Cara memanfaatkan aplikasi manajemen waktu terbaik

Mengelola waktu lebih baik lagi

Manajemen waktu mungkin terdengar seperti mengatur terlalu mendetail—dan semua orang mengetahui bahwa hal itu tidak baik bagi budaya perusahaan mana pun. Namun, memanfaatkan kesempatan untuk menyempurnakan manajemen waktu Anda sendiri akan dapat mempengaruhi produktivitas, motivasi, dan kesejahteraan Anda. Selain itu, dengan banyaknya program dan aplikasi manajemen waktu yang tersedia—banyak diantaranya yang terintegrasi dengan baik ke Dropbox—membuat semuanya jadi mudah daripada yang Anda bayangkan.

Bagaimana saya dapat meningkatkan manajemen waktu?

Meskipun Anda bukan jenis orang yang suka menunda-nunda, sedikit saja manajemen waktu tetap bisa membantu Anda mengoptimalkan hari-hari Anda. Sebelum Anda mulai melihat jadwal dan kalender, ada beberapa tips manajemen waktu yang perlu dipertimbangkan:

Konsentrasi penuh

Manajemen waktu yang buruk dapat mengakibatkan tingkat stres yang tinggi, tetapi demikian pula jika Anda terlalu berharap banyak dari diri Anda atau melakukan terlalu banyak hal. Sedikit konsentrasi di tempat kerja dapat benar-benar membantu Anda memahami kebiasaan pribadi dan cara Anda menangani berbagai situasi. Saat Anda mengalokasikan tugas-tugas di sepanjang hari, pikirkan tentang keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi dan waktu bekerja Anda yang paling produktif, dan berikan diri Anda waktu istirahat yang cukup untuk menghindari burnout atau kelelahan.

Manajemen Team

Manajemen waktu adalah hal yang bersifat pribadi bagi setiap orang, namun Anda akan terkejut dengan apa yang dapat dicapai oleh semangat tim. Sebelum menerapkan teknik manajemen waktu yang efektif berdasarkan pertimbangan Anda, pastikan bahwa Anda mengetahui kebiasaan, kelebihan, dan kekurangan tim. Mengenali tim Anda melalui tatap muka atau pengembangan tim secara virtual membantu menyelaraskan tujuan individu. Tujuan SMART dapat membantu, bagaimana pun juga, tidak ada gunanya mengadopsi cara mengatur waktu dengan baik jika Anda tidak memiliki sesuatu yang bermakna untuk dikerjakan. Jika tim Anda mengalami kesulitan mengatur waktu dengan sebuah proyek, hindari lebih banyak rapat dan temukan cara lain untuk berbagi pembaruan. Salah satu caranya adalah rekaman layar dan pesan video yang dibuat dengan Dropbox Capture. Setelah menetapkan tujuan, Anda dapat membuat jadwal kerja yang tidak hanya akan berguna bagi Anda, tetapi juga akan menghasilkan yang terbaik dari keseluruhan tim.

Bersiap menghadapi kemunduran

Hal ini semestinya berlaku semua tempat kerja, baik yang melakukan manajemen waktu maupun tidak. Tidak semua hal selalu berjalan sesuai rencana. Jangan berharap manajemen waktu akan berjalan seperti mukjizat. Tentu saja, Anda mungkin akan menemui alur penentu lebih cepat daripada yang dibayangkan, tetapi tidak berarti bahwa semua hal akan berjalan tanpa kendala, atau membutuhkan waktu lebih lama daripada yang diperkirakan. Sejumlah bisnis paling sukses di dunia menanamkan budaya kegagalan dan pembelajaran unik yang lahir dari budaya ini. Meluangkan waktu untuk merenungkan perbaikan pada proses kerja itu sangat penting bagi setiap bisnis dan pastinya akan menghemat waktu di masa mendatang.

Apa saja aplikasi manajemen waktu terbaik?

Ada banyak solusi perangkat lunak manajemen waktu dan alat lain untuk membantu Anda mengatur waktu, dari daftar tugas yang sederhana sampai aplikasi yang lengkap. Ketika Anda menjalankannya dari perangkat Android atau iOS, aplikasi pelacakan ini dapat membantu Anda mulai menata waktu setiap hari dengan lebih efektif.

Toggl

Pelacakan waktu adalah bagian penting dari manajemen waktu, karena dapat membuat Anda lebih memahami kebiasaan dan kebutuhan tugas-tugas harian Anda. Dengan informasi ini, Anda dapat membuat jadwal sempurna yang mengalokasikan waktu yang cukup untuk tugas-tugas Anda. Namun, mendapatkan informasi seperti itu tidak semudah yang dibayangkan, sehingga sangat berguna jika Toggl membuatnya jadi mudah. Aplikasi ini tidak hanya berfungsi sebagai pelacak dan jadwal waktu pribadi. Aplikasi produktivitas ini juga dapat membantu manajemen proyek dan alokasi anggaran.

