Як максимально ефективно використовувати всі можливості програм керування часом

Покращте керування часом

Керування часом може вважатися початковим етапом мікроменеджменту, але всі ми знаємо, що це погано впливає на будь-яку корпоративну культуру. Проте скориставшись можливістю вдосконалити свій підхід до керування часом, ви зможете істотно підвищити свої продуктивність, мотивацію й добробут. Крім того, з такою кількістю програм для керування часом, багато з яких легко інтегруються в Dropbox, це простіше, ніж ви думаєте.

Як я можу покращити керування часом?

Навіть якщо ви належите до того типу людей, які ніколи не стають жертвами прокрастинації, навички керування часом допоможуть вам організувати свій день максимально ефективно. Але перш ніж ви почнете переглядати розклади та календарі, пропонуємо кілька порад із керування часом.

Усвідомленість

Погане керування часом призводить до високого рівня стресу, як і завищені очікування від себе або завелика кількість справ. Трохи усвідомленості в роботі може дійсно допомогти вам зрозуміти свої особисті звички та підхід до ситуацій. Коли ви ставите собі завдання на день, думайте про баланс між роботою й особистим життям і години своєї найбільшої продуктивності, а також виділяйте достатньо часу на перерви, щоб знизити ризик вигоряння.

Керування командою

Методи керування часом індивідуальні для кожної людини, але ви будете здивовані тим, чого можна досягти за наявності командного духу. Перш ніж почати впроваджувати ефективні, на вашу думку, методи керування часом, переконайтеся, що ви знаєте звички, а також сильні та слабкі сторони своєї команди. Знайомство зі своєю командою віч-на-віч або віртуальне заохочування команди допомагає узгодити індивідуальні цілі. Вам також допоможе постановка SMART-цілей. Адже в застосуванні методів керування часом немає сенсу, якщо у вас немає важливих робочих завдань. Якщо ваша команда має труднощі з розподілом часу для проекту, уникайте зустрічей і знайдіть інші способи обмінюватися думками. Одним із способів є записи екрана та відеоповідомлення, створені за допомогою Dropbox Capture. Установивши цілі, ви можете скласти графік роботи, який буде не лише ефективним для вас, але й продемонструє сильні сторони всієї вашої команди.

Будьте готові до невдач

Невдачі є в будь-якій роботі незалежно від того, чи застосовуються методи керування часом. Не завжди все йде за планом. Не чекайте, що керування часом творить чудеса. У кінцевому підсумку воно допоможе вам швидше пройти ключові етапи, але це не означає, що все піде за планом або не потребуватиме більше часу, ніж очікувалося. Деякі з найуспішніших компаній у світі розвивають культуру невдач, отримуючи унікальні уроки. Для будь-якої компанії дуже важливо виділити час на роздуми про те, як можна покращити процеси, а в майбутньому це гарантовано заощадить час.

Найкращі програми керування часом

Від простого списку завдань до повноцінної програми — існує безліч рішень для керування часом та інших інструментів, які допоможуть вам правильно розпоряджатися своїм часом. Незалежно від того, чи використовуєте ви пристрій з ОС Android або iOS, ці програми відстеження часу допоможуть вам ефективніше організувати свій день.

Toggl

Облік робочого часу — один з основних аспектів керування часом, який дозволить вам краще зрозуміти свої звички та вимоги до щоденних завдань. За допомогою цієї інформації ви можете сформувати ідеальний розклад і виділити достатньо часу для своїх завдань. Це простіше сказати, ніж зробити, але програма Toggl спростить вам завдання. Ця програма не лише поєднує тайм-трекер і розклад, а й сприяє підвищенню продуктивності, що також може допомогти в керуванні проєктами та розподілі бюджету.

Remember the Milk

Програма для створення розумних списків завдань Remember the Milk працює з іншими програмами, як-от електронна пошта, і допомагає скласти стислий та вичерпний список завдань на день. Списки, якими можна ділитися, і автоматичні нагадування допоможуть вам у досягненні щоденних, щотижневих або щомісячних цілей. Нагадування — це не просто push-сповіщення, які можна легко закрити. Ви можете налаштувати отримання сповіщень на електронну пошту, у вигляді текстових повідомлень, твітів і навіть миттєвих повідомлень у Skype.

