У якому б відділі й на якій посаді ми не працювали, під час роботи ми створюємо величезну кількість документів та інших файлів. Але як же легко вони губляться в розлогій екосистемі компанії! Тож як їх шукати?
Тут і стає в пригоді система документообігу, яка оптимізує робочі процеси, підвищує ефективність і продуктивність та в результаті заощаджує безцінний час вашої команди.
У цій статті розповідається, що таке система документообігу та які переваги її використання. А ще тут є кілька порад, як вибрати найкраще рішення для своїх потреб.
Що таке документообіг?
Документообіг — це процес записування, зберігання, архівування, відстеження й отримання електронних документів у компанії. До них серед іншого належать PDF-файли, текстові файли різних форматів, а також відеозаписи та скановані копії паперових документів, приміром квитанцій.
Цифрова система документообігу допомагає відмовитись від паперових документів, спрощує редагування вмісту, наприклад PDF-файлів, передавання файлів на електронне підписання й інші важливі бізнес-процеси.
Система документообігу дає змогу записувати документи різних типів із різних джерел, зокрема електронні листи, онлайн-форми та спільні цифрові файли, а також зберігати їх у захищеному й легкодоступному місці.
Для чого потрібна цифрова система документообігу?
Проста й водночас багатофункціональна система документообігу забезпечить надійний захист документів і зробить роботу з ними максимально ефективною.
У наш час, взаємодіючи з клієнтами, колегами та іншими людьми в процесі роботи, ми створюємо величезну кількість даних, обмінюємось ними й спільно над ними працюємо. Цифрова система документообігу дає змогу зберігати файли й папки з цими даними так, щоб вони були водночас доступні й захищені протягом усього часу роботи над відповідними проєктами.
Чим корисні системи документообігу?
Впровадивши систему документообігу, компанія отримує цілу низку переваг.
1. Командна робота та співпраця
Коли учасники команди знають, де зберігаються всі потрібні їм файли та папки, співпраця в режимі реального часу значно полегшується. Більше не потрібно пересилати документи туди-сюди за допомогою електронної пошти та інших засобів зв’язку.
Стає значно простіше обмінюватися вмістом із клієнтами та іншими зовнішніми користувачами. А зберігання документів у захищеному місці та обмеження доступу до них лише певним колом людей підносить безпеку всього процесу співпраці на новий рівень.
2. Зручність доступу
Варто лише уявити компанію, де всі документи зберігаються в паперовому вигляді та ще й у багатьох різних місцях, — і стане очевидним, наскільки простіше працювати з ними в централізованій електронній системі, а особливо коли вона хмарна. Адже тоді всі потрібні документи доступні учасникам команди будь-де й на будь-якому пристрої.
Тож незалежно від того, чи ви працюєте з дому чи перевіряєте якісь завдання в дорозі, ви ніколи не втратите жодного документа, бо вони зберігаються в захищеному хмарному сховищі.
А ще в централізованому просторі для зберігання документів значно простіше відшукати потрібний файл — адже документи більше не розпорошено по складних ієрархіях папок, що неминуче породжує проблеми з доступом.
3. Вищий рівень безпеки
Користуючись такими вбудованими функціями безпеки Dropbox, як Надіслати та відстежувати, ви зможете надавати дозволи на доступ і дізнаватись, де, коли та як документ переглядали, редагували й спільно використовували.
Адміністратор надаватиме доступ до документа лише тим користувачам, яким він потрібний, захищаючи в такий спосіб конфіденційні відомості та забезпечуючи дотримання нормативних вимог.
У багатьох галузях належне керування документами вже стає юридичним імперативом, а отже, наявність надійної системи документообігу допоможе продемонструвати аудиторам, що ви дотримуєтесь відповідних законів і правил.
4. Підвищення ефективності та продуктивності
Завдяки комплексній системі документообігу вам не доведеться витрачати час на пошуки файлів у різних програмах, на різних пристроях чи вкладках у браузері.
А якщо додатково вдосконалити процеси за допомогою засобів на базі ШІ, таких як Dropbox Dash, то все потрібне ви знаходитимете кількома клацаннями, незалежно від типу метаданих чи формату файлу, заощаджуючи дорогоцінний час і зусилля.
На що звернути увагу, вибираючи систему документообігу
Щоб програмне забезпечення для документообігу було справді корисним, його ключові функції мають бути зручними й ефективними:
- керування версіями — можливість переглянути етапи створення поточного документа та його відмінності від попередніх версій;
- безпека та керування доступом — шифрування файлів і можливість захистити паролем важливі документи;
- автоматизація робочих процесів — швидше виконання трудомістких завдань, наприклад створення папок та керування ними;
- співпраця — централізоване зберігання документів і функції, які дають змогу працювати з ними кільком колегам одночасно;
- пошук та отримання файлів — вибирайте таке програмне забезпечення, у якому легко буде шукати потрібні документи.
Також потрібно, щоб вибрана система ідеально вписалась у ваш робочий процес документообігу, тобто щоб учасники вашої команди й надалі без проблем створювали документи, надавали до них доступ і керували ними.
Єдина централізована система документообігу
Dropbox — ідеальне місце для централізованого зберігання файлів, що використовуються у ваших проєктах, а також для спільної роботи з цими файлами та отримання відгуків. З Dropbox легко буде створювати й редагувати документи, ділитися ними з учасниками команди, а також отримувати доступ до них звідки завгодно та коли завгодно.