Sådan får du mest muligt ud af de bedste tidsstyringsapps

Bedre tidsstyring

Tidsstyring kan lyde som en smutvej til detailstyring – og alle ved, at det ikke er godt for nogen virksomhedskultur. Men at benytte lejligheden til at finjustere din egen tidsstyring kan gøre hele forskellen for din produktivitet, motivation og trivsel. Og med så mange tidsstyringsapps og programmer til rådighed – mange af dem kan uden problemer integreres i Dropbox – er det nemmere, end du måske tror.

Hvordan kan jeg forbedre tidsstyring?

Selvom du er en type, der aldrig bliver offer for overspringshandlinger, kan lidt tidsstyring alligevel hjælpe dig med at få mest muligt ud af din dag. Før du begynder at kigge på tidsplaner og kalendere, er der nogle tidsstyringstips, du kan overveje:

Mindfulness

Dårlig tidsstyring fører til høje stressniveauer, men det gør for høje forventninger til dig selv eller at bare gøre for meget også. En smule mindfulness på arbejdspladsen kan virkelig hjælpe dig med at forstå dine personlige vaner og den måde, du håndterer diverse situationer på. Når du tildeler dig selv opgaver i løbet af dagen, skal du tænke på din balance mellem arbejde og fritid og de tidspunkter, hvor du ved, at du er mest produktiv, og give dig selv nok tid til pauser for at forhindre udbrændthed.

Teamadministration

Tidsstyring er forskelligt fra person til person, men det vil overraske dig, hvad det kan betyde at være en del af et godt team. Inden du begynder at implementere noget, som du tror et effektivt tidsstyringsværktøj, skal du huske for at sætte dig ind i teamets vaner, styrker og svagheder at kende. Hvis du lærer teamet at kende, enten via personlige møder eller virtuel teambuilding, kan det hjælpe med at afpasse individuelle målsætninger. Her kan SMART-målsætninger hjælpe, da det ikke giver mening at implementere teknikker til tidsstyring, hvis man ikke har en meningsfuld målsætning at arbejde hen imod. Hvis dit team har svært ved at administrere sit tidsforbrug for et projekt, skal du undgå flere møder og i stedet finde andre metoder til deling af opdateringer. Du kan f.eks. anvende skærmoptagelser og videomeddelelser, der er lavet med Dropbox Capture. Når du har fastlagt målsætningen, kan du oprette en arbejdsplan, der ikke kun fungerer for dig, men som får det bedste frem i hele teamet.

Vær forberedt på tilbageslag

Dette skal gælde enhver arbejdsplads, tidsstyret eller ej. Ting går ikke altid efter planen. Forvent ikke, at en smule tidsstyring resulterer i mirakler. Ja, du kan ende med at bevæge dig igennem din kritiske vej hurtigere, end du troede, men det betyder ikke, at tingene ikke går galt eller ikke tager længere tid end forventet. Nogle af verdens mest succesrige virksomheder støtter en fiaskokultur og den unikke erfaring, det udløser. At afsætte tid til at reflektere over, hvordan processer kan forbedres, er afgørende for enhver virksomhed og vil uundgåeligt spare tid i fremtiden.

Hvad er de bedste tidsstyringsapps?

Fra den ydmyge opgaveliste til en komplet app er der masser af softwareløsninger til tidsstyring og andre værktøjer, der hjælper dig med at få kontrol over din tid. Uanset om du kører dem fra en Android- eller iOS-enhed, kan disse sporingsapps hjælpe dig med at begynde at organisere din dag lidt mere effektivt.

Toggl

Tidssporing er en vigtig del af tidsstyring, så du bedre kan forstå dine vaner og hvad dine daglige opgaver kræver. Med disse oplysninger kan du få den perfekte tidsplan, der tildeler tilstrækkelig tid til dine opgaver. At få disse oplysninger er dog nemmere sagt end gjort, så det er godt, at Toggl gør det nemt. Ikke kun fungerer det som en personlig tidssporing og timeseddel, men denne produktivitetsapp kan også hjælpe med projektstyring og budgetfordeling.

