便利な時間管理アプリを最大限に活用する

やることは多いのに時間がない。そんなとき、時間管理アプリがあれば作業を次々とこなすことができます。

時間をより効率的に管理する

時間管理という言葉には、社員の仕事ぶりを過剰に管理するマイクロマネジメントのような響きがあるかもしれません。マイクロマネジメントが企業文化にとって良くないことは誰もが知っています。でも、自分の時間を完璧に管理するチャンスが得られるということは、生産性やモチベーション、そして心の平和のために大きな違いがあります。また、時間管理のためのアプリやプログラムはとてもたくさん出回っていて、その多くは Dropbox とシームレスに連携しているので、使い始めるのはそれほど難しくはありません。

より良い時間管理の方法とは

やるべきことを先延ばしにして後で憂き目を見るような人間ではないという方も、多少なりとも時間を管理していれば、一日を充実させることができます。ただし、時間割やカレンダーを見るよりも先に、頭に入れておくべき時間管理のヒントがいくつかあります。

マインドフルネス（今の瞬間に心を開く）

時間管理が十分でないとストレスが増えるだけではなく、自分に期待しすぎることや、単純にやりすぎることにもつながります。少しでも仕事にマインドフルネスを取り入れれば、自分の癖を知り、自分が状況にどう対処しているかを理解することができます。一日のタスクを自分に割り当てるときは、ワークライフバランスについて考え、自分が最も生産的になれるとわかっている時間帯を考慮し、燃え尽き症候群に陥らないよう十分な休憩の時間を設けてください。

チーム管理

時間管理は一人ひとり個人のものですが、ちょっとしたチームワーク精神があれば、驚くほど大きな成果を得ることができます。自分が効果的な時間管理術だと思うことを押し付けようとする前に、チームの習慣や強み、弱みをしっかりと把握しておいてください。対面での顔合わせやバーチャルチーム構築のための取り組みを通じてチームメンバーに対する理解を深めておくと、個々の目標をチームの目標に合わせてすり合わせやすくなります。ここでは、やはり SMART の目標を立てるとよいでしょう。取り組む甲斐のある目標がなければ、時間管理術を取り入れても意味がないからです。チームがプロジェクトの時間管理に問題を抱えている場合は、会議を増やさずに、最新情報を共有する他の方法を探してください。たとえば、Dropbox Capture で画面録画や動画メッセージを作成するのも 1 つの方法です。目標を設定したら、自分だけでなく、チーム全体のベストを引き出す作業時間割を作成できます。

挫折を覚悟する

これは、時間管理の有無にかかわらず、あらゆる職場に当てはまるはずです。物事は常に計画どおりに進むとは限りません。ちょっとした時間管理で奇跡が起こるとは思わないでください。確かに、思ったよりも早く最適な経路をたどることになるかもしれませんが、だからと言って失敗しない、または予想以上に時間がかかることはない、というわけではありません。世界で最も成功している企業の中には、失敗の文化を育み、それを契機としたユニークな学びを大切にしている会社もあります。プロセスをどのように改善できるかを考える時間を確保することは、どのようなビジネスでもきわめて重要であり、将来的には必ず時間の節約につながります。

どの時間管理ツールを使うべきか

チーム全体を管理する場合、シンプルなアプリでは時間管理のニーズを解決できません。締め切りや作業に追われているチームメンバーの管理に苦労しているのであれば、本格的な時間管理ソフトウェアにお金をかけてみるのもいいかもしれません。こうした特別なツールを自分自身やチームに装備しようとするときに留意すべきことは、時間の管理に利用できるアプリがすべて時間管理ツールと呼ばれているわけではないということです。

たとえば、Slack は同僚にメールを送る、または実際に会いに行くのにかかる貴重な時間を節約できますが、時間管理ツールとは思われていないでしょう。枠にとらわれず、一日の時間を浪費している無駄な要素ときちんと向き合い、それを解消するために何が必要かを決めてください。

Dropbox インテグレーションによる時間管理

安全なファイルストレージから簡単なコラボレーションまで、Dropbox は業務の効率化とコンテンツの整理に役立つサービスです。Dropbox では、すべてのファイルを共有フォルダで完璧に整理し、Dropbox Paper を使ってタスクを管理するなど、さまざまな機能でチームメンバーの仕事と時間を整理できます。また、時間を有効活用できるアプリインテグレーションを活用すれば、共同作業の改善、ターンアラウンドタイムの短縮、組織の効率化も可能です。

ここでは、Windows と Mac の両方で Dropbox とスムーズに連携し、時間の節約と管理に役立つアプリをいくつかご紹介します。

Slack/Zoom

インスタントメッセージングは、一日を通して貴重な時間を節約できる便利な機能です。しかしそれ以上に、クリックするだけで必要な相手に連絡できることがわかっていると非常に心強く、特に新入社員にとってはプラスの効果があります。このようにリアルタイムで会話をすることで、作業がスムーズにはかどり、リラックスした雰囲気の中で仕事の話ができるようになります。Dropbox で作業すれば、Zoom ミーティングや Slack メッセージを Dropbox Paper ドキュメントから直接開始でき、ツール間を行き来する必要はなくなります。コンテンツと会話を 1 か所にまとめておくことで、集中とアイデアの流れを保つことができ、チームが離れていてもスムーズな共同作業が可能になります。

Monday/Trello/Asana

これらのツールをチーム全体の To-do リストのように使うことで、自分のものだけでなく全員のタスクを明確に把握することができます。そうすれば、説明責任を常に自覚し、より強い目的意識と意欲を持ち、集中力を高めることができます。プロジェクト管理と時間管理のツールでは、特にそれらが連携して機能している場合、何をすべきかを全員が 1 か所で確認することができます。たとえば、Monday はワークフローから直接 Dropbox のドキュメントにシームレスにリンクでき、Trello カードには Dropbox のファイルを添付することができます。また、Asana も Dropbox と簡単に連携して利用することができ、Dropbox ファイルをプロジェクトに添付するだけで、両方のチャンネルで自動的に更新されるようになります。

自分では十分に整理整頓していると思う方も、念を入れておくに越したことはありません。Dropbox を味方につければ、チーム全体で完璧なワークフローを目指すことができます。