Gerenciando melhor o seu tempo
O gerenciamento de tempo pode soar como uma porta de entrada para o microgerenciamento, e todos sabem que isso não é bom para nenhuma cultura corporativa. Mas aproveitar a oportunidade para aperfeiçoar seu próprio gerenciamento de tempo pode fazer toda a diferença para sua produtividade, motivação e bem-estar. Além disso, com tantos aplicativos e programas de gerenciamento de tempo prontamente disponíveis, muitos deles se integrando perfeitamente ao Dropbox, isso é mais fácil do que você imagina.
Como posso melhorar o gerenciamento de tempo?
Mesmo que você seja o tipo de pessoa que nunca entra no modo de procrastinação, um pouco de gerenciamento de tempo ainda pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu dia. Antes de começar a analisar horários e calendários, existem algumas dicas de gerenciamento de tempo a considerar:
Atenção plena
O mau gerenciamento do tempo leva a altos níveis de estresse, mas esperar muito de si mesmo ou simplesmente fazer demais também leva. Um pouco de atenção plena no trabalho pode realmente ajudá-lo a entender seus hábitos pessoais e a maneira como você aborda situações. Quando você estiver alocando tarefas ao longo do dia, pense no equilíbrio entre vida pessoal e trabalho e nas horas em que você sabe que é mais produtivo, e dê tempo suficiente para pausas para evitar a síndrome do burnout.
Gerenciamento de equipe
O gerenciamento do tempo é pessoal para cada indivíduo, mas você vai se surpreender com o que um pouco de espírito de equipe pode conseguir. Antes de ir impondo o que você acha que são técnicas eficazes de gerenciamento de tempo, certifique-se de conhecer os hábitos, pontos fortes e fracos da sua equipe. Conhecer sua equipe presencialmente ou por meio da formação virtual ajuda a alinhar metas individuais. As metas SMART podem ajudar aqui, afinal, não adianta adotar uma técnica de gerenciamento de tempo se você não tiver nada significativo para trabalhar. Após a definição de metas, você pode criar um horário de trabalho que, além de funcionar para você, realça o melhor de toda a sua equipe.
Prepare-se para contratempos
Isso deve ser feito por todos os locais de trabalho, com tempo gerenciado ou não. As coisas nem sempre saem como planejado. Não espere que um pouco de gerenciamento de tempo faça milagres. Claro, você pode acabar chegando ao seu caminho crítico mais rápido do que pensava, mas isso não significa que as coisas não vão dar errado, ou levar mais tempo do que o esperado. Algumas das empresas mais bem-sucedidas do mundo promovem uma cultura de fracasso e a aprendizagem única que isso desencadeia. Reservar tempo para refletir sobre como os processos podem ser melhorados é vital para qualquer empresa e inevitavelmente economizará tempo no futuro.
Quais são os melhores aplicativos de gerenciamento de tempo?
Desde a humilde lista de tarefas a um aplicativo completo, há muitas soluções de software de gerenciamento de tempo e outras ferramentas para ajudá-lo a assumir o controle do seu tempo. Independentemente de usá-los em um dispositivo Android ou iOS, esses aplicativos de monitoramento podem ajudá-lo a começar a organizar o tempo do seu dia de forma mais eficaz.
Toggl
O controle do tempo é parte fundamental do gerenciamento de tempo, permitindo que você entenda melhor seus hábitos e a demanda de suas tarefas diárias. Com essas informações, você pode formar o cronograma perfeito que atribui tempo suficiente para suas tarefas. É mais fácil falar do que de fato obter essa informação, por isso é bom que o Toggl facilite. Além de funcionar como um rastreador de tempo pessoal e folha de horas, esse aplicativo de produtividade pode também ajudar com o gerenciamento de projetos e a alocação de orçamento.
Remember the Milk
Uma lista de tarefas mais inteligente, o Remember the Milk funciona com outros aplicativos, como sua caixa de entrada de e-mail, para criar uma lista de tarefas sucinta para o seu dia. Listas compartilháveis e lembretes automáticos manterão você no caminho certo para alcançar suas metas diárias, semanais ou mensais. Lembretes não são apenas notificações que você pode descartar facilmente. Você pode optar por enviá-los por e-mail, SMS, tweet ou até mesmo uma mensagem instantânea pelo Skype.
