PDCA란?
PDCA란 프로세스의 변경 사항이나 문제 해결을 위한 솔루션을 테스트하며 지속적인 개선을 이어나가는 단순하고 반복적인 관리 방식입니다. 오늘날 다양한 분야에서 사용되는 많은 프로세스 및 품질 관리 접근법과 마찬가지로 PDCA는 20세기 제조업에서 사용되면서 널리 알려졌습니다. 단순하면서도 쉽게 따라할 수 있는 프로세스 덕분에 PDCA는 오늘날 제조업 이외에도 다양한 분야의 개인, 팀, 조직에서 사용되고 있죠.
PDCA의 유래
PDCA는 W. Edwards Deming의 '슈워트 사이클(Shewhart Cycle)'에서 유래했습니다. 이 사이클의 이름은 현대 품질 관리의 아버지로 불리는 통계학자 Walter Shewhart의 이름에서 따온 것입니다. 미국의 교수이자 엔지니어였던 Deming은 품질 관리 이론으로 전후 일본의 산업 프로세스를 개선해 경제를 부흥시킨 사람으로 유명합니다. 실제로 PDCA라는 이름은 Deming의 강의를 들은 사람들이 슈워트 사이클을 '계획-실행-확인-조치(Plan-Do-Check-Act)'로 정리한 것에서 기인했죠. Deming은 사실 '확인(Check)'보다 '연구(Study)'라는 용어를 선호해 이 사이클을 PDSA로 불렀는데, 그 이유는 '연구'의 경우 어떤 점이 바뀌었는지 단순하게 확인만 하는 것이 아니라 결과를 심층 분석하는 데 중점을 두기 때문입니다.
하지만 여러 번 완료하고 반복해야 하는 특성 탓에 이 접근법은 오늘날 대체로 PDCA 사이클로 불리고 있습니다. PDCA의 구조와 논리는 린 제조, 카이젠, 6시그마 등 동시대 제조 기반 품질 관리 접근법에서도 찾아볼 수 있습니다.
PDCA 사이클의 원리
PDCA 사이클에는 '계획, 실행, 확인, 조치' 4가지 단계가 있습니다. 이 프로세스는 한 사이클이 완료된 후 다음 사이클의 시작으로 이어지는 선형적 방식으로 실행됩니다.
- 계획: 현재의 상태와 원하는 목표를 파악하는 단계입니다. 간단히 설명하면 계획 단계의 목적은 목표를 세우고, 그 목표를 달성하는 방법과 진행 상황을 측정하는 방법을 계획하는 것입니다. 이루고자 하는 목표에 따라 이 단계가 모호하게 느껴질 수도 있는데요, 그래서 팀마다 PDCA에 접근하는 방식이 다릅니다. 어떤 팀은 DMAIC 등의 다른 프로세스처럼 이 단계를 여러 개의 중간 단계로 나눕니다.
어떤 기회를 활용하고자 할 때는 이 기회를 공략하는 데 필요한 프로세스와 조치에 중점을 두고 계획을 세워야 합니다. 프로세스의 문제를 해결할 때는 계획을 세우기 전에 먼저 문제의 근본 원인을 분석해야 합니다. 문제의 근본 원인을 분석하는 방법을 참조해 문제를 식별하고 조치를 취할 때 도움을 받아보세요. 어느 경우가 됐든, 이전 PDCA 사이클에서 얻은 기존 프로세스 데이터나 분석 데이터를 활용하면 실행 계획과 가설을 세우는 데 도움이 됩니다.
- 실행: 실행 계획을 세웠거나 문제를 해결할 수 있는 잠재적인 솔루션을 찾았다면 이를 테스트해봐야겠죠. 실행 단계는 초기에 제안한 변경 계획을 테스트해보는 단계입니다. 하지만 이는 단지 테스트일 뿐이며 아직 솔루션이나 변경 계획을 완전히 적용하는 시점은 아닙니다. 그래서 이 단계는 통제된 환경에서 작은 규모로 수행되어야 합니다. 외부 요소의 영향을 받아서는 안 되고, 팀이나 조직의 다른 프로세스와 운영을 방해해서도 안 되죠. 이 단계의 핵심은 다음 단계에서 활용할 수 있도록 테스트 결과에 관한 데이터와 정보를 수집하는 것입니다.
- 확인: 파일럿 테스트가 완료됐다면 앞서 제시한 변경 사항이나 솔루션이 의도한 효과를 냈는지 점검해봐야 합니다. 확인 단계는 실행 단계에서 수집한 데이터를 분석해 이를 본래 설정한 목표와 비교해보는 단계입니다. 이와 함께 앞서 사용한 테스트 방식도 평가해 계획 단계에서 세운 방식에서 바뀐 점이 있는지, 그리고 이러한 바뀐 점이 프로세스에 어떤 영향을 미쳤는지 확인해야 하죠. 이 단계의 목적은 앞서 수행한 계획과 실행 단계가 얼마나 성공적인지, 그리고 다음 단계에서는 어떤 점을 고려해야 하는지를 평가하는 것입니다. 결과가 만족스럽지 않다면 조치 단계에 적용할 만족스러운 솔루션을 찾을 때까지 계획과 실행 단계를 반복하며 다른 테스트를 시행할 수 있습니다.
- 조치: 사이클의 마지막 단계에 도달하면 이미 프로세스에 어떤 변화를 적용할 것인지 파악한 상태입니다. 하지만 PDCA 사이클이 '사이클'이라고 불리는 데는 다 이유가 있습니다. 조치 단계에서 변경 사항을 적용한다고 해서 프로세스가 끝나는 게 아니기 때문이죠. 새롭게 개선된 제품과 프로세스, 해결된 문제는 PDCA 사이클의 반복 시행을 위한 새로운 기준점이 됩니다.
