Så får du ut maximalt av de bästa tidshanteringsapparna

Planera din tid bättre

Tidsplanering kan låta farligt likt detaljstyrning – och alla vet att detta inte är bra för företagskulturen någonstans. Men att ta tillfället i akt och optimera den egna tidsplaneringen kan göra stor skillnad för produktiviteten, motivationen och välbefinnandet. Dessutom är det kanske lättare än du tror, med tanke på hur många tidsplaneringsappar och program som finns tillgängliga – varav många integreras direkt i Dropbox.

Hur kan jag förbättra tidsplaneringen?

Även om du är typen som aldrig prokrastinerar kan bra tidsplanering ändå hjälpa dig att få ut mer av din dag. Innan du börjar titta på scheman och kalendrar finns det dock några tips att tänka på för bra tidsplanering:

Mindfulness

Dålig tidsplanering leder till höga stressnivåer, men den gör också att du kräver för mycket av dig själv eller helt enkelt gör för mycket. Lite mindfulness på jobbet kan verkligen hjälpa dig att förstå dina personliga vanor och hur du hanterar situationer. När du ger dig själv uppgifter under dagen ska du tänka på balansen mellan arbete och fritid och de timmar då du vet att du är som mest produktiv, och ge dig själv tillräckligt med tid för vila så du inte riskerar utbrändhet .

Teamhantering

Tidsplanering är något personligt för varje individ, men det är faktiskt överraskande hur mycket god laganda kan bidra. Innan du börjar arbeta med tidsplaneringstekniker du tycker känns effektiva ska du se till att du har koll på teamets vanor, styrkor och svagheter. Genom att lära känna teamet genom teambuilding virtuellt eller ansikte mot ansikte blir det enklare att anpassa individuella mål. Här kan SMART-mål hjälpa till – det är trots allt meningslöst att implementera en tidsplaneringsteknik om du inte har något meningsfullt att arbeta med. Om ditt team har svårt att hantera tiden i ett projekt ska du undvika fler möten och istället hitta andra sätt att dela uppdateringar. En metod är skärminspelningar och videomeddelanden som görs med Dropbox Capture. När målen har ställts upp kan du skapa ett arbetsschema som inte bara fungerar för dig utan som ger teamet möjlighet att prestera på max.

Förbered dig på bakslag

Detta borde gälla för alla arbetsplatser, tidsplanerade eller ej. Saker och ting går inte alltid enligt planen. Förvänta dig inte att lite tidsplanering ska göra underverk. Det kanske slutar med att du tar dig igenom kämpiga situationer snabbare än du trott, men det betyder inte att saker inte ibland går fel eller tar längre tid än väntat. Några av världens mest framgångsrika företag uppmuntrar en kultur där misslyckandet välkomnas tillsammans med de unika lärdomar det ger. Att avsätta tid för att reflektera över hur processer kan bli bättre är viktigt för alla företag och kommer oundvikligen att spara tid i framtiden.

Vilka är de bästa tidsplaneringsapparna?

Det finns gott om tidsplaneringslösningar och andra slags verktyg som hjälper dig att ta kontroll över din tid, från enkla att göra-listor till fullfjädrade appar. Vare sig du kör dem från en Android- eller iOS-enhet kan dessa spårningsappar hjälpa dig att organisera arbetsdagens tid på ett lite mer effektivt sätt.

Toggl

Tidsspårning är en viktig del av tidsplaneringen, så att du på ett bättre sätt kan förstå dina vanor och kraven dina dagliga uppgifter ställer. Med denna information kan du skapa det perfekta tidsschemat som ger tillräckligt med tid för alla uppgifter. Att få tillgång till denna informationen är dock lättare sagt än gjort, så det är bra att Toggl gör det enkelt. Denna produktivitetsapp fungerar inte bara som en personlig tidsspårare och tidsrapportör utan kan också hjälpa till med projektledning och budgetfördelning.

