วิธีใช้แอปจัดการเวลาที่ดีที่สุดให้เกิดประโยชน์สูงสุด

การจัดการเวลาของคุณให้ดียิ่งขึ้น

การจัดการเวลาอาจฟังดูเป็นเรื่องจุกจิก และทุกคนต่างก็รู้ว่าเป็นเรื่องไม่ดีต่อวัฒนธรรมองค์กร แต่การหาโอกาสจัดการเวลาให้สมบูรณ์แบบจะส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงาน แรงจูงใจ และความเป็นอยู่ที่ดีของคุณได้เป็นอย่างยิ่ง อีกทั้งยังง่ายกว่าที่คุณคิดอีกด้วย เพราะมีโปรแกรมและแอปจัดการเวลาหลากหลายแบบให้เลือกใช้ โดยหลายๆ โปรแกรมและแอปนั้นใช้งานร่วมกับ Dropbox ได้อย่างราบรื่น

ฉันจะปรับปรุงการจัดการเวลาได้อย่างไร

ถึงแม้ว่าคุณจะไม่ได้เป็นคนประเภทผัดวันประกันพรุ่งก็ตาม แต่การจัดการเวลาเพียงเล็กน้อยก็ช่วยให้คุณใช้เวลาในแต่ละวันให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้ ก่อนจะเริ่มดูตารางเวลาและปฏิทิน ขอแนะนำเคล็ดลับในการจัดการเวลาเล็กๆ น้อยๆ ดังนี้

มีสติ

การจัดการเวลาที่ไม่ดีพอจะทำให้เกิดความเครียดสูงได้ รวมถึงการคาดหวังในตัวเองมากเกินไปหรือการทำมากเกินไปด้วย แค่มีสติในการทำงานก็ช่วยให้คุณเข้าใจอุปนิสัยส่วนตัวของคุณเองและวิธีที่คุณจัดการกับสถานการณ์ต่างๆ ได้ หากคุณกำลังจัดงานให้ตัวเองภายในหนึ่งวัน ลองคิดถึงความสมดุลระหว่างการใช้ชีวิตและการทำงานและช่วงเวลาที่คุณรู้ตัวว่ามีประสิทธิผลมากที่สุด และจัดหาเวลาพักเบรกให้เพียงพอเพื่อบรรเทาความเหนื่อยล้าลงบ้าง

จัดการเวลา

การจัดการเวลานั้นเป็นเรื่องส่วนบุคคล แต่คุณจะต้องแปลกใจว่าจิตวิญญาณของทีมเพียงส่วนหนึ่งนั้นบรรลุสิ่งใดได้บ้าง ก่อนที่คุณจะกำหนดสิ่งที่คุณคิดว่าเป็นเทคนิคการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ คุณต้องแน่ใจว่าคุณรู้จักนิสัย จุดแข็ง และจุดอ่อนของทีม การทำความรู้จักกับทีมผ่านการสร้างทีมเวิร์กตัวต่อตัวหรือแบบออนไลน์จะช่วยให้เป้าหมายของทุกคนนั้นสอดคล้องกัน เป้าหมายตามหลักการ SMART ช่วยได้ อย่างไรก็ตาม การใช้เทคนิคการจัดการเวลาจะไม่มีประโยชน์เลยหากคุณไม่มีสิ่งใดที่สำคัญให้ทำ หลังจากกำหนดเป้าหมายแล้ว คุณสามารถสร้างตารางเวลาการทำงานที่ไม่เพียงแค่ใช้กับคุณได้เท่านั้น แต่ยังดึงประสิทธิภาพที่ดีที่สุดของทั้งทีมออกมาได้ด้วย

เตรียมรับมือกับความผิดพลาด

ความล่าช้านั้นพบเจอได้ทุกที่ ไม่ว่าจะมีการจัดการเวลาหรือไม่ก็ตาม ทุกอย่างย่อมไม่เป็นตามแผนเสมอไป อย่าคาดหวังว่าการจัดการเวลาเพียงเล็กน้อยจะทำให้เกิดปาฏิหาริย์ได้ แน่นอนว่าคุณอาจจะทำงานสำคัญๆ ได้เร็วกว่าที่คุณคิด แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะไม่เกิดข้อผิดพลาดขึ้นหรือใช้เวลานานกว่าที่คิดไว้ ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จอย่างมากบางแห่งนั้นสนับสนุนวัฒนธรรมแห่งความล้มเหลวและการเรียนรู้ที่แตกต่าง การจัดสรรเวลาเพื่อสะท้อนให้เห็นว่าเราสามารถปรับปรุงกระบวนการได้นั้นมีความสำคัญต่อทุกธุรกิจ และจะช่วยประหยัดเวลาในอนาคตได้อย่างแน่นอน

