PDCA(계획-실행-점검-개선)란?

PDCA란?

문제가 발생했습니다. 골치 아프고, 복잡하고, 겹겹으로 쌓인 문제입니다. 이럴 땐 PDCA를 고려해보세요. 일본의 가이젠 방식과 유사한 PDCA는 변경 사항을 테스트하거나 문제를 해결할 때 사용할 수 있는 단순하면서도 반복적인 관리 방식입니다. PDCA는 계획(Plan), 실행(Do), 점검(Check), 개선(Act)을 의미하며, 장기적인 관점에서 조직을 지속적으로 개선하는 것을 목표로 합니다. 

PDCA의 유래

PDCA는 20세기 제조업계의 관행에서 유래되었습니다. 하지만 특유의 단순함과 문제 해결 능력 덕분에 오늘날에는 다양한 업계에서 PDCA를 사용하고 있죠.

미국 출신 엔지니어 겸 교수 W. Edwards Deming은 자신의 멘토였고, 현대 품질 관리의 아버지로 불리는 통계학자 Walter Shewhart의 이름을 본떠 이 관리 방식에 '슈워트 사이클(Shewhart Cycle)'이라는 이름을 붙였습니다. (Deming의 품질 관리 이론은 전후 일본 산업의 부흥에 영향을 미쳤습니다. 그래서 일본에서는 꽤 유명하죠.)

그리고 Deming의 강의를 들은 제자들이 여기에 PDCA(계획-실행-점검-개선)라는 지금의 이름을 붙였습니다. 이 이미지에서 볼 수 있듯이 사실 Deming은 '점검(Check)'이라는 용어보다는 '연구(Study)'라는 용어를 선호해 이 관리 방식을 PDCA가 아닌 PDSA 사이클로 불렀습니다. 

Deming은 '연구'라는 용어가 어떤 점이 바뀌었는지 단순히 점검만 하는 것이 아니라 결과를 심층 분석하는 데 중점을 두는 것이라고 생각했습니다. (이 과정에서 많은 데이터를 수집하게 될 텐데요, 이때 Dropbox 클라우드 스토리지를 사용해보는 것은 어떨까요?)

오늘날 미국에서는 이 관리 방식을 PDCA, PDCA 사이클 또는 데밍(Deming) 사이클로 부릅니다. PDCA의 구조와 논리는 린 제조, 가이젠, 6시그마 등의 제조 기반 품질 관리 접근법과도 중복됩니다.

PDCA 사이클의 원리

PDCA 사이클은 '계획, 실행, 점검, 개선'이라는 4가지 단계로 구성됩니다. 이 프로세스는 한 사이클이 완료된 후 다음 사이클이 시작되는 선형적 방식으로 실행됩니다. 자세한 내용은 아래에서 살펴보도록 하죠.

계획

조직의 현재 상태와 원하는 목표를 파악하는 단계입니다. 계획 단계의 목적은 목표를 세우고, 그 목표를 달성하는 방법과 진행 상황을 측정하는 방법을 계획하는 것입니다. 각 조직은 조직의 특성에 맞게 고유한 방식으로 PDCA를 적용합니다. 어떤 팀은 DMAIC 프로세스 등을 활용해 이 단계를 여러 개의 중간 단계로 나누기도 합니다.

시간이 핵심인 기회를 활용하고자 할 때는 이 기회를 공략하는 데 필요한 프로세스와 조치에 중점을 두고 계획을 세워야 합니다. 프로세스의 문제를 해결하고 싶다면 계획을 세우기 전에 먼저 문제의 근본 원인을 분석해야 합니다. (여기서 문제의 근본 원인을 분석하는 방법을 참고해 문제를 식별하고 조치를 취해보세요.) 접근법을 수립할 때 이전 PDCA 사이클에서 얻은 기존 프로세스 데이터나 분석을 활용하는 것도 좋습니다.

실행

실행 계획을 세웠거나 문제를 해결할 수 있는 잠재적인 해결책을 찾았다면 이를 테스트해봐야겠죠. 실행 단계는 초기에 제안한 변경 계획을 테스트해보는 단계입니다. 하지만 이는 단지 실험일 뿐이며 아직 해결책이나 변경 계획을 완전히 적용하는 시점은 아닙니다. 이 단계는 통제된 환경에서 소규모로 실행해야 합니다. 테스트를 할 때는 외부 요소의 영향을 받지 않도록 하고, 일상적인 운영을 방해하지 않도록 하세요. 이 단계의 핵심은 다음 단계에서 사용할 데이터와 정보를 수집하는 것입니다.

