효율적인 시간 관리
시간 관리라고 하면 상사가 부하 직원이 하는 모든 것을 세세하게 관리하고 감시하는 것을 떠올리기 쉽습니다. 그리고 이것이 조직 문화에 악영향을 미친다는 사실은 누구나 알고 있죠. 하지만 시간 관리를 제대로 한다면 생산성, 동기, 웰빙에 큰 영향을 줄 수 있습니다. 게다가 오늘날에는 손쉽게 다양한 시간 관리 앱과 프로그램을 구할 수 있고, 이중 대다수가 Dropbox와 통합이 가능하죠. 시간 관리, 생각처럼 어렵지 않습니다.
시간을 잘 관리하는 법
눈앞의 일을 절대 미루지 않는 사람이라고 하더라도 약간의 시간 관리만으로 하루를 더 가치 있게 보낼 수 있습니다. 일정표와 달력을 찾기 전에 먼저 다음과 같은 시간 관리 팁을 고려해보세요.
마음챙김
시간을 제대로 관리하지 못하면 스트레스 수치가 높아집니다. 하지만 스스로에 대한 기대치가 너무 높다거나 너무 많은 일을 할 때도 마찬가지 결과가 발생하죠. 직장에서 잠깐이라도 마음챙김 수행을 하면 나 자신의 습관과 상황에 대처하는 방식을 보다 잘 이해할 수 있습니다. 하루의 업무 일정을 계획할 때 일과 삶의 균형, 그리고 언제 생산성이 가장 높은지 생각해보세요. 번아웃이 되지 않도록 충분한 휴식 시간도 가져야 합니다.
팀 관리
시간은 개개인이 관리하지만, 약간의 공동체 정신을 발휘하면 놀라울 정도로 많은 것을 이룰 수 있습니다. 팀에 적합할 것 같은 시간 관리 기법을 적용하기 전에 먼저 팀의 습관과 강점, 약점을 파악하도록 하세요. 직접 만나거나 가상 팀 활동을 진행하며 팀을 더 잘 파악하게 되면 이에 맞춰 개인의 목표를 설정할 수 있습니다. 여기서 SMART 목표 설정 기법이 도움이 될 수 있는데요, 가치 있는 목표가 없다면 시간 관리 기법을 활용하는 것이 의미가 없기 때문입니다. 목표를 설정한 후에는 나와 팀 전체에 최상의 결과를 가져올 수 있는 방향으로 업무 일정표를 만들어보세요.
차질에 대비
시간을 관리하든 하지 않든 모든 일에 적용되는 진리가 있습니다. 바로 모든 일이 항상 계획대로 진행되지는 않는다는 것이죠. 시간을 관리한다고 해서 기적이 일어날 것이라고 기대하지는 마세요. 임계 경로를 생각보다 빨리 완료할 순 있어도, 그렇다고 해서 일이 잘못되거나 예상보다 더 많은 시간이 걸리지 않는다는 보장은 없습니다. 전 세계에서 가장 성공한 기업 중에는 실패의 문화를 육성해 실패에서 교훈을 얻을 수 있도록 장려하는 곳도 있습니다. 프로세스를 어떻게 개선할 수 있는지 생각해보는 시간을 갖는 것은 어떤 기업에나 중요한 일이며, 이를 통해 미래의 시간을 절약할 수 있죠.
최고의 시간 관리 앱
오늘날에는 단순한 할 일 목록에서부터 다양한 기능을 갖춘 앱까지 수많은 시간 관리 소프트웨어 솔루션과 기타 시간 도구를 찾아볼 수 있습니다. Android 장치를 사용하든 iOS 장치를 사용하든 이러한 시간 추적 앱을 사용해 하루의 시간을 조금 더 효율적으로 체계화할 수 있죠.
Toggl
시간 관리의 핵심 요소는 시간 추적으로, 이를 통해 나의 업무 습관과 일상적인 업무의 수요를 보다 잘 이해할 수 있습니다. 이 정보를 기반으로 업무에 충분한 시간을 할애할 수 있는 완벽한 업무 일정표를 만들 수 있죠. 하지만 이러한 정보를 얻는다는 것이 말처럼 그렇게 쉽지는 않습니다. 이럴 땐 Toggl을 사용해 정보를 간편하게 얻어보세요. 이 생산성 앱은 개인용 시간 추적기와 근무 시간 기록표의 역할을 할 뿐 아니라 프로젝트 관리와 예산 배정 기능까지 지원합니다.
Remember the Milk
스마트한 할 일 목록 Remember the Milk는 이메일 받은 편지함 등의 다른 앱과 함께 사용하며 하루의 업무 목록을 간결하게 작성하는 데 유용합니다. 공유 가능한 목록과 자동 리마인더 기능을 통해 매일, 매주, 매월의 목표를 달성해보세요. 리마인더는 푸시 알림처럼 쉽게 무시할 수 없죠. 이메일, 문자메시지, 트윗, Skype 인스턴트 메시지 중 원하는 형식을 선택해 리마인더를 받아보세요.