Forest

Поєднуючи ідею потоку, креативності та зосередженості, програма для керування часом Forest дозволяє виділяти час на виконання важливих завдань. Коли ви починаєте виконувати завдання, ви садите дерево в програмі. Що довше ви концентруєтеся на завданні, то більше зростає дерево, доки, зрештою, у вас не з’явиться цілий невеличкий ліс. Це новий і цікавий спосіб допомогти собі не відхилятися від мети й додати трохи більше відповідальності, навіть якщо це лише віртуальний живопліт.

Які інструменти керування часом можна використовувати?

Коли ви керуєте цілою командою, проста програма не вирішить ваших потреб у керуванні часом. Якщо вам складно організувати роботу своєї команди так, щоб усі її учасники дотримувалися термінів виконання завдань, можливо, час інвестувати в повноцінне програмне забезпечення для керування часом. Вибираючи інструменти для себе чи своєї команди з урахуванням усіх цих додаткових функцій, варто пам’ятати, що не всі програми для керування часом позначені як такі.

Наприклад, Slack може допомогти заощадити дорогоцінні хвилини, які зазвичай витрачаються на листування електронною поштою або фізичні пошуки колеги, але його навряд чи можна віднести до інструментів керування часом. Думайте нестандартно: змиріться з пожирачами часу й вирішіть, що допоможе вам позбутися їх.

Керування часом за допомогою інтеграції засобів Dropbox

Dropbox допоможе вам впорядкувати й організувати свою роботу, забезпечивши надійне зберігання файлів, просту співпрацю тощо. Незалежно від того, чи впорядковуєте ви всі свої файли в спільних папках, чи використовуєте  Dropbox Paper як диспетчер завдань, Dropbox допоможе вам в організації роботи й часу учасників команди. А завдяки інтеграції програм, які дозволяють максимально розумно використовувати ваш час, Dropbox забезпечує кращі можливості для  спільної роботи, швидші терміни виконання завдань і ефективнішу організацію роботи.

Ось деякі з програм, які безперебійно працюють із Dropbox на комп’ютерах з операційними системами Windows і Mac та допоможуть заощадити час і керувати ним.

Slack/Zoom

Обмін миттєвими повідомленнями допоможе заощадити важливі хвилини протягом дня. Усвідомлення того, що будь-яка особа, з якою вам потрібно зв’язатися, перебуває на відстані одного кліка миші, має позитивний вплив, особливо для нових працівників. Ці розмови в режимі реального часу дозволяють швидко з’ясовувати важливі питання й забезпечують більш особисте й неформальне робоче спілкування. Працюючи в Dropbox, ви можете розпочати конференцію в Zoom або бесіду в Slack безпосередньо з документа Dropbox Paper, адже для цього не потрібно перемикатися між платформами. Об’єднавши свій контент і бесіди в одному інструменті, ви зможете зосередитися та зануритися в стан потоку, що дозволить легко співпрацювати, навіть якщо учасники команди перебувають далеко один від одного.

Monday/Trello/Asana

Як і список завдань для всієї команди, ці інструменти дають змогу кожному учаснику отримати чітке уявлення не лише про своє завдання, але й про завдання інших. Вони допомагають підвищити відповідальність, створити сильніше відчуття мети й посилити мотивацію, а також дійсно сприяють більшій концентрації уваги. Інструменти керування проєктами та часом дають змогу в одній програмі бачити, що необхідно зробити, особливо якщо вони працюють синхронно. Наприклад, з програми Monday можна легко перейти до ваших документів Dropbox у межах робочого процесу, а також можна взяти будь-який файл Dropbox і прикріпити його до картки Trello. Asana також легко інтегрується з Dropbox: просто прикріпіть файл Dropbox до свого проєкту, і він автоматично оновиться в обох каналах.

Незалежно від того, наскільки організованими ви себе вважаєте, завжди варто випробовувати нові методи підвищення ефективності, а з Dropbox у вашої команди буде можливість створити ідеальний робочий процес.