Jak maksymalnie wykorzystać najlepsze aplikacje do zarządzania czasem

Lepsze zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem może wydawać się wstępem do mikrozarządzania, a przecież każdy wie, że nie jest to dobre dla żadnej kultury korporacyjnej. Ale jeśli skorzystasz z okazji, by poprawić sposób zarządzania czasem, możesz znacząco poprawić swoją wydajność, motywację i ogólne samopoczucie. Ponadto dzięki tak wielu łatwo dostępnym aplikacjom i programom do zarządzania czasem – przy czym wiele z nich bezproblemowo integruje się z Dropbox – to łatwiejsze niż myślisz.

Jak poprawić sposób zarządzania czasem?

Nawet jeśli jesteś typem osoby, która nigdy nie pada ofiarą prokrastynacji, zarządzanie czasem może i tak pomóc Ci jak najlepiej wykorzystać każdy dzień. Zanim zaczniesz analizować harmonogramy i kalendarze, warto zapoznać się z kilkoma wskazówkami dotyczącymi zarządzania czasem:

Uważność

Złe zarządzanie czasem prowadzi do dużego stresu, podobnie jak zbyt wysokie oczekiwania wobec siebie lub wykonywanie zbyt wielu zadań. Odrobina uważności w pracy może naprawdę pomóc Ci zrozumieć Twoje osobiste nawyki i zachowania w różnych sytuacjach. Przydzielając sobie zadania w ciągu dnia, weź pod uwagę równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, a także godziny, w których Twoja produktywność jest największa. Daj sobie również czas na przerwy, by ograniczyć wypalenie zawodowe.

Zarządzanie zespołem

Zarządzanie czasem to indywidualna kwestia każdej osoby, ale zaskoczy Cię to, ile może zmienić odrobina zespołowego ducha. Zanim zaczniesz stosować techniki zarządzania czasem, które uważasz za skuteczne, upewnij się, że znasz przyzwyczajenia oraz mocne i słabe strony swojego zespołu. Wnikliwe poznanie członków zespołu w trakcie spotkań twarzą w twarz lub zebrań mających na celu wirtualne budowanie zespołu ułatwia pogodzenie celów poszczególnych osób. Cele SMART mogą Ci w tym pomóc. Przecież nie ma sensu stosować technik zarządzania czasem, jeśli nie ma na co tego czasu przeznaczyć. Jeśli Twój zespół z trudem radzi sobie z zarządzaniem czasem pracy nad projektem, nie organizuj niepotrzebnych spotkań – istnieją inne sposoby na przekazywanie ważnych informacji. Jednym z nich są nagrania ekranu i wiadomości wideo, które możesz tworzyć na pomocą Dropbox Capture. Po ustaleniu celów możesz stworzyć harmonogram pracy, który nie tylko będzie Ci odpowiadał, ale także wydobędzie to, co najlepsze w całym zespole.

Przygotuj się na niepowodzenia

To dotyczy raczej wszystkich zespołów – bez względu na to, czy korzystają z technik zarządzania czasem, czy też nie. Nie wszystko zawsze idzie zgodnie z planem. Nie oczekuj, że zarządzanie czasem zdziała cuda. Oczywiście może sprawić, że szybciej poradzisz sobie z najważniejszymi zadaniami, ale nie oznacza to, że wszystko będzie idealnie i zajmie mniej czasu. Niektóre najlepiej prosperujące firmy na świecie promują kulturę porażki i czerpią z niej wyjątkowe lekcje. Analiza sposobów usprawnienia procesów jest niesamowicie ważna i w przyszłości z pewnością zaprocentuje oszczędnością czasu.

Jakie są najlepsze aplikacje do zarządzania czasem?

Od skromnej listy zadań po pełnoprawną aplikację – istnieje wiele oprogramowań do zarządzania czasem i innych narzędzi, które mogą pomóc Ci kontrolować czas. Bez względu na to, czy korzystasz z nich z poziomu Androida czy urządzenia z systemem iOS, te aplikacje do śledzenia czasu mogą Ci bardziej efektywnie organizować czas w ciągu dnia.

Toggl

Śledzenie czasu jest ważnym elementem zarządzania czasem, ponieważ pozwala Ci lepiej zrozumieć Twoje przyzwyczajenia i zapotrzebowanie czasowe na codzienne zadania. Dzięki tym informacjom możesz stworzyć idealny harmonogram, który pozwoli Ci przeznaczyć odpowiednią ilość czasu na zadania. Nie tak łatwo jest jednak pozyskać te informacje, ale na szczęście Toggl znacznie to ułatwia. Nie tylko może posłużyć jako osobiste narzędzie do śledzenia czasu i grafik, ale także, jako aplikacja zwiększająca wydajność, może usprawnić zarządzanie projektami i planowanie budżetu.

