Що таке PDCA?
PDCA — це простий ітеративний підхід до керування, призначений для тестування змін у процесах або рішень проблем і забезпечення їх безперервного поліпшення з часом. Як і багато методів контролю процесів і якості, що використовуються сьогодні в різних галузях, цей метод виник із виробничої практики 20-го століття. Простота й відтворюваність PDCA призвели до того, що цей цикл стали використовувати приватні особи, команди та цілі організації в багатьох галузях, не пов’язаних із виробництвом.
Як виник цикл PDCA?
PDCA походить від «циклу Шухарта» Вільяма Едвардса Демінга, названого на честь фахівця зі статистики Волтера Шухарта, якого часто називають батьком сучасного контролю якості. Демінг, американський інженер і професор, став найбільш відомим завдяки своїй роботі в Японії, де його ідеї вплинули на післявоєнні індустріальні процеси та сприяли відновленню країни. Фактично назва PDCA була придумана учасниками його лекцій, які спростили цикл Шухарта до принципу «планування-виконання-перевірка-дія». Насправді Демінг віддавав перевагу терміну «вивчення», а не «перевірка», і цикл мав називатися «планування-виконання-вивчення-дія» (Plan-Do-Study-Act, PDSA), оскільки на цьому етапі більше уваги приділяється аналізу результатів, а не звичайній перевірці того, що змінилося.
Однак сьогодні цей підхід найбільш відомий як цикл PDCA, оскільки він передбачає виконання та багаторазове повторення дій. Аналогічну структуру й логіку можна побачити в інших підходах до керування якістю на виробництві, серед яких «ощадливе виробництво», «кайдзен» і «шість сигм».
Як працює цикл PDCA?
Цикл PDCA включає 4 етапи: «планування», «виконання», «перевірка» й «дія». Процес здійснюється лінійно, і завершення одного циклу пов’язано з початком наступного циклу.
- Планування. Зрозумійте свій поточний стан і бажаний стан. Простіше кажучи, метою етапу планування є визначення цілей, способів їх досягнення та способів оцінювання прогресу в їх досягненні. Звичайно, це дещо розпливчастий етап, який базується на тому, що ви намагаєтеся зробити, і різні команди підходять до PDCA по‑різному. Хтось може поділити його на кілька проміжних етапів, що вже реалізовано в інших методиках, як‑от DMAIC.
Якщо ви хочете скористатися можливістю, зосередьте планування на процесах і діях, необхідних для реалізації цієї можливості. Якщо ви хочете розв’язати проблему із процесом, може знадобитися провести аналіз першопричин, перш ніж розпочинати реалізацію плану. Дізнайтеся, як проводити аналіз першопричин, який допоможе виявити проблеми та вжити заходів. У будь‑якому разі використання даних, наприклад уже наявних даних процесу або аналізу з попередніх циклів PDCA, допоможе вам розробити план дій або гіпотезу.
- Виконання. Щойно у вас з’явиться план дій або потенційне рішення для проблеми, протестуйте їх. Етап виконання — це час, протягом якого ви можете протестувати свої початкові запропоновані зміни. Однак його слід розглядати як експеримент, оскільки час для повного впровадження рішення чи зміни процесу ще не настав. Тому цей етап має проводитися в невеликих масштабах і в контрольованих умовах. На нього не мають впливати зовнішні чинники, і він не має порушувати інші процеси й операції вашої команди або організації. Мета цього етапу полягає у збиранні даних та інформації про результати тесту, оскільки на цьому будуть ґрунтуватися наступні етапи процесу.
- Перевірка. Після завершення тестування необхідно оцінити, чи принесли запропоновані вами зміни або рішення очікуваний ефект. На етапі «Перевірка» ви аналізуєте дані, зібрані на етапі «Виконання», і порівнюєте їх зі своїми початковими цілями та завданнями. Крім того, необхідно оцінити підхід до тестування, який ви використовуєте, щоб зрозуміти, чи було внесено будь‑які зміни до методу, визначеного на етапі «Планування», які могли вплинути на процес. Загалом мета цього етапу — оцінити, наскільки успішним є ваш результат і що потрібно зробити на наступному етапі процесу. Насправді, ви можете провести інший тест, повторюючи етапи «Виконання» та «Перевірка», доки не знайдете задовільне рішення для переходу на етап «Дія».
- Дія. Досягнувши кінця циклу, ви й ваша команда маєте визначити зміни, які буде впроваджено у процес. Однак PDCA називається циклом недарма: зміни, які ви вносите на етапі «Дія», не є завершенням процесу. Ваш новий і покращений продукт або процес чи розв’язана проблема мають сформувати нову основу для подальших ітерацій циклу PDCA.