Forest
Forest는 몰입력, 창의력, 집중력을 활용하는 시간 관리 앱으로, 중요한 업무를 위한 시간을 따로 설정할 수 있는 기능을 제공합니다. 업무를 시작하면 앱이 나무 한 그루를 심고, 업무에 집중할수록 나무가 자라면서 결국에는 나만의 작은 숲이 생기죠. 참신하고 재미있는 방식으로 업무에 집중할 수 있고, 비록 가상의 숲이기는 해도 책임감을 조금 더 강화할 수 있습니다.
시간 관리 도구를 선택하는 요령
팀 전체를 관리하는 경우라면 단순한 앱으로는 시간 관리 문제를 해결할 수 없습니다. 팀원들이 마감일을 완수하고 업무를 완료하도록 이끄는 것이 버겁다면 정식 시간 관리 소프트웨어를 사용하도록 하세요. 다양한 기능이 제공되는 소프트웨어를 선택할 때 염두에 두어야 할 점은 모든 시간 관리 도구에 시간 관리 도구라는 라벨이 붙어있지는 않다는 것입니다.
예를 들어, Slack은 이메일을 전송하거나 동료를 직접 찾아가는 데 드는 소중한 시간을 절약해주지만 Slack을 시간 관리 도구로 생각하지는 않죠. 그러니 고정관념에서 벗어나 시간을 잡아먹는 것에는 어떤 것들이 있는지 파악한 후 이러한 문제를 해결하려면 무엇이 필요한지 결정하세요.
Dropbox 통합을 통한 시간 관리
Dropbox는 업무를 간소화하고 체계화할 수 있는 공간입니다. 안전한 파일 스토리지에서부터 간편한 협업 기능까지 다양한 기능이 제공되죠. 공유 폴더에 모든 파일을 정갈하게 정리할 때든, Dropbox Paper를 작업 관리 프로그램으로 사용하든, Dropbox로 팀원들의 업무와 시간을 체계적으로 관리해보세요. 또한, Dropbox 앱 통합 기능을 사용하면 시간을 보다 효율적으로 활용할 수 있어 협업이 원활해지고, 처리 시간이 빨라지며, 정리의 효율성도 높아집니다.
아래에서 Windows와 Mac에서 Dropbox와 완벽하게 통합되는 대표적인 시간 관리 앱을 살펴보도록 하죠.
Slack/Zoom
인스턴트 메시지는 소중한 1분 1초를 절약해줍니다. 그리고 무엇보다도 클릭 한 번이면 어느 동료에게든 연락할 수 있다는 사실 그 자체로 마음이 든든해집니다. 특히 신규 직원의 경우라면 말이죠. 이러한 실시간 대화를 통해 우리는 일을 빠르게 처리하고, 조금 더 개인적이고 편안한 분위기에서 업무를 논의할 수 있습니다. Dropbox를 업무 플랫폼으로 사용하면 Dropbox Paper 문서에서 바로 Zoom 회의나 Slack 대화를 시작할 수 있어 플랫폼을 전환할 필요가 없습니다. 한 공간에서 콘텐츠 작업과 대화가 가능해 집중력과 몰입력이 높아지고 팀원들이 서로 떨어져 있는 상황에서도 협업을 원활하게 진행할 수 있죠.
Monday/Trello/Asana
Monday/Trello/Asana는 본인은 물론 다른 팀원의 업무까지 명확하게 파악할 수 있는 팀 전체를 위한 할 일 목록 도구입니다. 이러한 도구는 책임감을 키우고, 목적의식과 추진력을 강화하며, 집중력을 향상하는 데 유용합니다. 프로젝트 관리 도구와 시간 관리 도구를 사용하면 모두가 한 공간에서 처리해야 할 일을 확인할 수 있습니다. 그리고 이러한 도구들을 함께 연동해서 사용하면 효율성이 더 향상됩니다. Monday 워크플로에서 바로 Dropbox 문서를 링크로 연결하고, 원하는 Dropbox 파일을 Trello 카드에 첨부하는 것처럼 말이죠. Asana도 Dropbox와 간단하게 통합해 사용할 수 있는데요, Dropbox 파일을 프로젝트에 첨부하면 양쪽 채널에 파일이 자동으로 업데이트됩니다.
아무리 정리를 잘하는 사람이라고 해도 조금 더 완벽함을 갖추는 것이 해가 되지는 않습니다. 그리고 Dropbox와 함께하면 팀 전체가 완벽한 워크플로에 한 발자국 더 다가갈 수 있죠.