Come utilizzare al meglio le app di gestione del tempo

Gestire meglio il tempo

Il concetto di “gestione del tempo” può sembrare l'anticamera della microgestione, che, si sa, non porta alcun beneficio alla cultura aziendale. Tuttavia, cogliere l'opportunità di migliorare la gestione del tempo può fare una grande differenza in termini di produttività, motivazione e benessere della persona. Inoltre, con così tante applicazioni e programmi di gestione del tempo a disposizione (molti dei quali sono perfettamente integrati con Dropbox), questo processo potrebbe essere più semplice di quanto credi.

Come posso migliorare la gestione del tempo?

Anche se sei il tipo di persona che non rimane mai vittima della procrastinazione, qualche piccolo accorgimento per la gestione del tempo può comunque aiutarti a sfruttare al meglio la tua giornata. Prima di gettarti a capofitto su tabelle e calendari, però, considera questi suggerimenti per la gestione del tempo:

Mindfulness

Una scarsa gestione del tempo comporta elevati livelli di stress, esattamente come pretendere troppo da se stessi o lavorare eccessivamente. Praticare un po' di mindfulness sul lavoro può aiutarti ad acquisire una maggiore comprensione delle tue abitudini personali e del modo in cui ti approcci alle situazioni. Quando ti assegni le attività durante la giornata, pensa al tuo equilibrio lavoro-vita privata e agli orari in cui sei al massimo della produttività, tenendo presente il tempo per le pause, così da attenuare il rischio di burnout.

Gestione dei team

La gestione del tempo è una questione soggettiva, ma ti sorprenderà scoprire cosa si può ottenere con un po' di spirito di squadra. Prima di imporre quello che tu ritieni essere un metodo di gestione del tempo efficace, assicurati di conoscere le abitudini, i punti di forza e i punti deboli del team. Conoscere i membri del team attraverso incontri di persona o attività di team building virtuali aiuta ad allineare gli obiettivi di tutti. A tale proposito, gli obiettivi SMART possono essere di grande aiuto. Dopotutto, non ha senso adottare una tecnica di gestione del tempo efficace se non si ha nulla di significativo su cui lavorare. Se il tuo team ha difficoltà a gestire le tempistiche di un progetto, evita di organizzare troppe riunioni e trova altri modi per condividere gli aggiornamenti. Ad esempio si potrebbero usare le registrazioni dello schermo e i video messaggi realizzati con Dropbox Capture. Una volta definiti gli obiettivi, puoi creare una tabella degli orari che funzioni non solo per te, ma che consenta anche ai membri del team di sfruttare al meglio il loro tempo.

Preparati ai contrattempi

Questa regola dovrebbe valere per qualunque posto di lavoro, tecniche di gestione del tempo o meno. Spesso le cose non vanno come previsto, perciò non aspettarti che un po' di gestione del tempo possa fare miracoli. Certo, può aiutarti ad avanzare lungo il percorso più rapidamente, ma ciò non significa che qualcosa non possa andare storto o che tu non possa impiegare tempi più lunghi del previsto. Alcune delle società di maggior successo al mondo promuovono una cultura del fallimento, poiché da esso derivano preziosi insegnamenti. Riservarsi del tempo per riflettere su come migliorare i processi è fondamentale per qualsiasi azienda e consente senza dubbio di risparmiare tempo in futuro.

Quali sono le migliori applicazioni per la gestione del tempo?

Esistono numerosi software e altri strumenti per la gestione del tempo, che vanno da semplici elenchi delle attività a vere e proprie applicazioni. Queste app di monitoraggio ti aiutano a organizzare la giornata in maniera più efficiente, su dispositivi iOS e Android.

Toggl

Il monitoraggio è una parte fondamentale della gestione del tempo, poiché ti consente di comprendere meglio le tue abitudini e la domanda di attività quotidiane. Avendo a disposizione queste informazioni, puoi creare una tabella ben strutturata che lasci abbastanza spazio a tutte le attività. A volte, però, creare questi schemi è più facile a dirsi che a farsi. Per fortuna, ci pensa Toggl a rendere più semplice questo passaggio. Questa applicazione per la produttività, non solo fa da tracker e da registro dei tuoi tempi, ma può aiutarti anche con la gestione dei progetti e del budget.

