Що таке «планування-виконання-перевірка-дія» (PDCA)?

Що таке PDCA?

Отже, у вас є проблема: вона комплексна, складна та багатошарова. Подумайте про PDCA. Подібно до японської концепції «кайдзен», це простий ітеративний підхід до управління для тестування змін й усунення проблемних точок. PDCA означає «планування-виконання-перевірка-дія». Яка мета? Постійне поступове вдосконалення всередині організацій. 

Як виник цикл PDCA?

Цикл PDCA виник у виробничій практиці 20-го століття, але завдяки своїй простоті та успіху у вирішенні проблем ця практика наразі використовується в багатьох галузях промисловості.

Американський інженер і професор У. Едвардс Демінг назвав це «цикл Шухарта» на честь свого наставника Уолтера Шухарта, статистика, якого часто називають «батьком сучасного контролю якості». Демінг, ймовірно, став найбільш відомим завдяки своїй роботі в Японії, де його ідеї вплинули на післявоєнне індустріальне відновлення країни.

Студенти Демінга вигадали назву PDCA («планування-виконання-перевірка-дія»). Насправді, як можна побачити на наведеному тут зображенні, Демінг віддавав перевагу терміну «вивчення», а не «перевірка», і цикл мав називатися «планування-виконання-вивчення-дія» (Plan-Do-Study-Act, PDSA). 

Оскільки на цьому етапі більше уваги приділяється аналізу результатів, а не звичайній перевірці того, що змінилося. (В ході цього процесу ви зберете багато даних, тому ми рекомендуємо марне сховище Dropbox)

Наразі, в Америці, здебільшого знають цей підхід як PDCA, цикл PDCA або цикл Демінга. Аналогічна структура й логіка зустрічаються й в інших сучасних підходах до керування якістю на виробництві, серед яких «ощадливе виробництво», «кайдзен» і «шість сигм».

Як працює цикл PDCA?

До циклу PDCA входять 4 етапи: «планування», «виконання», «перевірка» й «дія». Процес здійснюється лінійно, і завершення одного циклу пов’язано з початком наступного. Ось що ми мали на увазі:

Планування

Зрозумійте поточний стан і бажаний стан організації. Метою етапу планування є визначення цілей, способів їхнього досягнення та способів оцінювання прогресу. Різні організації підходять до PDCA по-своєму. Хтось може поділити його на кілька проміжних етапів (що вже реалізовано в інших методиках, як‑от процес DMAIC).

Якщо ви хочете скористатися можливістю, яка має суворі часові обмеження, зосередьте планування на процесах і діях, необхідних для реалізації такої можливості. Якщо ви хочете розв’язати проблему із процесом, може знадобитися провести аналіз першопричин, перш ніж починати планування. (Дізнайтеся, як проводити аналіз першопричин, який допоможе виявити проблеми та вжити заходів). Використання даних, наприклад уже наявних даних процесу або аналізу з попередніх циклів PDCA, допоможе вам розробити свій підхід.

Виконання

Щойно у вас з’явиться план дій або потенційне рішення для проблеми, протестуйте їх. Етап виконання — це час, коли ви можете протестувати початкові запропоновані зміни. Однак його слід тлумачити як експеримент, оскільки час для повного впровадження рішення чи зміни процесу ще не настав. Тому цей етап варто проводити в невеликих масштабах і в контрольованих умовах. На нього не мають впливати зовнішні чинники, і він не має порушувати інші операції. Мета цього етапу полягає у збиранні даних та інформації, оскільки на цьому будуть ґрунтуватися наступні етапи PDCA.

Перевірка

Після завершення тестування необхідно оцінити, чи принесли запропоновані зміни або рішення очікуваний ефект. На етапі «перевірка» ви аналізуєте дані, зібрані на етапі «виконання», і порівнюєте їх із початковими цілями та завданнями. Крім того, необхідно оцінити підхід до тестування, щоб зрозуміти, чи було внесено будь‑які зміни до методу, визначеного на етапі «планування», які могли вплинути на процес. Загалом мета цього етапу — оцінити, наскільки успішним є результат і що потрібно зробити далі. Насправді, ви можете провести інший тест, повторюючи етапи «виконання» та «перевірка», доки не знайдете задовільне рішення для переходу на етап «дія».

Дія

Досягнувши кінця циклу, ви й ваша команда маєте визначити зміни, які буде впроваджено у процес. Однак PDCA називається циклом недарма: зміни, які ви вносите на етапі «дія», не є завершенням процесу. Ваш новий і покращений продукт або процес чи розв’язана проблема мають сформувати нову основу для подальших ітерацій циклу PDCA.

Навіщо використовувати PDCA?

Для співробітників організації та учасників команди PDCA — це стандартизований підхід і керівні принципи з усунення проблем і постійного вдосконалення роботи.

«Добре», — можливо, подумаєте ви, — «але це можна сказати про багато методів з управління та контролю якості. Що саме робить PDCA особливим порівняно з рештою методів?»

Тут, у Dropbox, де регулярно використовується PDCA для тестування чудових нових продуктів, ми вважаємо, що це через те, що зазначені чотири кроки прості, інтуїтивно зрозумілі та легкі для виконання. Їх легко впровадити в свою організаційну культуру та процеси.

Завдяки ітеративному характеру цикл PDCA також допомагає усувати помилки, виявляти першопричини й запобігати їхній появі в майбутньому. Продовжуючи тестувати різні рішення, ви також накопичуватимете дані та досвід у розумінні процесу. (Можливо вас зацікавить процес аналітики DocSend?) 

Тому цикл PDCA — це не просто спосіб розв’язання проблем. Він може надавати інформацію щодо зміцнення всієї вашої організації.

PDCA також подобається тим, що він є дуже адаптивним. Лише ви й ваша команда вирішуєте, що необхідно визначити або спланувати. Головне, щоб цього було достатньо для виконання чотирьох простих кроків. Така адаптивність робить цикл PDCA масштабованим, оскільки його можна пристосувати до будь‑якої ситуації та для команд будь‑якого розміру (навіть для однієї людини).

Коли варто використовувати PDCA?

Деякі підходи до розв’язання проблем і керування можуть потребувати багато часу й ресурсів, не кажучи вже про найм консультантів! Але Гнучкість PDCA означає, що його можна застосовувати в більшості випадків. 

Якщо ви прагнете постійно вдосконалювати робочі процеси, PDCA — це гарний вибір. Однак якщо вам потрібні миттєві результати, PDCA може не підійти. Отже, якщо ваша організація має справу з проблемами процесу, що потребують термінового вирішення, або вам потрібні швидкі зміни продуктивності та результатів, PDCA може бути не тим засобом, що вам підходить. Цей циклу полягає в постійному виявленні проблем, уточнюванні та пошуку оптимальних методів. Мало імовірно, що показники продуктивності повністю зміняться після однієї ітерації.

Незалежно від простоти, PDCA є процесом, який вимагає суворості та досконалого володіння методикою, якщо ви хочете отримати справжню користь. Але, прийнявши це і дотримуючись кроків, ви отримаєте спосіб вносити зміни в те, як працюєте ви або ваша команда. Застосування циклу PDCA у командах і організаціях допоможе вашим колегам розвинути систему поглядів, що сприяє критичному мисленню та розв’язанню проблем. А що може бути краще?