什么是 Eisenhower Matrix(艾森豪威尔矩阵)?

Eisenhower Matrix 是一种基于 Dwight D. Eisenhower 率先提出的策略和技术的时间管理工具,使用它可提高您的任务优先级划定和工作负载管理技能。

什么是 Eisenhower Matrix(艾森豪威尔矩阵)?

几乎所有人都不想工作效率低下,至少在所有工作中都是如此。但是随着岁月流逝,您的任务列表不断增长,您开始处理紧急请求,继续保持高效工作变得越来越困难。对于长期项目,无论您是错过了关键截止日期还是艰难保持项目进度,高效确定任务优先级都能力挽狂澜扭转局面。这正是 Eisenhower Matrix 的用武之地。

了解 Eisenhower Matrix

Eisenhower Matrix(也称为 Eisenhower Box 或紧急/重要矩阵)是用于确定任务优先级和管理工作负载的简单框架。它以五星上将兼美国第 34 任总统 Dwight D. Eisenhower 的名字命名。Eisenhower 以其极高的工作效率而为人熟知,以至于各种不同的人都全面研究过他的目标设定和时间管理方法,其中一位就是 Stephen Covey。Covey 在他的《高效能人士的七个习惯》一书中,将 Eisenhower 的观点重新打造成一个用于任务优先级确定的简单工具:Eisenhower Matrix。

说了这么,什么是 Eisenhower Matrix 呢?本质上来说,它是一种策略,允许您将 Eisenhower 说过的下面这句话付诸实践:“我有两种问题,紧急问题和重要问题。紧急问题不重要,重要问题绝不紧急。”您所要做的就是根据紧急性和重要性评估您的任务。

Eisenhower Box 的工作机制是什么?

企业和个人可以使用 Eisenhower Matrix 来计划、委派、确定优先级和日程安排每日或每周的任务。通过将任务分配至以下四个象限之一,您可以确定它们的紧急程度,并找到如何以适当的方式处理它们的方法:

  • 第一象限:既紧急又重要(需要立即完成的任务)— 这些是“优先执行”的任务,对于尽快处理至关重要。它们通常是由于预料不到的情况而引发的紧急请求。通常,这类任务应立即完成或在当天完成。例如,代替一位生病的同事处理项目,或者应对未预见的紧急情况(例如供应链中断)。

  • 第二象限:重要但不紧急(安排在以后完成的任务)— 这些是很重要的长期目标/任务,但是没有特别确定的截止日期,因此您可以将它们安排在以后完成。例如,获得专业资格或规划长期业务目标(例如减少预算)。

  • 第三象限:紧急但不重要(委派给其他人的任务)— 这些任务需要立即完成,但它们可能并不重要,不足以引起您的注意,这意味着可以将它们委派给团队中的其他成员。例如,日常工作或没有明确目的的漫长会议/电话。

  • 第四象限:既不紧急也不重要(可消除的任务)— 这些任务会分散注意力,应尽可能避免。在许多情况下,直接忽略或取消这些类型的任务就行了。例如,社交活动或不必要的长时间休息时间。

简而言之,使用 Eisenhower Box 可以帮助可视化您的任务,同时清晰了解它们的重要性和紧急性。当您开始从这些方面考虑您的工作负载时,可更加容易地确保最重要的任务会优先安排并尽快完成。

如何区分紧急性和重要性?

创建优先级矩阵时,没有通用的公式可以确定紧急性和重要性之间的区别,但这是必须考虑的重要问题。通常,确定现实世界中这两个类别任务之间的区别明显要比绘制抽象的 Eisenhower Box 难得多。简单地说,紧急任务不可避免且需要立即关注,而重要任务需要更多计划且有助于实现长期目标。例如,接听主要客户打来的电话是紧急任务,而保持关注您所在领域的最新研究是重要任务。

Eisenhower Matrix 的优点是什么?

Eisenhower 的紧急/重要矩阵的一个主要优点是易于实施。无需购买昂贵的软件包,也不需要花费大量时间来制作该矩阵。更概括地说,优先级矩阵使您可以通过设置清晰明确的优先级来改善时间管理。这对于管理人员或所有者以及可能需要同时处理多个不同项目或客户之任务的自由职业者尤其有用。

Eisenhower Matrix 的缺点是什么?

优先级矩阵有几个缺点。最明显的一个缺点是,它通常很难准确地确定任务的重要性。这意味着您可能最终将任务委派给错误的资源,从而导致质量下降。此外,一定要记住的是,在处理紧急活动时并不总是能够立即采取行动。缺乏知识、缺乏时间、条规和科层制度,或多项紧急/重要任务都会导致这不可行,这些使得优先级矩阵在决策制定和时间管理方面的效力稍差一些。

如何使用 Eisenhower Box 管理您的任务和工作负载?

紧急/重要矩阵可以成为工作和项目管理的绝佳起点。将任务分配到适当的象限后,您便可以开始设置时间管理流程,以帮助您及时处理重要活动。例如,您可以使用 Dropbox 更有效地管理您的待办事项列表。您可以使用这些任务管理工具将紧急但不重要的任务分配给团队中的其他成员,同时您还可以为可安排在以后执行的重要但不紧急的任务设置截止日期和提醒。

实施工作场所自动化工具可能也值得考虑。自动化(在可能的情况下)是处理需要完成的任务的好方法,而且在投入之前不需要太多的计划或分析。使用 Dropbox 中的自动化工具或集成,您可以快速“委派”企业的第三象限任务(紧急但不重要)。您可以在 Dropbox Paper 中向团队成员分配任务及截止日期,也可以从 Dropbox 文件将任务直接转发到团队成员的 Trello 卡中。自动内容获取工具可以帮助您消除可能导致瓶颈的耗时且易于出错的任务,从而确保您和您的团队将来更加高效地工作。

此外,您还应考虑结合使用 Eisenhower Box 和其他时间管理方法以获得更好的成果。例如 Eat the Frog(青蛙法则)。Eat the Frog 源于 Mark Twain 的一句话,他说:“如果吃青蛙是你的工作,最好一早起来就做”。在业务环境中,这意味着您应该先处理最大或最复杂的任务,然后再处理可以根据其他因素(例如截止日期)确定需要优先处理的较小任务。还有 ABCDE 方法,在这种方法中,您先按照重要性顺序为任务分配字母值,然后再按该顺序完成这些任务。

结语

Eisenhower Box 是一款非常有效的任务和时间管理工具。通过学习如何有效地确定任务的优先级,可以提高工作效率、消除浪费时间的活动并实现长期业务目标。

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