Slik får du størst mulig utbytte av de beste tidsstyringsappene

Styre tiden din bedre

Tidsstyring kan høres ut som en inngangsport til mikrostyring - og alle vet at det ikke er bra for noen bedriftskultur. Men å benytte anledningen til å perfeksjonere din egen tidsstyring kan gjøre hele forskjellen for produktivitet, motivasjon og trivsel. I tillegg, med så mange tidsstyringsapper og -programmer som er lett tilgjengelige - mange av dem integreres sømløst i Dropbox - er det enklere enn du kanskje tror.

Hvordan kan jeg forbedre tidsstyringen?

Selv om du er den typen menneske som aldri blir utsatt for utsettelser, kan litt tidsstyring fortsatt hjelpe deg med å få mest mulig ut av dagen din. Før du begynner å se på tidsplaner og kalendere, er det imidlertid noen tips om tidsstyring du bør vurdere:

Tankefullhet

Dårlig tidsstyring fører til høyt stressnivå, men det gjør det også å forvente for mye av deg selv, eller bare gjøre for mye. Litt ettertenksomhet på jobben kan virkelig hjelpe deg med å forstå de personlige vaner dine og måten du nærmer deg situasjoner på. Når du tildeler deg selv oppgaver gjennom dagen, kan du tenke på balansen mellom arbeid og privatliv og timene der du vet at du er mest produktiv, og gi deg selv nok tid til pauser for å dempe utbrenthet.

Teamadministrasjon

Tidsstyring er en personlig sak, men det er utrolig hva du kan oppnå med litt lagånd. Før du begynner å pålegge det du mener er effektive teknikker for tidsstyring, må du vite at du kjenner vanene, styrkene og svakhetene til teamet. Å bli kjent med teamet ansikt til ansikt eller gjennom virtuell teambuilding bidrar til å justere individuelle mål i forhold til felles mål. Her kan SMART-mål være til hjelp, det er tross alt ikke noe poeng i å ta i bruk en tidsstyringsteknikk hvis du ikke har noe meningsfylt å jobbe med. Hvis teamet har problemer med tidsstyringen for et prosjekt, bør du unngå enda flere møter og finne andre måter å dele oppdateringer på. En slik måte kan være skjermopptak og videomeldinger som du lager med Dropbox Capture. Når målene er klare, kan du utarbeide en tidsplan for jobben som ikke bare fungerer for deg, men som får fram det beste i hele teamet.

Være forberedt på tilbakeslag

Dette bør være sant for hver arbeidsplass, tidsstyrt eller ikke. Ting går ikke alltid etter planen. Ikke forvent litt tidsstyring for å utføre mirakler. Visst, du kan ende opp med å bevege deg gjennom din kritiske vei raskere enn du trodde, men det betyr ikke at ting ikke vil gå galt eller ta lengre tid enn forventet. Noen av verdens mest suksessrike foretak fremmer en kultur av mislykkethet og den unike læringen dette utløser. Å sette av tid til å reflektere over hvordan prosesser kan forbedres er viktig for enhver bedrift, og det vil uunngåelig spare tid i fremtiden.

Hva er de beste tidsstyringsappene?

Fra den ydmyke gjøremålslisten til en fullverdig app, er det mange programvareløsninger for tidsstyring og andre verktøy som hjelper deg med å ta kontroll over tiden din. Enten du kjører dem fra en Android- eller iOS-enhet, kan disse sporingsappene hjelpe deg med å begynne å organisere tiden på dagen din litt mer effektivt.

Toggl

Tidssporing er en viktig del av tidsstyring, slik at du bedre kan forstå vanene dine og behovet for de daglige oppgavene dine. Med denne informasjonen kan du danne den perfekte tidsplanen som tilordner tilstrekkelig tid til oppgavene dine. Å få denne informasjonen er lettere sagt enn gjort, så det er bra at Toggl gjør det enkelt. Ikke bare fungerer den som en personlig tidsmåler og arbeidstidsskjema, denne produktivitetsappen kan også hjelpe med prosjektstyring og budsjettallokering.

