Hoe kun je optimaal gebruikmaken van de beste apps voor timemanagement?

Je tijd beter beheren

Tijdbeheer klinkt misschien als een soort microbeheer, en we weten allemaal dat dat niet voor elke bedrijfscultuur goed is. Maar de kans grijpen om je eigen tijdbeheer te verfijnen kan een groot verschil maken voor je productiviteit, motivatie en welzijn. Bovendien zijn er zoveel apps en programma's voor tijdbeheer beschikbaar (vaak naadloos geïntegreerd in Dropbox) dat het makkelijker is dan je zou denken.

Hoe kan ik het timemanagement verbeteren?

Zelfs als je zo'n type bent dat nooit iets uitstelt, kan een beetje tijdbeheer je nog steeds helpen om het meeste uit je dag te halen. Voordat je naar tijdschema's en agenda's gaat kijken, zijn er nog enkele tips voor tijdbeheer om te overwegen:

Mindfulness

Slecht tijdbeheer leidt tot veel stress, maar dat geldt ook voor te hoge verwachtingen van jezelf of gewoonweg te hard werken. Een beetje mindfulness op kantoor kan je echt helpen om je eigen gewoontes en de manier waarop je situaties benadert te begrijpen. Als je jezelf gedurende de dag taken toewijst, denk dan ook aan je werk-privébalans en je productiefste werkuren, en geef jezelf altijd genoeg tijd voor pauzes om een eventuele burn-out te voorkomen.

Teambeheer

Timemanagement is voor elk individu verschillend, maar je zult verbaasd zijn over wat je met een beetje teamgeest kunt bereiken. Voordat je gaat bepalen wat volgens jou effectieve time management technieken zijn, zorg je er eerst voor dat je de gewoontes, sterktes en zwaktes van jouw team kent. Het leren kennen van jouw team via persoonlijke of online team building helpt bij het afstemmen van individuele doelen. SMART-doelen kunnen hierbij helpen, want het heeft geen zin om een time management techniek in te voeren als er geen zinvol werk te doen is. Als je team moeite heeft met het beheren van de tijd met een project, vermijd dan meer vergaderingen en zoek andere manieren om updates te delen. Denk hierbij bijvoorbeeld eens aan schermopnamen en videoboodschappen gemaakt met Dropbox Capture. Nadat je doelen hebt gesteld, kun je een werkschema maken dat niet alleen voor jou werkt, maar ook het beste naar boven haalt in je hele team.

Bereid je voor op tegenslagen

Dit geldt voor elke werkplek, of er nou tijdbeheer gebruikt wordt of niet. Dingen gaan niet altijd volgens plan. Verwacht niet dat een beetje tijdbeheer tot wonderen leidt. Natuurlijk kan het gebeuren dat je sneller je kritieke pad kruist dan je dacht, maar dat betekent niet dat er niets fout gaat, of dat iets langer duurt dan verwacht. Een paar van de meest succesvolle bedrijven ter wereld bevorderen een cultuur die van mislukking een succes maakt. Tijd vrijmaken om na te denken over hoe je processen kunt verbeteren is cruciaal voor elk bedrijf en levert in de toekomst ongetwijfeld tijdwinst op.

Wat zijn de beste apps voor timemanagement?

Van een eenvoudige takenlijst tot een volwaardige app: er zijn tal van softwareoplossingen voor tijdbeheer en andere hulpmiddelen om je te helpen je tijd in eigen hand te nemen. Of je nou een Android- of iOS-apparaat gebruikt, deze trackingapps helpen je om je tijd efficiënter in te delen.

Toggl

Tijdregistratie is een belangrijk onderdeel van tijdbeheer, waardoor je je eigen gedrag en de vereisten voor je dagelijkse taken beter kunt begrijpen. Met deze informatie kun je het perfecte tijdschema vormen met voldoende tijd voor je taken. Die informatie verkrijgen is echter makkelijker gezegd dan gedaan, dus het is goed dat Toggl het zo simpel maakt. Het werkt niet alleen als persoonlijke tijdregistratie en timesheet, maar kan ook helpen bij projectmanagement en budgettoewijzing.