Remember the Milk

Remember the Milk è un elenco attività intelligente che si utilizza insieme ad altre app, come ad esempio la posta elettronica, per creare un elenco sintetico delle attività della giornata. Con elenchi condivisibili e promemoria automatici, potrai rimanere sempre al passo con i tuoi obiettivi giornalieri, settimanali o mensili. E i promemoria non si limitano solo a notifiche push che passano facilmente inosservate, ma puoi riceverli anche per e-mail, messaggio di testo, tweet o messaggio istantaneo su Skype.

Forest

Basata sull'idea di flusso, creatività e concentrazione, l'applicazione di gestione del tempo Forest ti consente di riservare del tempo per queste importanti attività. Quando inizi a lavorare su un'attività, pianti un albero nell'app. Più a lungo ti concentri, più l'albero cresce, finché non ti trovi con una piccola foresta. È un modo semplice e innovativo per rimanere al passo con le tempistiche e aggiungere un pizzico di responsabilità in più, anche se si tratta solo di piante virtuali.

Quali strumenti per la gestione del tempo posso usare?

Quando gestisci un intero team, una semplice applicazione non soddisferà tutte le esigenze legate alla gestione del tempo. Se il tuo team fatica a rimanere al passo con tempistiche e attività, potrebbe essere il caso di investire in un software di gestione vero e proprio. Un aspetto che devi tenere a mente quando inizi ad attrezzare il tuo team con tutte queste aggiunte, è che non tutti gli strumenti di gestione del tempo sono definiti tali.

Ad esempio, Slack può farti risparmiare minuti preziosi che verrebbero altrimenti impiegati per scrivere un'e-mail o cercare fisicamente un collega, eppure non lo definiresti uno strumento di gestione del tempo. Perciò, pensa fuori dagli schemi, rifletti sulle perdite di tempo che ti rubano la giornata e decidi cosa fare per contrastarle.

Le integrazioni di Dropbox per la gestione del tempo

Dall'archiviazione sicura dei file a una semplice collaborazione, Dropbox ti aiuta a semplificare e organizzare il tuo lavoro. Sia che organizzi accuratamente i file in cartelle condivise o che usi Dropbox Paper come gestore di attività, Dropbox ti consente di organizzare il lavoro e il tempo dei membri del team. Inoltre, con le integrazioni delle app che ti permettono di sfruttare al meglio il tuo tempo, Dropbox migliora la collaborazione, accelera i tempi di consegna e promuove un'organizzazione più efficiente.

Ecco alcune app per Windows e Mac che funzionano perfettamente con Dropbox per consentirti di risparmiare tempo e di gestirlo in modo più intelligente.

Slack/Zoom

La messaggistica istantanea può farti risparmiare preziosi minuti durante la giornata. Inoltre, sapere che qualsiasi persona di cui hai bisogno è a portata di clic, rende tutto più semplice e ha un effetto positivo, specialmente sui nuovi dipendenti. Queste conversazioni in tempo reale consentono di discutere rapidamente degli argomenti più disparati, fornendo un ambiente più personale e informale in cui parlare di lavoro. Lavorando in Dropbox, puoi avviare una riunione Zoom o una conversazione Slack direttamente dal documento di Dropbox Paper, eliminando i continui passaggi da una piattaforma all'altra. Riunire i contenuti e le conversazioni in un unico posto ti consente di mantenere la concentrazione senza interrompere il lavoro, rendendo la collaborazione fluida anche quando i team lavorano a distanza.

Monday/Trello/Asana

Questi strumenti fungono da elenchi attività e forniscono ai membri del team una visione chiara non solo delle loro attività, ma anche di quelle dei colleghi. Questo approccio promuove un senso di responsabilità, determinazione e coinvolgimento, oltre a favorire un'elevata concentrazione. Tramite gli strumenti per la gestione dei progetti e del tempo, chiunque può vedere a colpo d'occhio quali attività devono essere completate, soprattutto quando li si utilizza in maniera complementare. Ad esempio, Monday collega i documenti Dropbox direttamente ai flussi di lavoro, mentre con Trello puoi prendere qualsiasi file archiviato in Dropbox e allegarlo a una scheda. Asana, invece, si integra perfettamente con Dropbox: allega un file Dropbox a un progetto e si aggiornerà automaticamente su entrambe le piattaforme.

Anche se hai già una buona organizzazione, non c'è nulla di male nell'adottare qualche piccolo accorgimento per essere ancora più efficiente. Con Dropbox a portata di mano, tutto il team può creare il flusso di lavoro ideale.