Cómo aprovechar al máximo las mejores aplicaciones para administrar el tiempo

Cómo administrar mejor tu tiempo

La administración del tiempo puede parecer una puerta de entrada a la microgestión y todos sabemos que eso no es bueno para ninguna cultura corporativa. Pero aprovechar la oportunidad de perfeccionar la administración de tu tiempo puede marcar la diferencia en tu productividad, motivación y bienestar. Además, con tantas aplicaciones y programas para administrar el tiempo disponibles, muchos de ellos integrados sin inconvenientes en Dropbox, es más fácil de lo que crees.

¿Cómo puedo mejorar la administración de mi tiempo?

Incluso si eres el tipo de persona que nunca cae en la procrastinación, administrar un poco el tiempo puede igualmente ayudarte a aprovechar el día al máximo. Antes de que comiences a mirar horarios y calendarios, hay algunas sugerencias de administración del tiempo que tienes que tener en cuenta:

Mindfulness

Una mala administración del tiempo genera altos niveles de estrés, pero también lo hace esperar demasiado de uno mismo o simplemente hacer demasiadas cosas. Un poco de mindfulness en el trabajo puede ayudarte a comprender tus hábitos personales y la forma en la que enfrentas las situaciones. Cuando te asignas tareas durante el día, piensa en el equilibrio entre la vida y el trabajo y en las horas que sabes que eres más productivo, y date el tiempo suficiente para tomarte recreos que alivien el agotamiento.

Gestión de equipos

La administración del tiempo es algo personal, pero te sorprenderá lo que un poco de espíritu de equipo puede lograr. Antes de imponer lo que crees que son técnicas eficaces de administración del tiempo, asegúrate de conocer los hábitos, fortalezas y debilidades de tu equipo. Conocer a tu equipo a través de la creación de equipos virtuales o presenciales ayuda a alinear los objetivos individuales. Los objetivos SMART pueden ayudar en esto, después de todo, no tiene sentido adoptar una técnica de administración del tiempo si no tienes nada significativo en lo que trabajar. Si tu equipo está teniendo dificultades para administrar el tiempo con un proyecto, evita más reuniones y encuentra otras formas de compartir actualizaciones. Una forma son las grabaciones de pantalla y los mensajes de video hechos con Dropbox Capture. Después de definir los objetivos, puedes establecer un horario de trabajo que no solo sea útil para ti, sino que también saque lo mejor de todo tu equipo.

Prepárate para los contratiempos

Esto debería ocurrir en todos los lugares de trabajo, con o sin administración de tiempo. Las cosas no siempre van según lo planeado. No esperar que un poco de administración del tiempo haga milagros. Sin dudas, es posible que acabes avanzando por tu ruta crítica más rápido de lo que pensabas, pero eso no implica que las cosas no puedan salir mal o llevar más tiempo del previsto. Algunas de las empresas más exitosas del mundo fomentan una cultura del fracaso y el aprendizaje único que el fracaso conlleva. Dedicar tiempo a reflexionar sobre cómo se pueden mejorar los procesos es fundamental para cualquier empresa e inevitablemente ahorrará tiempo en el futuro.

¿Cuáles son las mejores aplicaciones para administrar tiempo?

Desde la modesta lista de tareas hasta una aplicación completa, hay muchas soluciones de software y otras herramientas de gestión de tiempo que te pueden ayudar a tener el control de tu tiempo. Ya sea que las ejecutes desde un dispositivo Android o iOS, estas aplicaciones de seguimiento pueden ayudarte a comenzar a organizar los momentos del día de una forma un poco más eficaz.

Toggl

Hacer un seguimiento de los tiempos es una parte clave de la administración del tiempo, que te permite comprender mejor tus hábitos y la demanda de tus tareas diarias. Con esta información, puedes crear el horario perfecto para asignar tiempo suficiente a tus tareas. Obtener esa información es más fácil de decir que de hacer, por lo que es bueno que Toggl lo haga simple. No solo funciona como un sistema personal de seguimiento del tiempo y como una planilla de horarios; esta aplicación de productividad también puede ayudar con la gestión de proyectos y la asignación de presupuestos.