Remember the Milk

 Remember the Milk er en mere intelligent opgaveliste, som fungerer sammen med andre apps som f.eks. din e-mailindbakke og opretter en kortfattet opgaveliste til din arbejdsdag. Delbare lister og automatiske påmindelser holder dig i fokus for at nå dine daglige, ugentlige eller månedlige mål. Påmindelser er ikke kun push-beskeder, som du nemt kan afvise. Du kan vælge at få dem sendt som e-mail, tekst, tweet eller endda en onlinemeddelelse via Skype.

Forest

Med tidsforvaltningsappen Forest, som har afsæt i flow-tilstand, kreativitet og fokus, kan du afsætte tid til at arbejde på de vigtige opgaver. Når du går i gang med en opgave, planter du et træ i appen. Jo længere du koncentrerer dig, jo større vokser træet, indtil du til sidst har en hel lille skov. Det er en ny og sjov måde at hjælpe med at holde fokus og tilføje lidt mere ansvarlighed, selvom det kun er over en virtuel hæk.

Hvilke tidsstyringsværktøjer kan jeg bruge?

Når du leder et helt team, vil en enkelt app ikke opfylde dine tidsstyringsbehov. Hvis du kæmper for at holde holdmedlemmer fokuseret på deadlines og opgaver, kan det være et godt tidspunkt at investere i komplet tidsstyringssoftware. Noget, du skal være opmærksom på, når du begynder at udstyre enten dig selv eller dit team med alt dette ekstraudstyr, er at ikke alle tidsstyringsværktøjer er mærket som sådan.

For eksempel kan Slack hjælpe dig med at spare de dyrebare minutter, det ville tage at e-maile eller fysisk lede efter en medarbejder på kontoret, men du ville ikke tænke på det som et tidsstyringsværktøj. Så tænk kreativt, bliv bevidst på de tidsrøvere, der optager din arbejdsdag, og beslut dig for, hvad der er nødvendigt for at finde en løsning til dem.

Tidsstyring med Dropbox-integrationer

Dropbox hjælper dig med at strømline og organisere dit arbejde – fra sikker fillagring til ubesværet samarbejde. Dropbox kan hjælpe dig med at organisere teammedlemmernes arbejde og tidsforbrug – uanset om du organiserer alle filer sirligt i delte mapper eller bruger Dropbox Paper til opgavestyring. Og Dropbox sikrer også bedre samarbejde, hurtigere behandlingstid og mere effektiv organisering takket være appintegrationer, der giver dig mulighed for at få mest muligt ud af din tid.

Her er blot nogle af de apps, der fungerer problemfrit med Dropbox på både Windows og Mac til at hjælpe dig med at spare og styre din tid.

Slack/Zoom

Chatbeskeder kan hjælpe dig med at spare vigtige minutter i løbet af dagen. Men at vide, at enhver, du har brug for at kontakte, kun er et klik væk, har en positiv effekt, især for nye medarbejdere. Disse realtidssamtaler gør det muligt hurtigt at få ting sat i gang og give en mere personlig og uformel ramme for det arbejde, der skal diskuteres. I Dropbox kan du starte et Zoom-møde eller en Slack-samtale lige fra dit Dropbox Paper-dokument og eliminere behovet for at hoppe mellem platforme. At have dit indhold og dine samtaler samlet ét sted kan hjælpe dig med at forblive fokuseret og i gang, hvilket gør samarbejde problemfrit, selv når teams er adskilt.

Monday/Trello/Asana

Ligesom en opgaveliste for hele teamet kan disse værktøjer hjælpe alle med at få et klart overblik over ikke kun deres opgave, men også alle andres. Dette kan hjælpe med at fremme ansvarlighed, skabe en stærkere følelse af formål og drivkraft, såvel som virkelig at sætte turbo på fokus. Projekt- og tidsstyringsværktøjer kan hjælpe alle med at se, hvad der skal gøres på ét sted, især når disse værktøjer er synkroniserede. F.eks. kan Monday nemt linke til dine Dropbox-dokumenter direkte fra din arbejdsgang, og du kan tage enhver Dropbox-fil og vedhæfte den til et Trello-kort. Asana har også nem integration med Dropbox – vedhæft bare en Dropbox-fil til dit projekt, så opdateres den automatisk på tværs af begge kanaler.

Uanset hvor organiseret du synes, at du er, sker der ikke noget ved at være endnu mere på forkant med tingene – og med Dropbox kan hele dit team arbejde hen imod den perfekte arbejdsgang.