Remember the Milk

Tworzenie list zadań stało się bardziej inteligentne. Remember the Milk współpracuje z innymi aplikacjami (na przykład ze skrzynką odbiorczą), co pozwala na stworzenie zwięzłej listy zadań na każdy dzień. Możliwe do udostępnienia listy i automatyczne przypomnienia pomogą Ci osiągnąć dzienne, tygodniowe i miesięczne cele. Jednak przypomnienia to nie tylko powiadomienia push, które można łatwo zignorować. Możesz zdecydować, czy mają one być wysyłane jako e-mail, SMS, tweet, a nawet jako wiadomość błyskawiczna na Skypie.

Forest

Nawiązując do teorii flow, kreatywności i skupienia, możemy wspomnieć o aplikacji do zarządzania czasem Forest, która pozwala zaplanować czas na wykonanie ważnych zadań. Zaczynając nowe zadanie, w aplikacji sadzisz wirtualne drzewo. Im dłużej się koncentrujesz, tym wyżej rośnie drzewo – do momentu, w którym pojawia się cały zagajnik. To nowatorski i zabawny sposób na utrzymanie koncentracji i odpowiedzialności – nawet jeśli chodzi tu tylko o wirtualne drzewko.

Z jakich narzędzi do zarządzania czasem korzystać?

Jeśli zarządzasz całym zespołem, prosta aplikacja nie zaspokoi wszystkich Twoich potrzeb związanych z zarządzaniem czasem. Jeśli Twój zespół ma problemy z bieżącym kontrolowaniem terminów i zadań, to być może czas zainwestować w pełne oprogramowanie do zarządzania czasem. Wyposażając siebie lub swój zespół w te dodatkowe narzędzia, należy przede wszystkim pamiętać o tym, że nie każde oprogramowanie do zarządzania czasem jest oznaczone jako takie oprogramowanie.

Na przykład Slack może pomóc Ci zaoszczędzić te cenne minuty, które w innym przypadku byłyby poświęcone na wysłanie wiadomości e-mail lub znalezienie współpracownika w biurze – Slack nie wydaje się jednak typowym narzędziem do zarządzania czasem. Pomyśl więc nieszablonowo i zastanów się nad tymi rozwiązaniami, które marnują Twój czas i zdecyduj, co zrobić, by to zmienić.

Zarządzanie czasem dzięki integracjom Dropbox

Od bezpiecznego przechowywania plików po łatwą współpracę – Dropbox ułatwia i organizuje pracę. Bez względu na to, czy sumiennie organizujesz pliki w folderach udostępnionych, czy korzystasz z Dropbox Paper do zarządzania zadaniami, Dropbox może pomóc członkom Twojego zespołu zorganizować pracę i czas. A dzięki integracjom z aplikacjami, które pomagają jak najlepiej wykorzystać czas, Dropbox ułatwia współpracę, przyspiesza realizację zadań i usprawnia organizację.

Poniżej wymieniamy tylko kilka aplikacji, które bezproblemowo integrują się z platformą Dropbox – zarówno na systemie Windows, jak i Mac – i pomagają oszczędzać czas i zarządzać nim.

Slack/Zoom

Wiadomości błyskawiczne mogą pomóc Ci zaoszczędzić cenne minuty w ciągu dnia. Co więcej, świadomość, że, by porozmawiać z daną osobą, wystarczy tylko jedno kliknięcie, jest motywująca i ma pozytywny wpływ – szczególnie na nowych pracowników. Rozmowy w czasie rzeczywistym umożliwiają szybkie omówienie ważnych spraw i zaaranżowanie bardziej intymnych i mniej formalnych warunków do dyskusji na temat pracy. Dzięki Dropbox możesz rozpoczynać spotkania Zoom lub rozmowy Slack bezpośrednio z poziomu dokumentu Dropbox Paper i wyeliminować potrzebę przeskakiwania między aplikacjami. Przechowując wszystkie materiały i rozmowy w jednym miejscu, możesz zapewnić sobie koncentrację i płynność, jednocześnie czyniąc współpracę bezproblemową – nawet gdy członkowie zespołu są rozdzieleni.

Monday/Trello/Asana

Podobnie jak lista zadań dla całego zespołu, te narzędzia mogą pomóc każdemu być na bieżąco nie tylko z własnymi obowiązkami, ale także z zadaniami, które przydzielono innym. Daje to poczucie odpowiedzialności, wyraźniejszego celu i motywacji, a także znacznie poprawia koncentrację. Dzięki zarządzaniu projektami i czasem każdy może w jednym miejscu sprawdzić przypisane sobie zadania – szczególnie gdy wymienione wyżej narzędzia działają synchronicznie. Na przykład Monday bezproblemowo łączy się z Twoimi dokumentami Dropbox bezpośrednio w ramach przepływu pracy. Możesz również dołączyć dowolny plik Dropbox do karty Trello. Aplikacja Asana również bezproblemowo integruje się z Dropbox – po prostu załącz plik Dropbox do projektu, a automatycznie zaktualizuje się on na obu platformach.

Bez względu na to, jak zorganizowaną osobą się sobie wydajesz, nie ma nic złego w chęci bycia jeszcze bardziej poukładanym — a dzięki Dropbox cały Twój zespół może dążyć do idealnej organizacji pracy.