Как максимально эффективно использовать лучшие приложения для управления временем

Улучшите свои навыки управления временем

Управление временем может считаться начальным этапом микроменеджмента, но широко известно, что это плохо влияет на любую корпоративную культуру. Однако, воспользовавшись возможностью усовершенствовать свой подход к управлению временем, вы сможете существенно улучшить свою производительность, мотивацию и благополучие. Кроме того, с таким количеством приложений и программ для управления временем, многие из которых легко интегрируются в Dropbox, это будет проще, чем вы думаете.

Как я могу улучшить навыки управления временем?

Даже если вы относитесь к тому типу людей, которые никогда не становятся жертвами прокрастинации, навыки управления временем могут помочь вам организовать свой день максимально эффективно. Прежде чем вы начнете просматривать расписания и календари, предлагаем вам несколько советов по управлению временем:

Осознанность

Плохое управление временем приводит к высокому уровню стресса, как и завышенные ожидания к себе или большое количество дел. Немного осознанности в работе может действительно помочь вам понять свои личные привычки и то, как вы подходите к ситуациям. Когда вы ставите себе задачи на день, думайте о балансе между работой и личной жизнью и часах своей наибольшей продуктивности, а также выделяйте достаточно времени на перерывы, чтобы снизить риск выгорания.

Управление командой

Стратегии управления временем индивидуальны для каждого человека, но вы будете удивлены тем, чего можно достичь, если есть командный дух. Прежде чем приступить к внедрению эффективных, по вашему мнению, методов управления временем, убедитесь, что вы знаете привычки, а также сильные и слабые стороны своей рабочей группы. Знакомство с коллегами посредством личного общения или виртуального тимбилдинга помогает согласовать индивидуальные цели. В этом вам может помочь постановка умных целей. Ведь в применении методов управления временем нет смысла, если у вас нет значимых рабочих задач. Если ваша команда испытывает трудности в распределении времени в рамках проекта, проводите меньше совещаний и найдите другие способы обмена информацией. Один из таких способов — записи экрана и видеосообщений, сделанные с помощью Dropbox Capture. После постановки целей вы можете составить график, который не только будет работать для вас, но и выявит сильные стороны всей вашей команды.

Будьте готовы к неудачам

Неудачи присутствуют в любой работе независимо от того, применяются ли методы управления временем. Всегда есть что-то, что идет не по плану. Не ожидайте чудес от управления временем. В конечном итоге оно может помочь вам пройти ключевые этапы быстрее, чем вы думали, но это не значит, что все пойдет по плану или не займет больше времени, чем ожидалось. Некоторые из самых успешных компаний в мире воспитывают культуру неудач, извлекая пользу из этих уроков. Выделение времени для размышлений о том, как можно улучшить процессы, жизненно важно для любого бизнеса и гарантированно сэкономит время в будущем.

Лучшие приложения для управления временем

В диапазоне от простого списка заданий до полноценного приложения существует множество программных решений для управления временем и других инструментов, которые помогут вам правильно распоряжаться своим временем. Независимо от того, используете ли вы устройство с ОС Android или iOS, эти приложения для отслеживания времени помогут вам более эффективно организовать свой день.

Toggl

Учет рабочего времени — один из ключевых аспектов управления временем, который позволит вам лучше понять свои привычки и потребности в ежедневных задачах. С помощью этой информации вы можете сформировать идеальное расписание и выделить достаточно времени для ваших задач. Это проще сказать, чем сделать, но приложение Toggl упростит вам задачу. Данное приложение не только сочетает в себе тайм-трекер и расписание, но и способствует повышению производительности, что также может помочь в управлении проектами и распределении бюджета.

Remember the Milk

Приложение Remember the Milk для создания умных списков работает с другими приложениями, например с электронной почтой, и помогает составить исчерпывающий список заданий на день. Списки, которыми можно делиться, и автоматические напоминания помогут вам в достижении ваших ежедневных, еженедельных или ежемесячных целей. Напоминания — это не просто push-уведомления, которые вы можете легко отклонить. Вы можете настроить получение уведомлений на электронную почту, в виде текстовых сообщений, твитов и даже мгновенных сообщений в Skype.

