Cómo sacar el máximo partido a las mejores aplicaciones de gestión del tiempo

Gestiona mejor tu tiempo

Puede que el término "gestión del tiempo" te lleve a pensar en la microgestión, y todo el mundo sabe que eso no es nada positivo en términos de cultura corporativa. Sin embargo, aprovechar la oportunidad para perfeccionar tu propia gestión del tiempo puede marcar la diferencia para tu productividad, motivación y bienestar. Hay numerosas aplicaciones y programas disponibles para conseguirlo que, en muchos casos se integran perfectamente en Dropbox, así que lo tienes más fácil de lo que crees.

¿Qué puedo hacer para gestionar mejor mi tiempo?

Aunque no seas una de esas personas que tiende a procrastinar sus tareas, gestionar tu tiempo un poco mejor te ayudará a aprovechar tu día al máximo. Pero antes de empezar a hablar de horarios y calendarios, es importante comentar algunas prácticas que contribuyen a una buena gestión del tiempo:

Mindfulness

Gestionar mal el tiempo se traduce en niveles más altos de estrés. Sin embargo, esperar demasiado de ti mismo o llevar a cabo más tareas de las que puedes abordar pueden causar el mismo efecto. Un poco de mindfulness en el trabajo puede ayudarte a comprender tus hábitos personales y la forma en que abordas las situaciones. Cuando te asignes tareas a lo largo del día, piensa en el equilibrio entre tu vida laboral y personal y en las horas en las que sabes que eres más productivo. Y no te olvides de concederte tiempo suficiente para descansar y evitar llegar a quemarte.

Gestión de equipos

La gestión del tiempo depende de cada persona, pero te sorprenderá lo mucho que ayuda abordar esta cuestión en equipo. Antes de empezar a imponer lo que a ti te parece que son técnicas eficaces de gestión del tiempo, asegúrate de descubrir cuáles son los hábitos de tus compañeros, así como sus puntos fuertes y débiles. Conocer a tu equipo mediante la interacción presencial o virtual ayuda a orientar los objetivos individuales. Los objetivos SMART pueden ayudarte con esto. Al fin y al cabo, no tiene sentido adoptar una técnica de gestión del tiempo si no tienes nada significativo en lo que trabajar. Si a los miembros de tu equipo les cuesta gestionar el tiempo que invierten en un proyecto, lo mejor es descartar las reuniones y buscar otra manera de ponerlos al día. Una forma de hacerlo es compartir grabaciones de pantalla y mensajes en vídeo creados con Dropbox Capture. Después de marcar los objetivos, puedes crear un horario de trabajo que no solo funcione para ti, sino que te permita sacar lo mejor de todo tu equipo.

Prepárate para los contratiempos

Esto debería ser así en todos los lugares de trabajo, se apliquen o no técnicas de gestión del tiempo. Las cosas no siempre salen tal y como teníamos previsto. Por eso no puedes jugártelo todo a la carta de la gestión del tiempo y esperar que esta obre milagros. Es posible que acabes avanzando por tu camino crítico más rápido de lo que pensabas, pero esto no significa que las cosas no vayan a salir mal o que tarden más de lo que tenías previsto. Algunas de las empresas más exitosas del mundo fomentan una cultura del fracaso y el aprendizaje único que este desencadena. Así que tomarse el tiempo suficiente para reflexionar sobre cómo se pueden mejorar los procesos es vital para cualquier negocio e inevitablemente os ahorrará tiempo en el futuro.

¿Cuáles son las mejores aplicaciones de gestión del tiempo?

Desde la sencillez de una lista de tareas hasta la complejidad de una aplicación, hay muchas soluciones de software de gestión del tiempo, además de otras herramientas, que te ayudarán a controlar tu tiempo. Ya uses dispositivos Android o iOS, estas aplicaciones de seguimiento pueden ayudarte a empezar a organizar tus horas de una manera un poco más eficaz.

Toggl

Registrar el tiempo que dedicas a cada tarea es fundamental a la hora de gestionar tu tiempo. Te permite entender mejor tus hábitos y lo que te exigen las tareas que llevas a cabo diariamente. Con esta información, puedes preparar el calendario perfecto en el que asignes el tiempo suficiente para cada una de tus tareas. Sin embargo, obtener esta información no es tan fácil y por eso resulta muy cómodo que una herramienta como Toggl te facilite el trabajo. No solo funciona como un registro de tiempo personal y como hoja de tiempo, sino que esta aplicación de productividad también puede ayudarte con la gestión de proyectos y la asignación de presupuestos.

