任务

PERT 技术适合您和您的团队吗?

如果您的项目涉及很多人和很多任务,那么通过将 PERT 网络图用作蓝图,将为每个人提供强大的项目管理工具,他们可以在此基础上向前推进。也就是说,如果您的项目不太复杂,那么您可能会感到困惑,并浪费宝贵时间去确定本来不需要如此详细的内容。

PERT 有哪些替代技术?

如果您认为自己的团队可以利用 PERT 方法中的某些概念,而不必全面采用该方法,请尝试寻找含相同思路且文书工作量较少的工具。Dropbox 提供任务管理工具,使您可以轻松掌握团队的工作状况。借助 Xero、Monday 和 Trello 等应用集成,您可以在 Dropbox 内轻松管理财务、团队任务和解决问题。

项目经理可能会发现,团队真正需要的不是复杂的规划技术,而是已经明确定义的工作流程和用于实现该流程的工具。

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