Des applications de gestion du temps qui vous veulent du bien

Mieux gérer son temps

La gestion du temps peut être assimilée à du micromanagement, dont nous connaissons tous les méfaits sur la culture d’entreprise. Mais en prenant vous-même la décision de mieux gérer votre temps, vous pouvez réellement booster votre productivité, votre motivation et votre bien-être. De plus, avec la multitude d’applications et de programmes de gestion du temps disponibles sur le marché, dont beaucoup s’intègrent parfaitement avec Dropbox, les choses sont bien plus simples qu’elles n’y paraissent.

Comment améliorer sa gestion du temps ?

Même si vous n’êtes pas un adepte de la procrastination, quelques astuces de gestion du temps peuvent tout de même vous aider à profiter au maximum de votre journée. Mais avant de vous ruer sur les emplois du temps et les agendas, lisez nos quelques conseils :

Pleine conscience

Une mauvaise gestion du temps génère du stress, tout comme le fait d’être trop exigeant envers soi-même, ou simplement d’en faire trop. Travailler en pleine conscience peut vous aider à comprendre vos habitudes personnelles et la façon dont vous abordez certaines situations. Lorsque vous établissez une liste de tâches pour la journée, pensez à votre équilibre entre vie privée et vie professionnelle et aux heures où vous êtes le plus productif, et prévoyez des temps de pause suffisants pour limiter les risques de burn out.

Gestion d’équipe

Si la gestion du temps est avant tout personnelle, vous serez surpris par ce que peut apporter un peu d’esprit d’équipe. Avant d’imposer ce que vous pensez être de bonnes techniques de gestion du temps, assurez-vous de connaître les habitudes, les points forts et les points faibles de votre équipe. Des exercices de team building virtuels ou en personne permettent de mieux connaître votre équipe et d’aligner les objectifs de chacun. Les objectifs SMART peuvent ici vous être d’une aide précieuse, car il ne sert à rien d’adopter une technique de gestion du temps si vous n’avez rien de concret sur lequel vous baser. Si votre équipe éprouve des difficultés à gérer son temps sur un projet, évitez d’ajouter d’autres réunions et trouvez d’autres moyens de partager les informations. Par exemple, vous pouvez utiliser Dropbox Capture pour créer des enregistrements d’écran et des messages vidéo. Une fois les objectifs définis, vous pouvez créer un programme de travail qui répond à vos attentes tout en révélant tout le potentiel de votre équipe.

Contretemps

Que vous ayez adopté ou non des techniques de gestion du temps, il est important de se préparer à gérer d’éventuels contretemps, car tout ne se passe pas toujours comme prévu. La gestion du temps ne fait pas non plus de miracles. Même si elle va vous aider à progresser et à surmonter les obstacles plus rapidement, elle ne garantit pas que tout se déroulera parfaitement ni aussi vite que prévu. Certaines des plus grandes entreprises mondiales encouragent une culture de l’échec qui offre des apprentissages sans pareils. Il est essentiel de prendre le temps de réfléchir à la manière dont les processus peuvent être améliorés pour gagner du temps à l’avenir.

Quelles sont les meilleures applications de gestion du temps ?

De la simple liste de tâches à l’application complète, il existe une multitude de logiciels de gestion du temps et d’autres outils pour vous aider à mieux gérer votre temps. Disponibles sur Android et iOS, ces applications de suivi peuvent vous aider à organiser un peu plus efficacement vos journées.

Toggl

Le suivi du temps fait partie intégrante de la gestion du temps. Il vous aide à mieux cerner vos habitudes et le temps que vous demandent vos différentes tâches quotidiennes. À partir de ces informations, vous pouvez établir l’emploi du temps idéal en prévoyant suffisamment de temps pour chacune des tâches. Il n’est pas toujours évident de collecter ce type d’informations, ce qui rend Toggl particulièrement utile. En plus d’offrir la possibilité de suivre son temps et de créer des feuilles de temps, cette application de productivité facilite également la gestion de projet et la répartition du budget.