Команди та фахівці-практики PDCA зазвичай можуть визначити, які інструменти виявилися найефективнішими на кожному етапі. Незалежно від того, проводите ви мозкові штурми на етапі планування або збираєте дані на етапі перевірки, сервіс Dropbox Paper може допомогти вам керувати кожною частиною процесу. Спільні документи щодо планування проєкту допомагають окреслити процес, а інструменти для співпраці сприяють залученню команди й допомагають дотримуватися плану-графіка під час проходження циклу PDCA. Крім того, усі ваші документи — це файли, якими можна легко ділитися через сховище Dropbox.
Навіщо використовувати PDCA?
За своєю суттю PDCA надає співробітникам організації та учасникам команди стандартизований підхід і керівні принципи для усунення проблем і постійного вдосконалення своєї роботи. Однак те саме можна сказати про багато інших підходів до керування та контролю якості, кожен з яких має свій рівень складності та різну кількість прикладів успішного застосування. Що саме робить PDCA особливим порівняно з рештою методів?
Насамперед PDCA («планування-виконання-перевірка-дія») — це простий, однозначний та інтуїтивно зрозумілий процес, який люди можуть освоїти та впровадити у свою роботу. Цей метод став як найнадійнішим рішенням у сфері праці, а й широко поширився в різних галузях і міцно укоренився у свідомості людей. Незважаючи на те, що він усе ще потребує деякої участі ваших колег для ефективного функціонування в командах, простота PDCA дає змогу легко впровадити його в організаційну культуру й загальні процеси.
Завдяки періодичному та повторюваному характеру цикл PDCA також допомагає усувати помилки й запобігати їх появі в майбутньому. Цей цикл призначений для виявлення помилок і визначення першопричин через повторювану оптимізацію процесу. Продовжуючи тестувати різні рішення й успішно впроваджуючи їх, ви також накопичуватимете дані та досвід у розумінні процесу. Тому цикл PDCA — це не просто спосіб розв’язання проблем. Він може давати цінну інформацію щодо різних процесів у вашій команді або організації.
PDCA — це стратегія з високим ступенем адаптованості. Деякі прихильники цього методу можуть рекомендувати готувати певні документи або виконувати певні кроки на етапі планування, щоб підготуватися до інших етапів циклу. Однак лише ви й ваша команда вирішуєте, що необхідно визначити або спланувати. Головне, щоб цього було достатньо для виконання решти процесу. Така адаптивність, у свою чергу, робить цикл PDCA масштабованим, оскільки його можна адаптувати до будь‑якої ситуації та для команд будь‑якого розміру (навіть з однієї людини).
Коли треба використовувати PDCA?
Хоча деякі підходи до розв’язання проблем і керування можуть потребувати багато часу й ресурсів, адаптивність методу PDCA означає, що його можна застосовувати в більшості випадків. Якщо ви хочете постійно вдосконалювати свої робочі процеси або процеси своєї команди, тоді PDCA — ідеальний вибір. Однак поетапний методичний підхід PDCA означає, що зміни відбуваються поступово. Отже, цей метод може не підійти, якщо ваша організація має справу з надзвичайною ситуацією або проблемою, яка потребує невідкладного розв’язання. Так само, якщо ви хочете бачити швидкі зміни у продуктивності та результатах, PDCA може не дати бажаного результату. Сила методу PDCA полягає в можливості безперервно виявляти проблеми, а потім удосконалювати та знаходити оптимальні методи, тому що ви навряд чи зможете повністю розв’язати проблему або підвищити продуктивність після однієї ітерації.
Безперервне вдосконалення за допомогою PDCA
По суті, PDCA — це пошук правильного підходу до певної ситуації. Спочатку ви визначаєте ситуацію та ставите цілі, потім тестуєте різні підходи до досягнення цих цілей, аналізуєте результати й коректуєте свою поведінку та лише потім рухаєтеся вперед, використовуючи те, що спрацювало. Якщо ваша команда або організація не може безпосередньо інтегрувати PDCA, цей метод надає керівний принцип, який допоможе вам зрозуміти будь‑яку ситуацію, з якою ви можете зіткнутися на робочому місці та за його межами, і знайти підхід до неї.
Незважаючи на свою простоту, PDCA є процесом, що потребує суворості та досконалого володіння методикою, щоб можна було отримати від нього справжню користь. Проте його впровадження та подальше застосування насправді можуть змінити спосіб роботи вашої команди — результати ви зможете побачити з часом після кількох повторень циклу. Просування циклу PDCA у командах і організаціях (з його успішним впровадженням) допоможе вашим колегам розвинути систему поглядів, що сприяє критичному мисленню та розв’язанню проблем.