通过有效委派任务为团队赋权

了解正确委派任务如何成为帮助团队成员尽显工作能力并大放异彩的机会。

团队成员围坐桌边,面对向他们委派任务的人

什么是委派?

委派是指您将任务分配给其他人。而且,它并不是“我不想做,给你吧”这样的分配。委派型领导风格不是将自己懒得做的任务推给别人,而是将职权、责任和机会托付于人。没错,您当然可以自己写报告,就像您以前做过 100 次那样。但是,您也可以让初级团队成员来写,让他们积累新的经验。这样,自然而然就让他们获得了职业发展。

委派责任是一切等级制度的基本原则,即使您的公司文化以保持扁平化为宗旨也不例外。每个人都需要证明自己的机会,而只有委派责任才能提供这样的机会。

关于有效委派的提示

想要做到有效委派,需要进行一些练习。您不能只是将工作分配下去,然后就指望团队愉快地完成后续工作,任何委派任务都顺利取得进展。您需要确保为他们分配合适的任务。成功的委派是要发掘每一位团队成员的才能,并能让他们在此过程中掌握新的技能。

以下是关于如何有效管理任务的一些重要提示:

了解您的团队

尺有所长,寸有所短。举个例子,整个团队的所有成员可能都在从事营销工作,但他们各自掌握着非常宝贵的不同技能。作为一名富有成效的领导者,认识到他们的长处和技能是您的工作。譬如说,您可能需要避免将组织任务交给富于创造性思维的成员,而应该托付给擅长逻辑思维的成员。否则,您不仅无法利用团队的技能组合,还会引起怨恨,因为在团队成员看来,他们的个人天赋没有得到认可或重视。

帮助避免这个问题的一种方法是,在一定程度上允许团队成员毛遂自荐。制作一份可以轻松共享、编辑和更新的待办事项列表。首先,询问团队是否愿意承担什么特定的任务。人们自然会选择他们有把握圆满完成的任务。通过这种方式,您就能够明白团队成员实际上最擅长的技能,并在日后以此为基础来委派任务。

重要的不是工作,而是人们完成工作的方式

项目管理和领导同样是具有挑战性的工作,与您分配出去的任何委派任务不分上下。请花点时间真正了解团队需要什么,以及您究竟如何满足他们的需要。您的团队有足够的时间吗?这项任务是否太过重要,不能交给除资深团队成员之外的任何人完成?您的工作流程能否让初级团队成员轻松地参与到项目中?真正的领导能力要重视人的价值,而不仅仅是工作。

作为团队主管,您需要为团队履行工作职能创造最好的环境,包括设置智能工作区、提供体谅员工的灵活工作方式来避免倦怠,以及选举新经理来丰富人员结构并提供指导。Reel World 发现他们的工作流程必须适应不同的时区,为此,他们求助于 Dropbox; “在不同的时区工作可能会带来非常大的麻烦。假设我们需要在我们这里的三点把文件发到英国,此时英国时间是午夜。但是,Dropbox Business 会在第二天早上接收者打开电脑时同步。”

不要进行微观管理,但一定要及时做出反应

优秀的领导者并不等于专横的领导者。微观管理通常都是消极的,只会在团队中产生更多负面影响。委派流程意味着您下放权力,让其他人来控制任务。您信任他们,让他们接受挑战。这才是团队协作的意义所在。如果拒绝完全放开控制,您就等于是在主动制造工作孤岛,而且它势必会影响到最终的工作结果。

作为经理,只有在出现问题时,才需要您出面。请务必为解决初期出现的问题留有余地,并制定适当的团队结构使接受新任务的团队成员有人可以依靠。这样,他们才不会稍有差池就不得不直接将问题升级给您。当然,这并不意味着您不能掌握他们的动向 — 您仍然可以使用共享文档和注释来关注各项工作的进展。因此,您不需要“紧迫盯人”就能全盘掌握所有情况。

跟进

仅仅因为您将责任委派出去,并不等于您自己就没有责任了。您仍然要承担起领导职责,做一名有效的领导者。经常与团队联系,确保他们但凡有需要就可以找到您。提出建设性的批评意见,并确保为首次接受新任务的团队成员提供指导。请记住,如果有人在完成任务时遇到困难,归根结底可能是因为缺乏有效的管理。

在这方面,使用文件版本历史和恢复之类的工具是最理想的选择。也许某个团队成员做错了什么,需要撤销。也许团队成员因为担心自己的新职责而忽视了大局,需要恢复原状。在团队一起学习和成长的过程中,无可避免地会出现这些是人就会犯的错,Dropbox 可以帮助团队适应这些行为。

尽可能多分享信息

如果您习惯于独自工作,您可能会认为在解决问题时,您一个人掌握所有关键信息就够了。但是,作为委派者和激励型的领导者,您必须与团队分享这些信息。“知识”就是力量,您的团队需要随时掌握情况。请务必分享与您委派的任务相关的截止日期、摘要和关键通信。这样做并不是要放弃责任,而是深知责任是由整个紧密协作、卓有成效的团队共同分担。而您现在已经赋予这个团队发挥最大才能的权力。

带领团队缔造辉煌。

赶快行动吧