Remember the Milk

 Remember the Milk är som en smartare att göra-lista och arbetar med andra appar, som din e-postinkorg, för att skapa en tydlig uppgiftslista för din dag. Delbara listor och automatiska påminnelser håller dig på rätt spår så du kan nå dina mål för dagen, veckan eller månaden. Påminnelser kommer inte heller bara som push-meddelanden som du enkelt kan avvisa. Du kan välja att få dem skickade som e-post, SMS, tweet eller till och med ett snabbmeddelande via Skype.

Forest

Tidsplaneringsappen Forest utnyttjar tanken på flöde, kreativitet och fokus och låter dig avsätta tid för att klara av dina viktiga uppgifter. När du påbörjar en uppgift planterar du ett träd i appen. Ju längre du koncentrerar dig, desto större växer trädet tills du så småningom har en hel liten skog. Detta är ett nytt och roligt sätt att hålla sig på rätt spår och ta ansvar, även om det bara handlar om ett virtuellt buskage.

Vilka tidsplaneringsverktyg kan jag använda?

Om du leder ett helt team kommer en enkel app inte att lösa dina tidsplaneringsbehov. Om du kämpar för att hålla kollegerna på rätt spår med deadlines och uppgifter kan det vara dags att investera i en ordentlig programvara för tidsplanering. En sak att tänka på när du börjar utrusta antingen dig själv eller hela teamet med extraverktyg är att inte alla tidsplaneringsverktyg är märkta som sådana.

Till exempel kan Slack hjälpa dig att spara värdefulla minuter som du annars slösat bort på att mejla eller fysiskt leta upp en kollega, men du ser ju inte Slack som ett tidsplaneringsverktyg. Så tänk utanför boxen, identifiera grundligt de tidstjuvar som äter upp din dag och bestäm vad som krävs för att fixa dem.

Tidsplanering med Dropbox-integreringar

Dropbox hjälper dig att effektivisera och organisera verksamheten, från säker fillagring till enkelt samarbete. Vare sig du organiserar alla dina filer perfekt i delade mappar eller använder Dropbox Paper som uppgiftshanterare kan Dropbox hjälpa dig att organisera dina kollegers arbete och tid. Och med appintegreringar som gör att du får ut maximalt av din tid ger Dropbox bättre samarbete, snabbare  handläggningstider och en effektivare organisation.

Här är bara några av de appar som fungerar supersmidigt med Dropbox på både Windows och Mac och hjälper dig att spara och planera din tid.

Slack/Zoom

Direktmeddelanden kan hjälpa dig att spara viktiga minuter under hela dagen. Dessutom är själva vetskapen att alla du kan behöva kontakta finns bara ett klick bort mycket frigörande och positiv, särskilt för nyanställda. Dessa realtidssamtal gör att man snabbt kan driva arbetet framåt och de ger en mer personlig och informell miljö för diskussioner kring arbetet. Om du arbetar i Dropbox kan du starta ett Zoom-möte  eller Slack-konversation direkt från ditt Dropbox Paper-dokument, vilket gör att du slipper röra dig mellan olika plattformar. När innehållet och konversationerna bor tillsammans på en och samma plats blir det lättare att hålla fokus och flöde, vilket gör samarbetet supersmidigt även om kollegerna jobbar på distans.

Monday/Trello/Asana

Dessa verktyg är som att-göra-listor för hela teamet och de ger en tydlig bild över inte bara den egna uppgiften utan också alla andras. Detta ökar ansvarstagandet, skapar en starkare känsla av motivation och drivkraft och ger bättre fokus. Projekt- och tidsplaneringsverktyg kan från en och samma plats hjälpa alla att se vad som behöver göras, särskilt om dessa verktyg arbetar synkroniserat. Till exempel länkar Monday smidigt till dina Dropbox-dokument direkt från ditt arbetsflöde, medan du kan ta valfri Dropbox-fil och bifoga den till ett Trello-kort. Asana  fungerar också i en smidig integration med Dropbox – bifoga bara en Dropbox-fil till ditt projekt så uppdateras den automatiskt över båda kanalerna.

Hur organiserad du än tror att du är skadar det inte att ha ännu mer kontroll på verksamheten – och med Dropbox vid din sida kan hela teamet arbeta mot ett perfekt arbetsflöde.