Remember the Milk

Esta aplicación te propone una lista de tareas más inteligente. Remember the Milk funciona con otras aplicaciones como tu bandeja de entrada de correo electrónico para crear una lista de tareas resumida para tu día. Con las listas que se pueden compartir y los recordatorios automáticos podrás hacer seguimiento de todo lo que haces para alcanzar tus objetivos diarios, semanales o mensuales. Los recordatorios no son solo notificaciones push, de esas que puedes ignorar fácilmente; tienes la opción de elegir que se envíen por correo electrónico, texto, tweet o incluso a través de un mensaje instantáneo a través de Skype.

Forest

Si lo que necesitas es aprovechar los momentos de concentración, la creatividad y la motivación, la aplicación de gestión del tiempo Forest te permite reservar periodos para seguir adelante con estas tareas tan importantes. Al empezar una tarea, plantas un árbol en la aplicación. Cuanto más te concentres, más crecerá el árbol, hasta que finalmente acabes teniendo un bosquecillo. Se trata de una forma novedosa y divertida de ayudarte a hacer lo que tienes que hacer, que añade un poco más de responsabilidad al proceso, aunque solo sea a nivel virtual.

¿Qué herramientas de gestión del tiempo puedo usar?

Cuando tienes a todo un equipo a tu cargo, una simple aplicación no va a resolver tus necesidades de gestión del tiempo. Si te cuesta que lleven al día los plazos y las tareas, puede que haya llegado el momento de invertir en un software de gestión del tiempo completamente equipado. No obstante, una cosa que tienes que tener en cuenta cuando empieces a equiparte a ti mismo o a tu equipo con todas estas herramientas adicionales, es que no todas las soluciones de gestión del tiempo están etiquetadas como tales.

Por ejemplo, Slack puede ayudarte a ahorrar los minutos —valiosísimos— que tardas en enviar un correo electrónico o lo que tardas en ir a comentar algo físicamente a un compañero de trabajo, pero no lo considerarías una herramienta de gestión del tiempo. Así que es importante que vayas un poco más allá. Identifica en qué momentos pierdes el tiempo a lo largo del día y decide qué necesitas para ponerle solución.

Gestión del tiempo con integraciones de Dropbox

Ya sea para almacenar tus archivos de forma segura o para empezar a colaborar sin complicaciones, Dropbox te ayuda a agilizar y organizar tu trabajo. Tanto si organizas todos tus archivos de forma impecable en carpetas compartidas, como si utilizas Dropbox Paper como gestor de tareas, Dropbox puede ayudarte a organizar el trabajo y el tiempo de los miembros de tu equipo. Además, con las integraciones de aplicaciones que te permiten aprovechar al máximo tu tiempo, Dropbox mejora las colaboraciones, acelera los tiempos de respuesta y contribuye a una organización más eficaz.

A continuación te presentamos una selección de algunas aplicaciones que funcionan perfectamente con Dropbox tanto en Windows como en Mac para ayudarte a ahorrar y administrar tu tiempo.

Slack/Zoom

La mensajería instantánea puede ayudarte a ahorrar minutos vitales a lo largo del día. Pero en realidad el uso de estas integraciones va mucho más allá. El hecho de saber que cualquier persona con que la necesites contactar está a tan solo un clic de distancia te ofrece muchas posibilidades y tiene un efecto positivo, especialmente para los nuevos empleados. Estas conversaciones en tiempo real te permiten tener rápidamente varios frentes controlados y te proporcionan un entorno más personal e informal para discutir sobre el trabajo que estéis llevando a cabo. Trabajando dentro de Dropbox, puedes iniciar una reunión de Zoom o una conversación de Slack directamente desde tu documento de Dropbox Paper. De este modo ya no tienes que cambiar entre plataformas. Tener el contenido y las conversaciones en un mismo sitio puede ayudarte a no perder la concentración, lo cual favorece la colaboración incluso cuando los equipos trabajan separados.

Monday/Trello/Asana

Al igual que una lista de tareas para todo el equipo, estas herramientas pueden ayudar a que todos tengan una visión clara, no solo de su tarea, sino también de las de los demás. Estas aplicaciones ayudan a fomentar la responsabilidad, crear una vinculación más estrecha con los objetivos y generar motivación. Además, también favorecen la concentración. Las herramientas de gestión de proyectos y tiempo pueden ayudar a todo el equipo a ver lo que se debe hacer desde un solo lugar, especialmente si estas herramientas están sincronizadas. Por ejemplo, por un lado, Monday se enlaza de forma sencilla a tus documentos de Dropbox directamente desde tu flujo de trabajo. Por otro lado, puedes adjuntar a una tarjeta de Trello cualquier archivo de Dropbox. Asana también funciona perfectamente integrada con nuestra plataforma. Solo tienes que adjuntar un archivo de Dropbox a tu proyecto y se actualizará automáticamente en ambos canales.

Tanto si crees que te organizas bien como si no, no tiene nada de malo estar un poco más al día de todo. Con Dropbox a tu lado, tu equipo al completo puede conseguir el flujo de trabajo perfecto.