Forest
Com a ideia de flow, criatividade e foco, o aplicativo de gerenciamento de tempo Forest permite que você reserve tempo para continuar com essas importantes tarefas. Quando você começa a trabalhar em uma tarefa, você planta uma árvore no aplicativo. Quanto mais tempo você se concentrar, maior a árvore ficará, até que você finalmente tenha uma floresta inteira. É uma maneira nova e divertida de ajudar a manter-se no caminho certo, adicionando um pouco mais de responsabilidade, mesmo que isso seja apenas no plano virtual.
Que ferramentas de gerenciamento de tempo posso usar?
Quando você está gerenciando uma equipe inteira, um aplicativo simples não vai resolver suas necessidades de gerenciamento de tempo. Se você está se empenhando para manter os membros da equipe no caminho certo com prazos e tarefas, talvez seja hora de investir em um software de gerenciamento de tempo completo. Uma coisa a ter em mente quando começar a equipar você ou sua equipe com todos esses extras, é que nem todas as ferramentas de gerenciamento de tempo são rotuladas como tal.
Por exemplo, o Slack pode ajudá-lo a economizar os preciosos minutos que levaria para enviar e-mails ou procurar fisicamente um colega de trabalho, mas você não pensaria nele como uma ferramenta de gerenciamento de tempo. Então, pense de forma inusitada, aceite o fato de que algumas ferramentas desperdiçam tempo e consomem seu dia, e decida o que é necessário para resolver isso.
Gerenciamento de tempo com integrações do Dropbox
Do armazenamento de arquivos seguro à colaboração fácil, o Dropbox ajuda você a simplificar e organizar seu trabalho. Não importa se você está organizando todos os seus arquivos imaculadamente em pastas compartilhadas ou usando o Dropbox Paper como gerenciador de tarefas, o Dropbox pode ajudá-lo a organizar o trabalho e o tempo dos membros da sua equipe. E com integrações de aplicativos que permitem que você aproveite ao máximo seu tempo, o Dropbox proporciona melhores colaborações, tempos de resposta mais rápidos e uma organização mais eficiente.
Aqui estão apenas alguns dos aplicativos que funcionam perfeitamente com o Dropbox no Windows e no Mac para ajudá-lo a economizar e gerenciar seu tempo.
Slack/Zoom
As mensagens instantâneas podem ajudá-lo a economizar minutos vitais durante todo o dia. Mais do que isso, saber que qualquer pessoa que você precisa entrar em contato está a apenas um clique de distância é muito favorável e tem um efeito positivo, especialmente para novos funcionários. Essas conversas em tempo real permitem agilizar as coisas e proporcionam um ambiente mais pessoal e informal para o trabalho ser discutido. Ao trabalhar no Dropbox, você pode iniciar uma reunião do Zoom ou uma conversa do Slack diretamente do seu documento do Dropbox Paper e eliminar a necessidade de alternar entre plataformas. Ter seu conteúdo e conversas juntos em um só lugar pode ajudá-lo a se manter concentrado e em flow, tornando a colaboração perfeita mesmo quando as equipes estão separadas.
Monday/Trello/Asana
Como uma lista de tarefas para toda a equipe, essas ferramentas podem ajudar todos a ter uma visão clara não apenas das próprias tarefas, mas também das tarefas de todos os outros. Isso pode ajudar a promover a responsabilização, criar um senso mais forte de propósito e motivação, além de ser um verdadeiro impulsionador de foco. As ferramentas de gerenciamento de tempo e projeto podem ajudar todos a ver o que precisa ser feito em um só lugar, especialmente quando essas ferramentas estão funcionando em sincronia. Por exemplo, o Monday vincula perfeitamente seus documentos do Dropbox diretamente do seu fluxo de trabalho, enquanto você pode pegar qualquer arquivo do Dropbox e anexá-lo a um cartão do Trello. O Asana também funciona em perfeita integração com o Dropbox. Basta anexar um arquivo do Dropbox ao seu projeto e ele será atualizado automaticamente em ambos os canais.
Não importa o quão organizado você pensa ser, não há mal nenhum em ter ainda mais o controle e, com o Dropbox do seu lado, toda a equipe pode trabalhar rumo ao fluxo de trabalho perfeito.