Визначення обсягу проєкту простими словами: як створити документ про обсяг проєкту

Керування проєктами — складний процес, але один із найважливіших його етапів є одночасно і найпростішим: створення документа про обсяг проєкту. Цей документ окреслює цілі, кінцеві результати, завдання та терміни проєкту, і він слугує дорожньою картою для всіх учасників.

У цій статті ми пояснимо, що таке визначення обсягу проєкту, чому це важливо, і як створити документ про обсяг проєкту, який допоможе успішно керувати проєктами.

Що таке визначення обсягу проєкту?

Обсяг — це загальна кількість часу та роботи, які необхідні для завершення певного проєкту. Для цього потрібно визначити бюджет або витрати проєкту, цілі, кінцеві результати, завдання та терміни.

Коли ви дізнаєтесь, що включає в себе проєкт, визначення обсягу має бути спільним завданням, яке є узгодженим між вами й вашою командою та виконується до того, як розпочнеться будь-яка робота над проєктом.

Щоб формалізувати це, створіть акт про визначення обсягу проєкту, який можна підписати та зберігати для використання у майбутньому. Цей документ використовується разом із технічним завданням для забезпечення процесу керування проєктом і визначення обґрунтованих очікувань зацікавлених осіб.

Чому визначення обсягу проєкту є важливим?

Визначення обсягу проєкту є важливим з кількох причин. Воно допомагає вам:

• визначати більш обґрунтовані та досяжні цілі проєкту;
• підвищувати ефективність;
• визначати обґрунтовані бюджети або кошториси витрат для своєї команди;
• сформулювати, що включає в себе проєкт, для ключових зацікавлених осіб, щоб їм було легше це зрозуміти та використовувати цю інформацію у майбутньому;
• переконатися, що всі учасники команди діють узгоджено та зосереджені на установлених цілях або кінцевих результатах проєкту;
• запобігти розширенню проєкту за межі узгодженого обсягу;
• створити дорожню карту, за допомогою якої керівники або власники проєкту можуть планувати завдання та делегувати їх учасникам команди.

Як створити документ про обсяг проєкту

Створення документа про обсяг проєкту є простим процесом, але важливо виконати кілька ключових дій, щоб документ був вичерпним і ефективним.

1. Визначення цілей проєкту

Кожен успішний проєкт має головну мету — вона дає відповідь на запитання про причини та важливість роботи, яку ви виконуєте. Також мета допомагає підтримувати серед усіх учасників зосередженість та орієнтованість на досягнення спільного результату.

Визначення того, чого ви хочете досягти протягом життєвого циклу проєкту, надає важливий контекст для вас, вашої команди та зацікавлених сторін. Це має бути першим кроком у процесі планування будь-якого проєкту, оскільки він дає ясність для подальших дій щодо остаточного визначення обсягу проєкту.

Без чіткої мети проєкт може легко збитися з курсу або втратити своє призначення.

2. Отримання інформації від команди

Ваша команда — ваш найважливіший актив і ефективне джерело інформації. Її учасники мають відповідний досвід — вони можуть повідомити вам, скільки часу зазвичай займає певне завдання та як різні результати роботи пов’язані між собою. Від своєї команди ви можете отримати такі відомості:

• реалістичні терміни та цілі;
• очікування від проєкту, зокрема щодо відгуків від вашої команди;
• винятки — чи не просили зацікавлені особи про щось таке, що зазвичай не входить у обсяг проєкту цього типу?

Допомога вашої команди значно полегшує визначення етапів проєкту та його обґрунтованої дорожньої карти або графіка.

Такі інструменти, як Dropbox Paper, спрощують для команди проєкту співпрацю над документами про обсяг. Учасники команди можуть додавати свої запитання безпосередньо у коментарях до документа Paper, покращуючи комунікацію та групове розуміння проєкту, обсяг якого визначається.

Коли ваша команда працює спільно у Dropbox, усі матеріали, пов’язані із проєктом, зберігаються безпечно й централізовано.

3. Визначення етапів і дорожньої карти проєкту

Етапи надають проєкту чіткої структури та є одним із найважливіших елементів вашої роботи. Вони служать орієнтирами, за допомогою яких зацікавлені особи відстежують прогрес і можуть переконатися, що проєкт реалізується згідно із графіком.

Зацікавлені особи можуть звернутися до документу про обсяг проєкту, щоб отримати чітке уявлення про те, коли буде реалізовано ключові частини проєкту, коли відбуватимуться наради, та про інші важливі аспекти проєкту. Потім ви можете додати ці дані на графік або дорожню карту з зазначенням чітких дат початку та завершення для проєкту в цілому і термінів для окремих завдань або результатів роботи.

Наявність визначених етапів або термінів також може запобігти розповзанню обсягу, коли вимоги до проєкту або його кінцеві результати з часом починають збільшуватися і перевищують початковий обсяг проєкту. Маючи чіткий робочий процес і процедуру здачі й завершення проєкту, його зацікавлені особи можуть краще виявляти потенційні ризики чи проблеми на ранніх етапах і вносити корективи до дорожньої карти, перш ніж ситуація загостриться.

Щоб пришвидшити процес визначення обсягу проєкту, Dropbox Paper має низку безкоштовних шаблонів, які підійдуть для різних типів проєктів, — від плану запуску та дорожніх карт продуктів до календарів вмісту та планів виготовлення відеозаписів.

4. Упорядкування важливої інформації

Отримавши всі відомості та дані від тих, хто працюватиме над проєктом, треба об’єднати все це в документі про обсяг проєкту. 

Ключові дані, які потрібно включити:

• назва та опис проєкту;
• термін виконання;
• керівник або власник проєкту;
• інші учасники команди, які працюють над проєктом, а також їхні ролі та обов’язки;
• ціль проєкту;
• кінцеві результати;
• завдання, що входять в обсяг робіт;
• будь-які завдання, що не входять в обсяг робіт;
• обмеження та міркування;
• наявні ресурси.

Рекомендації щодо використання документа про обсяг проєкту

Окрім створення акта про визначення обсягу проєкту, є кілька рекомендацій, якими можна скористатися для ефективного визначення обсягу проєкту. Ось вони:

• Укажіть якомога конкретніші дані про обсяг проєкту, зокрема вимірні дії для звітування про успішність проєкту.
• Спочатку визначте ключові елементи, такі як цілі та кінцеві результати, а потім, ідучи у зворотному напрямку, докладно пропрацюйте графік проєкту та керування ресурсами.
• Робіть висновки з попередніх проєктів, щоб якомога краще визначити обсяг поточного проєкту.
• Щоб спростити отримання підтримки від відповідних зацікавлених осіб, чітко визначте обмеження або винятки проєкту та його результати.

Чітке та ефективне визначення обсягу проєкту

Dropbox — це ідеальне місце для централізованого зберігання файлів, що використовуються у ваших проєктах, а також для керування ними та отримання про них відгуків. Підвищуйте довіру зацікавлених осіб, оперативно надаючи їм відомості про новини й розвиток проєкту та підтримуючи їхню залученість протягом усього життєвого циклу проєкту.

Зберігаючи все на одній платформі, ви й ваша команда можете оптимізувати процес керування проєктом і витрачати більше часу на розробку та реалізацію надійної стратегії проєкту, а менше часу — на пошуки документів або хвилювання через те, де збережено матеріали проєкту.