Remember the Milk

Remember the Milk est une application intelligente de suivi des tâches qui communique avec d’autres applications telles que votre messagerie électronique pour créer une liste de tâches succincte pour votre journée. Des listes à partager et des rappels automatiques vous aident à garder le cap pour atteindre vos objectifs du jour, de la semaine ou du mois. Les rappels ne sont pas de simples notifications push que vous pouvez facilement ignorer. Vous pouvez choisir de les recevoir par e‑mail, par SMS, par tweet ou même par message instantané sur Skype.

Forest

Axée sur le flow, la créativité et la concentration, l’application de gestion du temps Forest vous aide à consacrer le temps nécessaire à vos tâches importantes. Dès que vous commencez une nouvelle tâche, vous plantez un arbre dans l’application. Plus vous restez concentré sur cette tâche, plus votre arbre grandit, jusqu’à créer une petite forêt. C’est une façon originale et ludique de garder le cap sur vos priorités en ajoutant un sentiment de responsabilité, même s’il reste virtuel.

Quels outils utiliser ?

Si vous avez une équipe entière à gérer, une simple application ne suffira pas. Si les membres de votre équipe peinent à respecter les délais et la liste de tâches à effectuer, il est peut-être temps d’investir dans un logiciel de gestion du temps dédié. Avant d’investir dans de nouvelles solutions, il est important de savoir que les outils de gestion du temps ne sont pas tous commercialisés comme tels.

Prenons l’exemple de Slack, une application qui n’est pas réellement un outil de gestion du temps, mais qui vous fait quand même gagner un temps précieux lors de vos échanges professionnels. Faites preuve d’originalité. Identifiez ce qui vous fait perdre du temps dans la journée et trouvez comment y remédier.

Gérer son temps avec les intégrations Dropbox

Qu’il s’agisse de stocker des fichiers de façon sécurisée ou de collaborer plus facilement, Dropbox vous aide à simplifier et à structurer votre travail. Il vous permet de mieux gérer le temps et les tâches de votre équipe, en organisant minutieusement vos fichiers dans des dossiers partagés ou encore en utilisant Dropbox Paper comme gestionnaire de tâches. Et grâce aux intégrations avec des applications qui vous font gagner un temps précieux, Dropbox facilite la collaboration, réduit les délais d’exécution et optimise votre organisation.

Voici quelques exemples d’applications qui fonctionnent parfaitement avec Dropbox sous Windows et Mac, et vous aident à gagner du temps en le gérant mieux.

Slack/Zoom

La messagerie instantanée peut vous faire gagner de précieuses minutes tout au long de la journée. Mieux encore, il est rassurant et motivant, surtout pour les nouvelles recrues, de savoir que l’on peut contacter en un seul clic l’interlocuteur de son choix. Ces conversations en temps réel permettent de faire un état des lieux rapide et d’aborder les choses de manière plus personnelle et informelle. Lorsque vous travaillez dans Dropbox, vous pouvez démarrer une réunion Zoom ou une conversation Slack directement depuis votre document Dropbox Paper sans avoir à changer de plateforme. L’ensemble de votre contenu et de vos conversations sont regroupés au même endroit, ce qui aide les membres de votre équipe à rester concentrés et productifs, et à collaborer efficacement, même à distance.

Monday/Trello/Asana

Telle la liste de tâches globale d’une équipe, ces outils permettent à chacun de consulter ses propres tâches, ainsi que celles de ses collaborateurs. Cela favorise la responsabilisation, renforce la motivation et le dynamisme de l’équipe, et améliore la concentration. Grâce aux outils de gestion de projet et du temps, les collaborateurs peuvent consulter toutes les tâches restantes au même endroit, en particulier lorsqu’ils fonctionnent de concert et de manière synchronisée. Avec Monday, par exemple, vous pouvez accéder à vos documents Dropbox en toute simplicité, directement depuis votre workflow. Vous pouvez également ajouter les fichiers Dropbox de votre choix à une carte Trello. Asana s’intègre aussi facilement avec Dropbox. Joignez un fichier Dropbox à votre projet et celui-ci se mettra à jour automatiquement sur les deux canaux.

Quel que soit votre niveau d’organisation actuel, vous pouvez toujours vous améliorer. Faites confiance à Dropbox pour aider votre équipe à trouver le workflow idéal.