善加運用時間管理應用程式

事情太多,時間太少。時間管理應用程式可以幫您一一消滅待辦清單。

有個人將事件新增至數位日曆中,以作為管理時間之用

加強管理您的時間

時間管理聽起來像最終會走向微型管理,大家都知道這對任何企業文化都沒有益處。但把握機會將時間管理的技巧做到完美,對您的工作效率、動力和幸福會發揮很大效果。另外,市面上已有各種時間管理應用程式和程序,很多已無縫整合至 Dropbox 中,使用方式比您想像還容易。

如何改善時間管理?

即使您本來就沒有拖延的習慣,增加一點時間管理技巧還是可幫助您充分利用每一天。但在您開始檢查時間表和日曆之前,可考慮一些時間管理技巧:

正念

時間管理不佳會導致壓力變大,但對自己的期望過高,或單純太拼命也會造成一樣的後果。秉持一點工作的正念真的可幫助您了解自己的習慣和處理事情的方式。當您在分配一整天的任務時,請考慮工作與生活的平衡及您所知自己工作效率最高的時段,並給自己足夠的休息時間休息來減少倦怠感覺。

工作團隊管理

對每個人來說,時間管理都是很私密的,但加入一點團隊合作精神所造成的結果,會讓您感到非常驚奇。在您強加自認為有效的時間管理技巧之前,請確保您了解團隊的習慣、優點和缺點。SMART 目標很有幫助,畢竟若沒有任何重要工作要做,也就不需要採用時間管理技術了。設定目標之後,您可以建立工作時間表,不僅對您適用,且可以徹底發揮整個團隊的力量。

為挫折做好準備

無論是否牽涉到時間管理,在每個工作環境都應如此思考。事情不會永遠按照計畫進行。不要指望一點點時間管理就能創造奇蹟。當然,最後您通過關鍵路徑的速度可能比預期快,但不代表事情會一切順利或比按預期進度完成。世界上一些最成功的企業培養了從失敗學習的文化,並創造出獨特的學習經驗。對於任何企業來說,將時間先放在一邊來反思如何改進流程是相當重要的,且未來必定可在節省時間上大有益處。

最好的時間管理應用程式有哪些?

從不起眼的待辦事項到功能完善的應用程式,市面上有豐富的時間管理軟體解決方案和其他工具,可幫助您掌握時間。無論您是使用 Android 還是 iOS 裝置,這些追蹤應用程式都可協助您開始用效率更高的方式安排時間。

Toggl

時間追蹤是時間管理的關鍵一環,可讓您更佳了解自己的習慣和日常任務的需求。透過這些資訊,您可以建立理想的時間表,為您的任務分配足夠的時間。但是要獲得這些資訊,說的比做的容易,還好 Toggl 可幫您輕鬆達成。Toggl 是款生產力應用程式,不僅提供個人時間追蹤和工時表的功能,還可協助專案管理和預算分配。

Remember the Milk

Remember the Milk 將待辦清單變聰明,可與其他應用程式如電子郵件收件匣搭配使用,為您建立簡潔的每日任務清單。可共享的清單和自動提醒功能讓您保持進度,達成每日、每週或每月的目標。提醒功能也不僅僅是您容易忽略掉的推送通知而已。您可以選擇透過電子郵件、簡訊、推文甚至是 Skype 即時訊息的方式傳送提醒。

Forest

時間管理應用程式 Forest 充分利用流程、創造力和專注力的概念,讓您把時間空下來完成這些重要任務。開始執行任務時,您在應用程式中種下一棵樹。集中注意力的時間愈長,樹就長得愈大,最後您會擁有一座完整的小森林。這種方法新穎又有趣,儘管只是虛擬的樹林,卻可以幫助您保持進度,增加多一點責任感。

我可以使用哪些時間管理工具?

當您管理整個團隊時,簡單的應用程式不夠解決您的時間管理需求。如果您想盡辦法要讓團隊成員按時完成任務,則可能該投資具備完整功能的時間管理軟體了。當您開始為自己或團隊配備這些額外功能時,有件事要記得,並非所有時間管理工具都會寫明這項功能。

例如,Slack 可幫您節省寶貴的時間,讓您不必發送電子郵件或親自去找同事,但您不會將其視為時間管理工具。因此,跳出框架思考,好好思考那些浪費您每天寶貴時間的事情,並決定如何解決問題。

Dropbox 整合時間管理功能

從安全的檔案儲存空間到輕鬆協作,Dropbox 可幫您簡化工作,讓一切井然有序。無論您要在共享資料夾中將所有檔案分門別類管理,或使用 Dropbox Paper 作為任務管理工具,Dropbox 都可幫助您管理團隊成員的工作和時間。藉由讓您充分利用時間的整合應用程式,Dropbox 可打造更好的協作關係、更快的處理時間、及更有效率的組織。

以下應用程式可在 Windows 和 Mac 上與 Dropbox 流暢搭配使用,幫助您節省並管理時間。

Slack/Zoom

即時訊息可幫助您節省一整天的重要時間。不僅如此,當您知道若有任何需要,只需按一下即可聯絡任何人,這種想法對工作大有助益且會產生正面效果,對新進員工來說尤其明顯。這些即時對話可快速涵蓋各種資訊,並為要討論的工作內容提供更有個性和輕鬆的環境。在 Dropbox 內工作時,您可以直接在 Dropbox Paper 文件中啟動 Zoom 會議或 Slack 對話,而無需在平台之間切換。將您的內容和對話集中在單一位置,可幫助您保持專注和順暢,即使團隊不在一起也能實現無縫協作。

Monday/Trello/Asana

就像整個團隊的待辦清單一樣,這些工具可幫助每個人清楚瞭解自己和其他人的任務。這可加強責任心、增強目標感和驅動力,並真正強化專注力。專案和時間管理工具可讓所有人從單一位置看到待辦事項,尤其當這些工具有保持同步的功能時更是如此。例如,Monday 直接從工作流程流暢連結至 Dropbox 文件,同時您可以將任何 Dropbox 文件附加至 Trello 卡片Asana 還可與 Dropbox 輕鬆整合,只需將 Dropbox 檔案附加到專案中,就會在兩個管道之間自動更新。

無論您認為自己多井然有序,能更準確掌握最新進展永遠是有助益的,而且有了 Dropbox 的支持,您整個團隊都可讓工作流程更臻完美。