敏捷方法

了解敏捷方法,评估其优势和挑战,并找到与您的团队一起实施该方法的策略。

什么是敏捷方法?

自 21 世纪初以来,敏捷方法已经成为许多技术组织的主要项目管理方法。如今,大多数软件开发团队都以某种形式进行敏捷实践,而许多工作环境都融合了敏捷方法的要素。“敏捷”这个词本身甚至变得越来越流行,因为当今的思想领导者都在谈论在整个商业社会中变得更加“敏捷”的必要性。但是在您的业务中,使用敏捷项目管理方法到底意味着什么呢?

敏捷方法是一个项目管理过程,它将项目分解成更小的任务和阶段。这种小块的工作使敏捷团队可以整合利益相关者反馈,重新评估工作,并在过程的每个点上采用迭代方法。敏捷方法的最常见做法之一是将工作划分为较短的开发阶段,称为冲刺。这使团队可以快速工作,然后在冲刺计划和每日站会中定期与经理和利益相关者一起重新评估工作。经过回顾后,项目团队和利益相关者可以继续当前计划或更改计划以便迎接即将到来的冲刺。与传统的项目管理方法相比,敏捷方法优先考虑速度、灵活性、团队合作和利益相关者需求。

敏捷方法来源于哪里?

敏捷方法背后的理念出现在 21 世纪初,一群软件开发人员建立了四个主要的敏捷原则:

  • 个人与互动重于过程和工具
  • 可用的软件重于完备的文档
  • 和客户协作重于合同谈判
  • 响应变化重于遵循计划

这些价值观被纳入 2001 年发布的《敏捷宣言》中,塑造了敏捷项目管理方法,并改变了软件开发行业。

在此之前,瀑布方法被视为处理软件开发项目的首选方法。虽然瀑布方法在 20 世纪 70 年代首次出现时颇具开创性,但到 21 世纪,这种方法就显得很繁琐了。至关重要的是,它甚至在项目开始之前就需要编制大量文档和制定决定性计划。一旦开始实际工作,这些计划就会由单独的、往往是孤立的团队严格执行,从而难以适应问题或需求的变化。相比之下,使用敏捷开发方法的团队可以更快地开始工作,可以适应随时出现的问题并直接与客户和利益相关者一同进行计划。

敏捷项目管理为何如此受欢迎?

在 21 世纪,对于科技公司,与瀑布方法相比,敏捷方法的优势显而易见。敏捷软件开发的优势不仅限于编程领域,因为许多其他行业现在也将敏捷方法纳入其工作流中。那么,是什么让敏捷方法对如此众多的项目经理和业务主管如此有吸引力?

适应性

敏捷方法的核心是能够响应目标、环境或流程问题的变化。利用敏捷框架,可以将评估当前工作、时间线和项目需求的功能融合到这种方法中。如果利益相关者想要改变项目的范围或方向,团队可以利用站会和冲刺计划来改变方向。如果团队成员发现当前任务或项目的一部分存在问题,可以调整时间安排以快速解决问题。使用敏捷方法,您可以快速改变路线,而不是让您的项目团队生产出不再满足客户需求的产品。

与利益相关者保持一致

凭借这种灵活性,敏捷方法还能够与客户不断变化的要求和需求保持一致。对于任何项目,团队和利益相关者之间一开始就拟定的目标和范围很少会保持不变。或许客户会增加无法预见的额外工作和需求,或者最终用户的需求随着时间的推移而发生变化。无论利益相关者出于什么原因而变更计划,借助敏捷方法,您都可以对这些变化做出更快的响应,从而快速完成交付并避免工作积压。这样可确保,随着客户期望不断变化,无论这些期望与项目开始时的期望有多不同,您的交付成果始终能满足客户期望。

速度

当然,如果敏捷方法本身不敏捷,它就不会获得这个名称。通过将团队任务分成小块的工作,并为团队设定更短、更明确的工作周期,敏捷方法可以让团队集中精力并更快地工作。在基本层面上,这意味着产品可以更快地进入市场或交付给客户。而这种速度和适应能力的组合是使敏捷方法对各种企业颇具吸引力的关键。当出现问题时,您的团队可以改变方向并迅速进行处理。不需要花时间回到最初的计划或文档:您可以在站会上提出问题,制定计划,然后加以解决。通过这种方式,敏捷方法可以帮助团队专注于各项任务并按时完成任务。

敏捷方法面临哪些挑战?