Remember the Milk

Sebagai daftar pekerjaan dengan kemampuan lebih baik, Remember the Milk dapat digunakan dengan aplikasi lain seperti kotak masuk email Anda untuk membuat sebuah daftar tugas yang ringkas untuk hari-hari Anda. Daftar yang dapat dibagikan dan pengingat otomatis akan membuat Anda tetap sesuai rencana untuk mencapai tujuan harian, mingguan, atau bulanan. Pengingat ini pun bukan sekadar notifikasi push yang bisa ditutup dengan mudah. Anda dapat memilih untuk mengirimkannya sebagai email, teks, twit, atau bahkan pesan instan di Skype.

Forest

Dengan memanfaatkan ide flow, kreativitas, dan fokus, aplikasi manajemen waktu Forest memungkinkan Anda meluangkan waktu untuk melanjutkan tugas-tugas penting. Saat Anda memulai sebuah tugas, Anda menanam sebuah pohon di aplikasi ini. Semakin lama Anda berkonsentrasi, semakin besar pohon itu tumbuh, hingga Anda pada akhirnya memiliki sebuah hutan kecil. Ini merupakan cara baru dan menyenangkan untuk membantu Anda tetap mengikuti rencana dengan menambahkan sedikit tanggung jawab, meskipun dilakukan secara virtual.

Apa alat manajemen waktu yang dapat saya gunakan?

Saat Anda mengelola keseluruhan tim, sebuah aplikasi sederhana tidak akan menyelesaikan kebutuhan manajemen waktu Anda. Jika Anda sulit menjaga anggota tim bekerja tepat waktu dan melakukan tugasnya, mungkin kini saatnya Anda berinvestasi penuh pada perangkat lunak manajemen waktu. Satu hal yang mesti diingat saat Anda mulai membekali diri Anda atau tim Anda dengan semua hal-hal tambahan ini adalah bahwa tidak semua alat manajemen waktu dinamai seperti itu.

Misalnya, Slack dapat membantu Anda menghemat setiap menit waktu itu untuk mengirim email, atau secara fisik mencari rekan kerja, namun Anda tidak akan menganggapnya sebagai alat manajemen waktu. Jadi, berpikirlah di luar kebiasaan, atasilah hal-hal yang dapat menghabiskan waktu Anda, dan putuskan apa yang diperlukan untuk mengatasinya.

Manajemen waktu dengan integrasi Dropbox

Dari penyimpanan file yang aman sampai kolaborasi yang mudah, Dropbox membantu Anda menyederhanakan dan merapikan pekerjaan Anda. Ketika mengatur semua file Anda dengan rapi di folder bersama, atau menggunakan Dropbox Paper sebagai pengelola tugas, Dropbox dapat membantu Anda mengatur pekerjaan dan waktu anggota tim Anda. Dan dengan integrasi aplikasi yang akan membuat Anda dapat memanfaatkan waktu sebaik-baiknya, Dropbox memungkinkan kolaborasi yang lebih baik, waktu penyelesaian lebih cepat, dan pengaturan yang lebih efisien.

Berikut sebagian aplikasi yang berfungsi dengan baik bersama Dropbox pada Windows atau Mac untuk membantu Anda menghemat dan mengelola waktu Anda.

Slack/Zoom

Pesan instan dapat membantu Anda mengemat waktu yang penting di sepanjang hari. Lebih dari itu, mengetahui bahwa Anda bisa menghubungi seseorang hanya dengan mengklik saja adalah sesuatu yang sangat membantu dan memiliki dampak yang positif, terutama bagi karyawan baru. Percakapan real-time ini memungkinkan pembahasan yang menyeluruh dan memberikan ruang yang lebih pribadi dan informal untuk membahas pekerjaan. Dengan bekerja menggunakan Dropbox, Anda dapat memulai rapat Zoom atau percakapan Slack secara langsung dari dokumen Dropbox Paper dan tidak perlu beralih antar platform. Konten dan percakapan yang berada di satu tempat akan membantu Anda tetap fokus dan mengalir, sehingga kolaborasi menjadi lancar meskipun tim berjauhan.

Monday/Trello/Asana

Seperti daftar tugas untuk seluruh tim, alat-alat ini dapat membantu setiap orang untuk memiliki gambaran yang jelas tentang tugas mereka dan tugas orang lain. Hal ini bisa memperkuat tanggung jawab, menanamkan kesadaran akan tujuan dan dorongan yang lebih kuat, serta menjadi pendorong fokus yang nyata. Alat manajemen waktu dan proyek dapat membantu setiap orang mengetahui apa saja yang perlu dilakukan di satu tempat, terutama jika alat-alat tersebut bekerja selaras. Misalnya, Monday dengan lancar menghubungkan dokumen Dropbox Anda secara langsung dari alur kerja Anda, dan Anda dapat mengambil file Dropbox mana pun dan melampirkannya ke kartu Trello. Asana juga terintegrasi dengan lancar dengan Dropbox—cukup lampirkan file Dropbox ke proyek Anda dan file ini akan otomatis diperbarui di kedua saluran.

Seberapa teratur pun Anda, tidak ada salahnya untuk meningkatkannya—dan dengan Dropbox di tangan Anda, seluruh tim Anda dapat bekerja untuk mencapai alur kerja yang sempurna.