Remember the Milk

Una lista de tareas más inteligente, Remember the Milk funciona con otras aplicaciones como tu bandeja de entrada para crear una lista de tareas breve para tu día. Las listas que se pueden compartir y los recordatorios automáticos te mantendrán en el camino correcto para que puedas alcanzar tus objetivos diarios, semanales o mensuales. Los recordatorios no son solo notificaciones de inserción que puedes descartar fácilmente. Puedes elegir que se envíen como correo electrónico, mensaje de texto, tuit o incluso como un mensaje instantáneo de Skype.

Forest

En cuanto al flujo, la creatividad y el enfoque, la aplicación de administración de tiempo Forest te permite dedicar tiempo para abocarte a las tareas importantes. Cuando comienzas una tarea, plantas un árbol en la aplicación. Mientras más te concentras, más grande crece el árbol, hasta que finalmente llegues a tener todo un pequeño bosque. Es una forma novedosa y divertida de mantenerte encaminado, agregando un poco más de responsabilidad, aunque sea solo desde un ámbito virtual.

¿Qué herramientas de gestión del tiempo puedo usar?

Cuando diriges a un equipo completo, una simple aplicación no va a resolver tus necesidades de gestión del tiempo. Si te cuesta mantener a los miembros del equipo encaminados con los plazos y las tareas, quizás sea hora de invertir en un software completo de gestión de tiempo. Un aspecto que debes tener en cuenta cuando empiezas a abastecerte a ti y a tu equipo con todos estos extras es que no todas las herramientas de gestión del tiempo están clasificadas como tales.

Por ejemplo, Slack puede ayudarte a ahorrar esos valiosos minutos que necesitarías para enviar un correo electrónico o para buscar físicamente a un compañero de trabajo, pero quizás no la considerarías una herramienta de gestión del tiempo. Por lo tanto, debes ser original, asumir qué tareas te hacen perder el tiempo que te consume el día y decidir qué te hace falta para arreglarlo.

Administración del tiempo con integraciones a Dropbox

Desde el almacenamiento seguro de archivos hasta la fácil colaboración, Dropbox te ayuda a optimizar y organizar tu trabajo. Ya sea que debas organizar todos tus archivos a la perfección en carpetas compartidas o usar Dropbox Paper como un administrador de tareas, Dropbox puede ayudarte a organizar el trabajo y el tiempo de los miembros de tu equipo. Y con integraciones con aplicaciones que te permiten aprovechar tu tiempo al máximo, Dropbox favorece mejores colaboraciones, tiempos de entrega más rápidos y una organización más eficiente.

Estas son algunas de las aplicaciones que funcionan perfectamente con Dropbox, tanto en Windows como en Mac, que te ayudan a ahorrar y administrar tu tiempo.

Slack/Zoom

La mensajería instantánea puede ayudar a ahorrar minutos vitales durante el día. Además de eso, no obstante, lo que necesites saber de cualquier persona está a solo un clic de distancia, lo que permite muchas cosas y tiene un efecto positivo, en especial para los empleados nuevos. Estas conversaciones en tiempo real permiten ganar terreno rápidamente y brindar un entorno más personal e informal para tratar temas de trabajo. Al trabajar dentro de Dropbox, puedes iniciar una reunión de Zoom o una conversación en Slack directamente desde tu documento de Dropbox Paper y evitar tener que moverte entre plataformas. Tener tu contenido y tus conversaciones en un mismo lugar puede ayudarte a mantener la concentración y el ritmo, lo que hace que la colaboración sea perfecta incluso cuando los equipos están separados.

Monday/Trello/Asana

Son como una lista de tareas para todo el equipo. Estas herramientas pueden ayudar a todos a tener una visión clara no solo de sus tareas, sino también de las de los demás. Esto puede ayudar a fomentar la responsabilidad, generar motivaciones e impulsos más fuertes y ser un verdadero potenciador de metas. Las herramientas de gestión de tiempo y de proyectos pueden ayudar a todos a ver qué hace falta hacer en un lugar, en especial cuando esas herramientas trabajan de forma sincronizada. Por ejemplo, Monday se vincula perfectamente con tus documentos de Dropbox directamente desde tu flujo de trabajo, mientras que puedes tomar cualquier archivo de Dropbox y adjuntarlo a una tarjeta de Trello. Asana también funciona en una integración fácil con Dropbox: solo debes adjuntar un archivo de Dropbox a tu proyecto y se actualizará automáticamente en ambos canales.

No importa lo organizado que crees que eres, no hay nada malo en tener un mejor control de las cosas y con Dropbox de tu lado, todo tu equipo puede trabajar para lograr un flujo de trabajo perfecto.