점검

파일럿 테스트가 완료됐다면 앞서 제시한 변경 사항이나 해결책이 원하는 효과를 가져왔는지 점검해봐야 합니다. 점검 단계는 실행 단계에서 수집한 데이터를 분석해 이를 본래 설정한 목표와 비교해보는 단계입니다. 이와 함께 앞서 사용한 테스트 방식도 평가해 계획 단계에서 세운 방식에서 바뀐 점이 있는지, 그리고 이러한 바뀐 점이 프로세스에 어떤 영향을 미쳤는지 확인하도록 하세요. 그리고 이 방식이 얼마나 성공적인지, 다음 단계에서는 어떤 점을 고려해야 하는지를 결정하세요. 결과가 만족스럽지 않다면 개선 단계에 적용할 만족스러운 해결책을 찾을 때까지 계획과 실행 단계를 반복하며 다양한 테스트를 시행할 수 있습니다.

개선

사이클의 마지막 단계에 도달하면 이미 프로세스에 어떤 변화를 적용할 것인지 파악한 상태일 겁니다. 하지만 PDCA 사이클이 '사이클'이라고 불리는 데는 다 이유가 있습니다. 개선 단계에서 변경 사항을 적용한다고 해서 프로세스가 끝나는 게 아니기 때문이죠. 새롭게 개선된 제품과 프로세스, 해결책은 PDCA 사이클의 반복 시행을 위한 새로운 기준점이 됩니다.

PDCA를 사용해야 하는 이유

PDCA는 팀원과 직원들이 문제를 해결하며 업무를 지속적으로 개선하는 데 사용할 수 있는 철학이자 표준화된 접근법입니다.

"다른 품질 관리 방식들도 다 비슷하잖아"라고 생각할 수도 있습니다. 그렇다면 PCDA가 다른 방식과 차별화되는 점은 무엇일까요?

Dropbox는 신규 제품을 테스트하는 데 PDCA 사이클을 정기적으로 사용합니다. 이 4가지 단계가 단순하고, 직관적이고, 적용이 간편하다고 판단했기 때문이죠. 조직 문화와 프로세스에 적용하는 방법도 간단합니다.

PDCA의 반복성은 실수를 줄이고 근본 원인을 파악해 향후 발생할 오류를 방지하는 데도 도움이 됩니다. 계속해서 다양한 해결책을 테스트하는 과정에서 데이터를 수집해 프로세스에 대한 이해력을 높일 수 있죠. (이때 DocSend의 분석 기능을 사용하면 편리합니다.) 

이 시점이 되면 PDCA는 단순한 문제 해결 접근법 이상의 고마운 존재가 됩니다. 정보를 통해 조직 전체를 개선해주기 때문이죠.

PDCA를 선호하는 사람들은 특유의 적응성도 이점으로 꼽습니다. 이 4가지 단계만 유지하는 한 무엇을 규정해야 하는지, 무엇을 계획해야 하는지는 오로지 여러분과 팀의 선택에 달려 있죠. 이러한 뛰어난 적응성 덕분에 PDCA는 규모와 관계없이 어떤 팀이든, 심지어 1인 팀도 상황에 맞게 적용해 사용할 수 있습니다.

PDCA를 사용하면 좋은 경우와 좋지 않은 경우

일부 문제 해결 방식과 관리 방식은 적용하려면 많은 시간과 자원이 듭니다. 게다가 컨설턴트도 고용해야 하죠. 하지만 PDCA는 유연성이 뛰어나 비용 효율적으로 다양한 문제를 해결하는 데 사용할 수 있습니다. 

업무 프로세스를 지속적으로 개선하고 싶다면 PDCA가 좋은 선택지입니다. 하지만 즉각적인 결과가 필요한 경우에는 PDCA가 적합하지 않을 수 있습니다. 그래서 긴급한 프로세스 관련 문제를 해결해야 하거나 빠른 성과와 결과가 필요한 경우에는 PDCA가 적합하지 않을 수도 있는 거죠. PDCA 사이클의 강점은 지속적으로 문제를 식별해 개선하면서 최적의 방법을 찾을 수 있다는 것입니다. 한 번의 반복으로는 성과 지표를 개혁하기가 힘들죠.

프로세스가 단순하다고 해도 PDCA의 효과를 제대로 보려면 여전히 엄격한 과정과 각고의 노력이 필요합니다. 하지만 PDCA를 채택해 장기적으로 사용하면 팀이 일하는 방식을 눈에 띄게 변화시킬 수 있습니다. 조직에서 PDCA를 성공적으로 활용하면 조직의 모든 구성원이 문제 해결과 비판적 사고에 필요한 사고방식을 갖추는 데도 도움이 됩니다. 이보다 좋은 방식이 있을까요?