Remember the Milk

Remember the Milk is een slimme takenlijst die met andere apps werkt, zoals je mailbox, om een beknopte takenlijst voor je dag te maken. Deelbare lijsten en automatische herinneringen houden je op koers om je dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse doelen te bereiken. Herinneringen zijn niet zomaar pushmeldingen die je eenvoudig kunt afwijzen. Je kunt ervoor kiezen om ze als e-mail, sms, tweet of zelfs een chatbericht via Skype te laten versturen.

Forest

Door het idee van flow, creativiteit en focus in te zetten, kun je met Forest, de app voor tijdbeheer, tijd vrijmaken om die belangrijke taken uit te voeren. Als je aan een taak begint, plant je een boom in de app. Hoe langer je je concentreert, hoe groter de boom wordt, totdat je uiteindelijk een klein bos hebt. Een nieuwe en leuke manier om jezelf op koers te houden en een beetje meer verantwoording te nemen, ook al gaat het alleen maar over een virtueel bos.

Welke tools voor timemanagement kan ik gebruiken?

Als je leiding geeft aan een heel team, heb je niet zoveel aan een eenvoudige app voor timemanagement. Als je moeite hebt om je teamleden op schema te houden met deadlines en taken, kan het tijd zijn om te investeren in volwaardige software voor timemanagement. Waar je rekening mee moet houden als je al deze extra's voor jezelf of je team wilt gaan gebruiken, is dat niet alle tools voor timemanagement als zodanig worden bestempeld.

Slack helpt bijvoorbeeld om op die kostbare minuten te besparen die het zou kosten om anders te e-mailen, of om fysiek op zoek te gaan naar een collega, maar je ziet het niet als een tool voor timemanagement. Denk dus buiten de gebaande paden, herken de tijdverspillers die je dag in beslag nemen en beslis wat nodig is om ze te voorkomen.

Timemanagement met Dropbox-integraties

Van veilige opslag van bestanden tot eenvoudig samenwerken, Dropbox helpt je om je werk te stroomlijnen en te organiseren. Of je nu al je bestanden perfect organiseert in gedeelde mappen of Dropbox Paper gebruikt voor taakbeheer, Dropbox helpt je het werk en de tijd van je teamleden te organiseren. En met app-integraties waarmee je het meeste uit je tijd kunt halen, zorgt Dropbox voor betere samenwerkingen, snellere doorlooptijden en een efficiëntere organisatie.

Dit zijn een paar programma's die naadloos samenwerken met Dropbox op zowel Windows als Mac, zodat je tijd kunt besparen en beheren.

Slack/Zoom

Chatberichten besparen je de hele dag door vitale minuten. Het feit dat iedereen met wie je contact op wilt nemen slechts een klik van je verwijderd is, heeft een positief effect, vooral op nieuwe medewerkers. Deze directe gesprekken maken het mogelijk om snel iets te bespreken en zorgen voor een persoonlijkere en informelere werksfeer. Als je in Dropbox werkt, kun je een Zoom-vergadering of Slack-gesprek starten vanuit je Dropbox Paper-document en hoef je niet meer van het ene naar het andere platform te gaan. Als je je materiaal en gesprekken op één plek samenbrengt, helpt dat je te focussen en in de flow te blijven, waardoor samenwerken naadloos verloopt, zelfs als de teams van elkaar gescheiden zijn.

Monday/Trello/Asana

Deze tools kunnen, net als een takenlijst voor het hele team, iedereen helpen om een duidelijk beeld te krijgen van zowel hun eigen taak als die van de rest van het team. Dit bevordert de verantwoordingsplicht, creëert een sterker gevoel van doelgerichtheid en gedrevenheid en is een echte focusbooster. Tools voor project- en tijdbeheer helpen iedereen om op één plek te kunnen zien wat er gedaan moet worden, vooral als die tools met elkaar zijn gesynchroniseerd.  Monday sluit bijvoorbeeld naadloos aan op je Dropbox-documenten, rechtstreeks vanuit je workflow, terwijl je elk Dropbox-bestand aan een Trello-kaart kunt toevoegen. Asana werkt ook probleemloos samen met Dropbox: voeg gewoon een Dropbox-bestand toe aan je project en het wordt automatisch in beide kanalen bijgewerkt.

Hoe georganiseerd je ook denkt te zijn, het kan nooit kwaad om er nog meer bovenop te zitten en dankzij Dropbox kan je hele team naar de perfecte workflow toewerken.