然而,敏捷方法并不是万无一失的解决方案。与任何项目管理方法一样,敏捷方法有一些独特的优势,也有一些使用注意事项。就像瀑布方法一样,使用敏捷方法也存在一些弊端和挑战,如果管理不当,就会妨碍工作。

管理范围

由于此方法可以快速针对问题和流程变更做出调整适应,因此请务必注意整个项目和范围。敏捷方法使您可以更改计划并快速工作,但是在任务之间快速切换可能导致您无法了解总体进展情况。即使您的团队在高效地工作,如果冲刺计划制定的任务列表不受约束地增长,您也可能会超出预算或时间。敏捷团队和项目经理需要掌握项目范围和路线图,以确保所承担的工作量不会增长到失控。

调整时间表

使用敏捷流程可能导致团队失控的不仅仅是项目范围。当团队使用冲刺计划时,他们可以根据当前需求灵活地安排时间表和优先级。但是,一旦团队成员开始切换任务并解决新任务或支持问题时,就需要灵活调整时间表以适应这一情况。如果您遵守严格的时间表,则需要确保冲刺计划仍在该时间范围内。

此外,尽管自组织团队可能会根据需要在各个任务之间切换,但他们最终也将需要回到所分配的任务上。在这一点上,敏捷项目经理需要了解团队所有任务的情况,并确保不遗漏任何事项。否则,那些原本计划完成的工作可能会在大量的快速冲刺过程中被遗忘。

通讯

在敏捷方法中,团队合作和快速响应的优先地位自然意味着沟通至关重要。团队成员需要能够轻松沟通当前的进展、是否出现任何问题以及是否需要帮助。这种沟通需要在团队的所有成员之间定期进行,并且需要直接反馈到您的计划中。与利益相关者保持一致非常重要,因为只有知道了利益相关者的需求,才能更改计划。

如何实施敏捷流程

如果您有兴趣为团队采用敏捷项目管理方法,有许多久经考验的策略和实践可供参考,冲刺和站会就是其中最常见的。当然,使用适当的项目管理软件和工具也关乎敏捷计划方法的成败。以下是一些有关制定和遵循敏捷方法的最重要的流程和方法:

跟踪任务进展

为了了解在下一个冲刺中需要完成的工作,您需要了解已经完成的工作。因此,您的团队需要掌握进度情况。积压项目的细化或梳理是敏捷团队常用的方式。它关注的焦点在于为团队提供透明度、优先处理积压项目以及确保排在清单前面的项目如期交付。敏捷团队通常会使用计划墙或看板来跟踪任务进展,但很多团队会选择使用任务管理软件。Dropbox 支持集成任务管理软件(例如 Trello),使您的团队能够跨应用实时进行流程同步。

定期高效沟通

适当的沟通是任何敏捷项目管理框架的基石。因此,为您的团队提供定期沟通的方法和机会至关重要。虽然冲刺通常以 2-3 周为单位进行,但许多敏捷专家每天都会与团队一起开“站会”,以掌握每天的进展情况。虽然具体的沟通节奏取决于您和您的团队,但使用工具可以帮助您促进这些对话。Dropbox Spaces 使您可以将所有内容存储在一个组织有序的位置,同时高效地协调团队。通过分配待办事项或提供意见,您可以为同事提供保持同步所需的背景信息和方向。与 Slack 和 Zoom 等实时聊天应用和视频会议应用的集成还可以帮助您主持团队会议和计划会议。您可以直接从 Dropbox 共享文件并开始对话,从而减少切换选项卡和环境所花费的时间。这对于与远程团队或工位相隔太远的团队成员进行通信特别有用。

停下来进行回顾

使用敏捷方法时,很容易直接从一项任务切换到另一项任务,然后随手将任务勾掉。然而,在敏捷流程中,务必要留出时间进行回顾并对冲刺进行总结以防止团队不能着眼全局。安排时间在每个冲刺结束时进行回顾,可以使团队成员重新评估自己的工作并确定优先级。

事后剖析式的冲刺回顾还应该用于检查您的计划在整个生命周期中对项目的影响。为此,保持跟踪并正确记录您的工作至关重要。Dropbox 具有内置的版本控制功能,可以帮助您在每个开发阶段的这些时候查看团队的文件。也可以在站会期间使用它来查看单个团队成员的进度或回滚可能未获批准的更改。

使用敏捷方法

敏捷方法已经改变许多企业和管理者的工作方式及其能实现的成功成果。自 21 世纪以来,它一直用于推动软件开发过程,其要素已渗透到整个工作领域。无论您是打算明天早上坐下来参加团队站会,还是坚持处理电子邮件,似乎都可以使用敏捷方法

发现更有效的团队协作方式。

Dropbox Business 使用入门