แอปจัดการเวลาที่ดีที่สุดมีอะไรบ้าง

มีโซลูชันซอฟต์แวร์และเครื่องมือจัดการเวลาต่างๆ มากมาย ตั้งแต่รายการสิ่งที่ต้องทำแบบทั่วไปไปจนถึงแอปฟีเจอร์ครบครัน ที่จะช่วยคุณควบคุมเวลาได้ ไม่ว่าคุณจะใช้งานจากอุปกรณ์ Android หรือ iOS แอปติดตามเหล่านี้ช่วยให้คุณเริ่มจัดระเบียบเวลาในแต่ละวันได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

Toggl

การติดตามเวลาเป็นส่วนสำคัญของการจัดการเวลา ซึ่งช่วยให้คุณเข้าใจนิสัยและความต้องการของงานประจำวันได้ดียิ่งขึ้น ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณสามารถกำหนดตารางเวลาอันสมบูรณ์แบบที่มีเวลาเพียงพอสำหรับงานต่างๆ ได้ การหาข้อมูลเหล่านั้นอาจจะพูดง่ายแต่ทำยาก แต่ Toggl ช่วยทำให้ง่ายได้ ไม่เพียงจะทำหน้าที่เป็นตัวติดตามเวลาและการทำงานประจำวันส่วนตัวเท่านั้น แอปเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานนี้ยังช่วยในการจัดการโปรเจ็กต์และการจัดสรรงบประมาณได้อีกด้วย

Remember the Milk

รายการสิ่งที่ต้องทำช่วยให้การทำงานสมาร์ทขึ้น ส่วน Remember the Milk จะประสานงานกับแอปอื่นๆ อย่างกล่องข้อความเข้าในอีเมลของคุณ เพื่อสร้างสรุปรายการงานในวันนั้น รายการแบบแบ่งปันได้และการแจ้งเตือนอัตโนมัติจะช่วยให้คุณทำตามแผนที่วางไว้ได้ เพื่อบรรลุเป้าหมายรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน การแจ้งเตือนไม่ใช่แค่การแจ้งเตือนแบบพุชที่พลาดสายตาได้ง่ายดาย คุณเลือกได้ว่าจะส่งแจ้งเตือนทางอีเมล ทางข้อความ ทางทวีต หรือทางระบบส่งข้อความด่วนของ Skype

Forest

แอปจัดการเวลาอย่าง Forest ช่วยให้คุณจัดสรรเวลาเพื่อทำงานที่สำคัญต่างๆ ได้โดยใช้ประโยชน์จากแนวคิดแห่งความลื่นไหล ความสร้างสรรค์ และสมาธิ เมื่อคุณเริ่มทำงานใดงานหนึ่ง คุณจะทำการปลูกต้นไม้ในแอป ยิ่งคุณจดจ่อกับงานนี้นานเท่าไร ต้นไม้ก็จะยิ่งโตขึ้นเท่านั้น จนกว่าคุณจะปลูกครบเป็นผืนป่า ซึ่งเป็นวิธีที่แปลกใหม่และสนุกสนานที่จะช่วยให้คุณติดตามตัวเองและเพิ่มความรับผิดชอบมากขึ้น แม้ว่าจะเป็นเพียงแค่ป่าเสมือนก็ตาม

เครื่องมือการจัดการเวลาใดบ้างที่ฉันใช้ได้

หากคุณต้องดูแลจัดการทั้งทีม แค่แอปง่ายๆ แอปเดียวคงไม่พอที่จะช่วยแก้ปัญหาในการจัดการเวลาได้ หากคุณมีปัญหาในการทำให้สมาชิกในทีมดำเนินงานตามแผนให้ทันกำหนด อาจจำเป็นต้องลงทุนกับซอฟต์แวร์จัดการเวลาที่มีฟีเจอร์ครบครันดู สิ่งหนึ่งที่ต้องพึงระลึกเอาไว้หากต้องเลือกให้ตนเองหรือทีมใช้เครื่องมือพิเศษทั้งหมดนี้คือ เครื่องมือการจัดการเวลาบางตัวก็ไม่ได้บอกไว้ว่าตัวเองเป็นเครื่องมืออะไร

ตัวอย่างเช่น Slack ช่วยให้คุณประหยัดเวลาอันมีค่าที่ต้องใช้ในการส่งอีเมลหรือมองหาเพื่อนร่วมงานได้ แต่คุณจะไม่คิดว่าแอปนี้เป็นเครื่องมือการจัดการเวลา ดังนั้นลองคิดอีกแง่มุมหนึ่งดู แอปนี้ช่วยรับมือกับเรื่องเสียเวลาที่สูญเสียไปในแต่ละวันได้จริงๆ และตัดสินใจได้ว่าต้องใช้อะไรเพื่อแก้ไขปัญหานั้น

