Bagaimana untuk memanfaatkan apl pengurusan masa yang terbaik sepenuhnya

Menguruskan masa anda dengan lebih baik

Pengurusan masa mungkin kedengaran seperti gerbang ke pengurusan mikro—dan semua orang tahu itu tidak baik untuk sebarang budaya korporat. Namun, mengambil peluang untuk menyempurnakan pengurusan masa anda sendiri boleh membuat perbezaan bagi produktiviti, motivasi dan kesejahteraan anda. Selain itu, dengan begitu banyak apl dan program pengurusan masa yang tersedia dan kebanyakan daripadanya bersepadu dalam Dropbox dengan lancar, maka ini lebih mudah daripada yang anda fikirkan.

Bagaimanakah saya boleh meningkatkan pengurusan masa?

Walaupun anda sejenis yang tidak akan menjadi mangsa pelengahan, tetapi pengurusan masa masih boleh membantu anda memanfaatkan sepanjang hari. Sebelum anda mula melihat jadual waktu dan kalendar, terdapat beberapa tip pengurusan masa untuk dipertimbangkan:

Keprihatinan

Pengurusan masa yang teruk menjurus kepada tahap tekanan yang tinggi, tetapi sama juga apabila anda terlalu mengharapkan perkara hebat daripada diri sendiri atau melakukan terlalu banyak perkara. Sedikit keprihatinan semasa bekerja boleh benar-benar membantu tabiat peribadi anda dan cara anda mendekati situasi tersebut. Apabila memperuntukkan tugasan kepada diri sendiri sepanjang hari, fikirkan tentang keseimbangan kehidupan kerja anda dan waktu anda paling produktif serta memberikan masa yang secukupnya untuk anda berehat bagi mengurangkan kelesuan.

Pengurusan pasukan

Pengurusan masa bersifat peribadi bagi setiap individu tetapi anda akan kagum dengan perkara yang boleh dicapai dengan semangat berpasukan. Sebelum anda menerapkan perkara yang dianggap sebagai teknik pengurusan masa yang berkesan, pastikan anda mengetahui tabiat, kekuatan dan kelemahan pasukan anda. Mengenali pasukan anda secara bersemuka atau pembinaan pasukan maya membantu anda menyelaraskan matlamat individu. Matlamat SMART boleh membantu di sini, lagipun, tiada gunanya anda mengguna pakai teknik pengurusan masa jika anda tiada apa-apa yang bermakna untuk dikerjakan. Jika pasukan anda menghadapi kesukaran mengurus masa dengan projek, elakkan lebih banyak mesyuarat dan cari cara lain untuk berkongsi kemas kini. Satu cara ialah rakaman skrin dan mesej video yang dibuat dengan Dropbox Capture. Selepas menetapkan matlamat, anda boleh mencipta jadual waktu kerja yang bukan sahaja sesuai untuk anda, tetapi memberikan yang terbaik bagi seluruh pasukan anda.

Bersedia untuk menghadapi halangan

Ini sememangnya benar untuk setiap tempat kerja, sama ada waktu diuruskan atau tidak. Bukan semuanya berjalan seperti yang dirancang. Jangan mengharapkan sedikit pengurusan masa akan membuahkan keajaiban. Sudah tentulah, anda mungkin mengharungi laluan penting anda lebih cepat daripada yang disangkakan, tetapi ini tidak bermakna semuanya akan berjalan lancar atau mengambil masa lebih lama daripada yang dijangkakan. Sesetengah perniagaan yang paling berjaya memupuk budaya kegagalan di dunia ini dan pembelajaran unik yang dicetuskan oleh budaya ini. Mengetepikan masa untuk merenungkan tentang cara proses boleh ditingkatkan adalah penting bagi sebarang perniagaan dan sudah pasti akan menjimatkan masa pada masa akan datang.

Apakah apl pengurusan masa yang terbaik?

Daripada apl senarai tugasan yang ringkas kepada yang lengkap, terdapat banyak penyelesaian perisian pengurusan masa dan alat lain untuk membantu anda mengawal masa anda. Sama ada anda menjalankan apl daripada peranti Android atau iOS, apl penjejakan ini boleh membantu anda memulakan pengaturan masa hari anda dengan lebih berkesan.

Toggl

Penjejakan masa adalah bahagian penting dalam pengurusan masa kerana ini membolehkan anda memahami tabiat anda dan permintaan tugasan harian anda dengan lebih baik. Dengan maklumat ini, anda boleh membentuk jadual waktu sempurna yang menugaskan masa yang mencukupi untuk tugas anda. Mendapatkan maklumat itu tidaklah mudah, maka Toggl memudahkan proses ini. Bukan sahaja Toggl berfungsi sebagai penjejak masa peribadi dan lembar masa, apl produktiviti ini juga boleh membantu dengan pengurusan projek dan peruntukan belanjawan.