Forest

В приложении для управления временем Forest реализована идея потока, креативности и целенаправленности, что позволяет вам выделять время для выполнения важных задач. Приступая к выполнению задачи, вы сажаете дерево в приложении. Чем дольше вы концентрируетесь на задаче, тем больше растет дерево, пока, в конечном счете, у вас не появится целый небольшой лес. Это новый и интересный способ помочь себе не отклоняться от цели, добавив немного больше ответственности, даже если это всего лишь виртуальная живая изгородь.

Какие инструменты управления временем можно использовать?

При управлении всей рабочей группой обычное приложение не сможет решить ваши задачи по управлению временем. Если вам сложно организовать работу своей рабочей группы так, чтобы все ее участники соблюдали сроки выполнения задач, возможно, потребуются инвестиции в полноценное программное обеспечение для управления временем. При выборе инструментов управления временем важно помнить, что принадлежность различных программ к этой категории может быть неочевидна.

Например, Slack может помочь вам сэкономить те драгоценные минуты, которые вы бы потратили на работу с электронной почтой или физические поиски сотрудника, но вы вряд ли отнесете его к инструментам управления временем. Думайте нестандартно, смиритесь с пожирателями времени и решите, что поможет вам справиться с ними.

Управление временем с помощью интеграции средств Dropbox

Dropbox поможет вам на всех этапах организации: от обеспечения безопасного хранения файлов до создания условий для совместной работы. Независимо от того, структурируете ли вы все свои файлы в общих папках или используете  Dropbox Paper в качестве диспетчера задач, Dropbox может помочь вам в организации работы и времени участников вашей рабочей группы. А благодаря интеграции приложений, которые позволяют максимально разумно использовать ваше время, Dropbox обеспечивает лучшие возможности для совместной работы, более быстрые сроки выполнения заданий и более эффективную организацию процессов.

Вот некоторые из приложений, которые бесперебойно работают с Dropbox на компьютерах с ОС Windows и Mac и помогут вам сэкономить время и эффективно управлять им.

Slack/Zoom

Обмен мгновенными сообщениями поможет вам сэкономить важные минуты в течение дня. Осознание того, что любой человек, с которым вам нужно связаться, находится на расстоянии одного клика мыши, оказывает положительное воздействие, особенно на новых сотрудников. Эти разговоры в режиме реального времени позволяют быстро выполнять рабочие задачи и обеспечивают более личную и неформальную рабочую коммуникацию. Работая в Dropbox, вы можете начать конференцию в Zoom или общение в Slack прямо из документа Dropbox Paper; для этого не нужно переключаться между платформами. Объединив свое содержимое и общение в одном месте, вы сможете сосредоточиться и погрузиться в состояние потока, что позволит вам легко организовать процесс совместной работы, даже если участники рабочей группы находятся в разных местах.

Monday/Trello/Asana

Как и список заданий для всей рабочей группы, эти инструменты позволяют каждому участнику получить четкое представление не только о своей задаче, но и о задачах других. Они помогают повысить степень ответственности, создать более сильное ощущение цели и усилить мотивацию, а также реально способствуют улучшению концентрации внимания. Инструменты управления проектами и временем позволяют собрать список заданий в одном месте, доступном всем сотрудникам, особенно если эти инструменты работают синхронно. Например, из приложения Monday можно легко перейти к вашим документам Dropbox в рамках рабочего процесса, а также можно взять любой файл Dropbox и прикрепить его к карточке Trello.Asana также легко интегрируется с Dropbox: просто прикрепите файл Dropbox к своему проекту, и он автоматически обновится в обоих каналах.

Насколько организованными вы бы ни были, всегда стоит пробовать новые инструменты повышения эффективности, а с Dropbox у вашей команды будут все возможности организовать идеальный рабочий процесс.