การจัดการเวลาร่วมกับ Dropbox

Dropbox ช่วยคุณปรับปรุงและจัดการงานของคุณได้ ตั้งแต่พื้นที่จัดเก็บไฟล์ที่ปลอดภัยไปจนถึงการทำงานร่วมกันที่ง่ายดาย Dropbox ช่วยคุณจัดระเบียบงานและเวลาของสมาชิกในทีมได้ ไม่ว่าจะจัดระเบียบไฟล์ทั้งหมดของคุณอย่างไร้ที่ติในโฟลเดอร์ที่แบ่งปัน หรือจะใช้ Dropbox Paper เป็นตัวจัดการงานก็ตาม และด้วยการผสานรวมแอปที่ช่วยให้คุณใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุด Dropbox จึงทำให้การทำงานร่วมกันดีขึ้น เวลาตอบสนองเร็วขึ้น และการจัดระเบียบมีประสิทธิภาพมากขึ้น

แอปต่อไปนี้เป็นแอปที่ทำงานร่วมกับ Dropbox ได้อย่างราบรื่นทั้งบน Windows และ Mac เพื่อช่วยให้คุณประหยัดเวลาและจัดการเวลาของคุณได้

Slack/Zoom

การส่งข้อความด่วนช่วยให้คุณประหยัดเวลาอันมีค่าได้ตลอดทั้งวัน ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อคุณรู้ว่าทุกคนที่คุณต้องการติดต่อด้วยนั้นสามารถติดต่อได้ง่ายเพียงแค่คลิกเดียว เป็นสิ่งที่จะช่วยได้อย่างมากและเป็นผลดีโดยเฉพาะกับพนักงานใหม่ การสนทนาแบบเรียลไทม์เหล่านี้ช่วยให้สามารถครอบคลุมข้อมูลพื้นฐานได้อย่างรวดเร็ว และจัดสภาพแวดล้อมที่เป็นส่วนตัวและเป็นกันเองมากขึ้นสำหรับงานที่จะกล่าวถึง ใน Dropbox คุณสามารถเริ่มการประชุม Zoom หรือบทสนทนา Slack ได้จากเอกสาร Dropbox Paper ของคุณ และขจัดความจำเป็นที่ต้องย้ายไปมาระหว่างแพลตฟอร์ม การรวมเนื้อหาและการสนทนาของคุณเอาไว้ในที่เดียวช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานและทำงานต่อเนื่องได้ ซึ่งทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างลื่นไหล แม้ว่าทีมจะไม่ได้อยู่ด้วยกันก็ตาม

Monday/Trello/Asana

คล้ายกับรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับทีม เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ทุกคนมีมุมมองที่ชัดเจนเกี่ยวกับงานของทุกคน ไม่ใช่แค่ของตัวเองเท่านั้น ซึ่งช่วยสร้างเสริมความรับผิดชอบ สร้างจุดมุ่งหมายและแรงขับเคลื่อนที่แข็งแกร่งมากขึ้น และช่วยกระตุ้นสมาธิได้จริง เครื่องมือการจัดการโปรเจ็กต์และเวลาช่วยให้ทุกคนเห็นสิ่งที่ต้องทำในที่เดียว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเครื่องมือเหล่านั้นทำงานร่วมกัน ตัวอย่างเช่น Monday จะคอยเชื่อมโยงกับเอกสาร Dropbox ของคุณโดยตรงจากเวิร์กโฟลว์ของคุณ ในขณะที่คุณสามารถนำไฟล์ Dropbox ใดๆ ก็ตามไปแนบกับการ์ด Trello ได้อีกทั้ง Asana ยังทำงานร่วมกับ Dropbox ได้อย่างง่ายดาย เพียงแนบไฟล์ Dropbox เข้ากับโปรเจ็กต์ของคุณ และแอปจะอัปเดตอัตโนมัติผ่านทั้งสองช่องทาง

ไม่ว่าคุณจะคิดว่าตนเองจัดระเบียบได้ดีแค่ไหนก็ตาม การที่ควบคุมทุกอย่างได้ดีขึ้นไปอีกก็ไม่ก่อให้เกิดอันตรายใดๆ และหากมี Dropbox ที่อยู่เคียงข้างคุณ ทั้งทีมก็สามารถทำงานอย่างสมบูรณ์แบบได้