Huske melken

En gjøremålsliste som er gjort smartere, Husk melken fungerer med andre apper som e-postinnkurven din for å lage en kortfattet oppgaveliste for dagen din. Delbare lister og automatiske påminnelser vil holde deg på sporet for å nå de daglige, ukentlige eller månedlige målene dine. Påminnelser er ikke bare pushvarsler du enkelt kan avvise heller. Du kan velge å få dem sendt som e-post, tekst, tweet eller til og med som en direktemelding via Skype.

Forest

Tidsstyringsappen Forest tar i bruk ideen om flyt, kreativitet og fokus, og lar deg sette av tid til å fortsette med disse viktige oppgavene. Når du kommer i gang med en oppgave, planter du et tre i appen. Jo lenger du konsentrerer deg, desto større vokser treet seg, til du til slutt har en hel liten skog. Det er en ny og morsom måte å holde deg på sporet, og legge til litt mer ansvarlighet, selv om det bare er over en virtuell hekk.

Hvilke tidsstyringsverktøy kan jeg bruke?

Når du styrer et helt team, vil ikke en enkel app løse tidsstyringsbehovet ditt. Hvis du sliter med å holde teammedlemmene på sporet med frister og oppgaver, kan det være på tide å investere i fullverdig programvare for tidsstyring. En ting å huske på når du begynner å utstyre enten deg selv eller teamet ditt med alle disse tilleggene, er at ikke alle tidsstyringsverktøy er merket som sådanne.

For eksempel kan Slack hjelpe deg med å spare de dyrebare minuttene det ville ta å ellers sende e-post, eller fysisk se etter, en medarbeider, men du ville ikke tenkt på det som et tidsstyringsverktøy. Så, tenk utenfor boksen, kom virkelig til rette med tidstyvene som spiser opp dagen din, og bestem hva som trengs for å fikse dem.

Tidsstyring med Dropbox-integrasjoner

Fra sikker fillagring til enkelt samarbeid, hjelper Dropbox deg med å effektivisere og organisere arbeidet ditt. Enten du organiserer alle filene nøye i delte mapper, eller bruker Dropbox Paper til oppgavebehandling, kan Dropbox hjelpe deg med å organisere teammedlemmers arbeid og tid. Og med appintegrasjoner som hjelper deg med å få mest mulig ut av tiden din, fører Dropbox til bedre samarbeid, raskere behandlingstid og mer effektiv organisering.

Her er bare noen av appene som fungerer sømløst med Dropbox på både Windows og Mac for å hjelpe deg med å spare og administrere tiden din.

Slack/Zoom

Direktemeldinger kan hjelpe deg med å spare viktige minutter gjennom dagen. Mer enn det, men kunnskapen om at alle du trenger å kontakte er bare et klikk unna, er veldig oppmuntrende og har en positiv effekt, spesielt for nyansatte. Disse samtalene i sanntid gjør det mulig å dekke området raskt og sørge for en mer personlig og uformell omgivelse for arbeidet som skal diskuteres. Arbeider du i Dropbox, kan du starte et Zoom-møte eller Slack-samtale rett fra Dropbox Paper-dokumentet ditt og fjerne behovet for å flytte mellom plattformer. Å ha innholdet og samtalene dine samlet på ett sted kan hjelpe deg med å holde deg fokusert og i flyt, noe som gjør samarbeidet sømløst selv når team er adskilt.

Monday/Trello/Asana

Som en gjøremålsliste for hele teamet, kan disse verktøyene hjelpe alle med å få et klart syn på ikke bare sin egen oppgave, men også alle andres. Dette kan bidra til å fremme ansvarlighet, skape en sterkere følelse av formål og drivkraft, så vel som å være en virkelig forsterker av fokus. Prosjekt- og tidsstyringsverktøy kan hjelpe alle til å se hva som må gjøres på ett sted, spesielt når disse verktøyene arbeider synkront. Monday kobler seg for eksempel sømløst til Dropbox-dokumentene dine rett fra arbeidsflyten din, mens du kan ta hvilken som helst Dropbox-fil og feste den til et Trello-kort. Asana fungerer også i enkel integrasjon med Dropbox - bare legg til en Dropbox-fil til prosjektet ditt, så oppdateres det automatisk på tvers av begge kanalene.

Uansett hvor organisert du mener at du er, er det ingen skade å være enda mer på toppen av ting - og med Dropbox på din side kan hele teamet jobbe mot den perfekte arbeidsflyten.