PDCA를 사용하는 팀과 관계자들은 보통 각 단계에서 어떤 도구가 가장 효율적인지 파악하게 되는데요, 계획 단계에서 아이디어를 브레인스토밍할 때든, 확인 단계에서 데이터를 수집해 분석할 때든, Dropbox Paper를 사용해 프로세스의 모든 단계를 효율적으로 관리할 수 있습니다. 프로젝트 계획 문서를 공유해 프로세스의 개요를 작성할 수 있고, 협업 도구를 사용해 PDCA를 반복하는 과정에서 팀의 참여도와 작업의 정확성을 높일 수 있죠. 모든 문서와 파일을 Dropbox 스토리지를 통해 간편하게 공유할 수 있다는 사실은 두말할 필요도 없고요.
PDCA를 사용해야 하는 이유
본질적으로 PDCA는 문제를 해결하며 업무를 지속적으로 개선할 수 있도록 팀원과 직원들을 이끄는 철학이자 표준화된 접근법입니다. 하지만 복잡함의 정도와 성공 사례의 수가 각기 다른 수많은 관리/품질 관리 접근법도 이러한 이점을 똑같이 주장할 수 있죠. 그렇다면 PCDA가 다른 접근법보다 특별한 이유는 무엇일까요?
가장 큰 이유는 바로 PDCA는 사람들이 쉽게 이해하고 쉽게 업무에 적용할 수 있는 단순하고 직관적인 프로세스라는 것입니다. 그래서 회사에서는 물론 다양한 산업 분야와 개인적인 차원에서도 광범위하게 사용되고 있죠. 팀에서 PDCA를 성공적으로 수행하려면 동료들의 의지도 어느 정도 필요하겠지만, 특유의 단순함 덕분에 조직 문화와 프로세스 전반에 손쉽게 적용할 수 있습니다.
PDCA의 순환성과 반복성은 현재의 오류를 해결하고 향후 발생할 오류를 방지하는 데도 도움이 됩니다. 이 사이클은 반복적으로 프로세스를 최적화하며 오류와 근본 원인을 파악할 수 있도록 설계되었기 때문이죠. 계속해서 다양한 솔루션을 테스트하고 프로세스에 적용하는 과정에서 데이터를 구축하고 프로세스에 대한 이해력을 높일 수 있습니다. 그러다 보면 팀이나 조직의 다양한 프로세스와 관련된 귀중한 정보를 얻을 수 있기 때문에 PDCA는 단순한 문제 해결 접근법 이상의 가치를 지니게 됩니다.
PDCA는 적응성이 뛰어난 전략입니다. 어떤 조직은 계획 단계에서 특정한 문서를 작성하거나, 특정한 단계를 완료해 사이클의 나머지 단계를 진행할 채비를 갖추죠. 하지만 무엇을 규정해야 하는지, 무엇을 계획해야 하는지는 오로지 여러분과 팀의 선택에 달려 있습니다. 이를 통해 나머지 프로세스를 지속할 수 있기만 하다면 말이죠. 이러한 뛰어난 적응성 덕분에 PDCA는 1인 팀을 비롯해 규모에 관계없이 모든 팀이 상황에 맞게 적용할 수 있는 확장성까지 제공합니다.
PDCA를 사용하면 좋은 경우
일부 문제 해결 및 관리 접근법은 적용하려면 시간과 자원이 많이 들지만, PDCA는 적응성이 뛰어나 적용할 수 없는 경우가 거의 없습니다. 개인이나 팀의 업무 프로세스를 지속적으로 개선하고 싶을 때 PDCA가 좋은 선택이 될 수 있죠. 하지만 PDCA는 체계적이고 점진적인 접근법이기 때문에 변화가 서서히 나타납니다. 그래서 조직이 프로세스의 문제를 긴급하게 해결해야 한다거나 비상사태가 일어났을 때는 PDCA가 적합하지 않을 수 있죠. 이와 마찬가지로 성능과 결과를 빠르게 개선하고 싶을 때는 PDCA로 원하는 결과를 얻을 수 없을 겁니다. PDCA의 장점은 문제를 지속적으로 파악해 최적의 해결책을 찾아내는 것이므로 PDCA를 1번 실행한다고 해서 문제가 완벽하게 해결되거나 성능이 바로 개선되지는 않죠.
PDCA를 통한 지속적인 개선
본질적으로 PDCA는 상황별 대응법의 바탕이 되는 철학과도 같습니다. 먼저 상황을 파악해 목표를 설정한 후, 목표 달성을 위한 여러 가지 방식을 테스트해 각각의 효과를 검토하고, 이에 따라 행동을 교정해 마침내 성공적인 방식을 적용하는 과정을 거치게 됩니다. 팀이나 조직에 PDCA를 직접 통합하는 것이 현실적으로 가능하지 않다고 해도 PDCA는 직장 및 그 외의 공간에서 맞닥뜨리는 상황을 이해하고 여기에 접근하는 방식을 알려주는 지도 원칙이 되어주죠.
프로세스가 단순하다고 해도 PDCA의 효과를 제대로 보려면 여전히 엄격한 과정과 각고의 노력이 필요합니다. 하지만 PDCA를 도입해 이를 충실히 이행하면 여러분과 팀의 업무 방식을 바꿀 수 있고, 프로세스를 반복할수록 눈에 띄는 결과를 얻을 수 있습니다. 팀과 조직에서 PDCA를 시행해 이를 효과적으로 활용하면 모든 구성원이 문제 해결과 비판적 사고에 필요한 사고방식을 갖추는 데 도움이 될 수 있습니다.