Remember the Milk

Senarai tugasan yang dijadikan lebih pintar, iaitu Remember the Milk berfungsi dengan apl lain seperti peti masuk e-mel anda untuk mencipta senarai tugasan yang ringkas untuk hari anda. Senarai boleh kongsi dan peringatan automatik akan mengikuti perkembangan anda untuk mencapai matlamat harian, mingguan atau bulanan anda. Peringatan bukan sekadar pemberitahuan tolak yang boleh diketepikan dengan mudah. Anda boleh memilih untuk menghantar peringatan sebagai e-mel, teks, tweet atau pun mesej segera melalui Skype.

Forest

Menggunakan idea aliran, kreativiti dan fokus, apl pengurusan masa Forest membolehkan anda meluangkan masa untuk menguruskan tugas yang penting. Apabila anda memulakan tugas, anda menanam satu pokok dalam apl. Lebih lama anda menumpukan perhatian, lebih besar pokok tersebut sehingga anda akan memiliki hutan kecil pada akhirnya. Ini merupakan cara baharu dan menyeronokkan untuk membantu anda mengikuti jadual, menambah sedikit kebertanggungjawapan, walaupun hanya melalui pokok renek maya.

Apakah alat pengurusan masa yang boleh saya gunakan?

Apabila anda menguruskan seluruh pasukan, apl yang ringkas tidak akan menyelesaikan keperluan pengurusan masa anda. Sekiranya anda sukar untuk memastikan ahli pasukan mengikuti tarikh akhir dan tugas, maka sudah tiba masanya untuk melabur dalam perisian pengurusan masa yang lengkap. Satu perkara yang perlu diingat semasa anda melengkapi sama ada diri atau pasukan anda dengan penambahan ini, bukan semua alat pengurusan masa yang akan dilabel sebegitu.

Misalnya, Slack boleh membantu anda menjimatkan minit yang berharga yang diperlukan untuk menghantar e-mel atau mencari rakan sekerja secara fizikal, tetapi anda tidak menganggapnya sebagai sebuah alat pengurusan masa. Jadi, sila berfikir di luar kotak dan mengakui perkara yang membuang masa anda dan tentukan perkara yang diperlukan untuk memperbaikinya.

Pengurusan masa dengan penyepaduan Dropbox

Daripada simpanan fail yang selamat kepada kerjasama yang mudah, Dropbox membantu anda memperkemaskan dan menyusun kerja anda. Sama ada anda menyusun semua fail dengan rapi dalam folder kongsian atau menggunakan Dropbox Paper sebagai pengurus tugas, Dropbox boleh membantu anda menyusun kerja dan masa ahli pasukan anda. Dengan penyepaduan apl yang membolehkan anda memanfaatkan masa anda sepenuhnya, Dropbox ialah pilihan yang lebih baik untuk kerjasama, waktu pusing ganti yang lebih pantas dan penyusunan yang lebih berkesan.

Berikut merupakan beberapa apl yang berfungsi dengan lancar dengan Dropbox pada Windows dan Mac untuk membantu anda menjimatkan dan menguruskan masa.

Slack/Zoom

Pemesejan segera boleh membantu anda menjimatkan masa yang penting sepanjang hari. Selain itu, dengan mengetahui anda hanya perlu mengklik untuk menghubungi sesiapa yang anda mahu, adalah sangat meyakinkan dan memberikan kesan positif, terutamanya bagi pekerja baharu. Perbualan masa nyata ini membolehkan topik dibincangkan dengan segera dan memberikan tetapan yang lebih peribadi dan tidak rasmi untuk membincangkan kerja. Apabila bekerja dalam Dropbox, anda boleh memulakan mesyuarat Zoom atau perbualan Slack terus daripada dokumen Dropbox Paper anda dan menghapuskan keperluan untuk beralih antara platform. Menggabungkan kandungan dan perbualan anda di satu tempat boleh membantu anda kekal fokus dan dalam aliran, lantas menjadikan kerjasama lancar walaupun pasukan anda terpisah.

Monday/Trello/Asana

Seperti senarai tugasan untuk seluruh pasukan, alat ini boleh membantu semua orang melihat dengan jelas, bukan sahaja tentang tugasan mereka tetapi juga tugasan orang lain. Ini boleh membantu memupuk kebertanggungjawapan, mencipta matlamat dan dorongan yang lebih kuat serta pemacu fokus yang sebenar. Alat pengurusan projek dan masa boleh membantu semua orang melihat perkara yang perlu dilakukan di satu tempat, terutamanya apabila alat tersebut berfungsi secara selaras. Misalnya, Monday dipautkan dengan lancar kepada dokumen Dropbox anda secara terus daripada aliran kerja anda, manakala anda boleh mengambil sebarang fail Dropbox dan melampirkannya pada kad Trello. Asana juga berfungsi dalam penyepaduan lancar dengan Dropbox. Lampirkan sahaja fail Dropbox pada projek anda dan fail tersebut akan dikemas kini secara automatik di kedua-dua saluran.

Tanpa mengira betapa teraturnya tanggapan anda terhadap diri sendiri, tidak salah jika anda mengawal situasi dan menyedari perubahan. Dengan Dropbox di sisi anda, seluruh pasukan boleh bekerja ke arah aliran kerja yang sempurna.