Vad är PDCA (Plan Do Check Act)?

Vad är PDCA?

Så du har ett problem att lösa: det är knöligt, komplext och har många parametrar. Kanske är PDCA en lösning? I likhet med det japanska konceptet Kaizen är detta en enkel och iterativ hanteringsmetod för att förändringstestning och eliminering av smärtpunkter. PDCA står för ”Plan, Do, Check, Act”. Målet? Ständig förbättring i organisationen över tid. 

Varifrån kommer PDCA?

PDCA har sitt ursprung i 1900-talets tillverkningsprocesser, men tack vare dess enkelhet och problemlösningseffektivitet används systemet nu av många branscher.

Den amerikanska ingenjören och professorn W. Edwards Deming namngav ”Shewhart Cycle” efter sin mentor Walter Shewhart, en statistiker som ofta kallas ”den moderna kvalitetskontrollens fader”. (Deming blev kanske allra mest känd i Japan där hans idéer påverkade landets industriella återhämtning efter kriget.)

Studenter på Demings föreläsningar myntade namnet PDCA – ”Plan, Do, Check, Act”. Som du ser på bilden nedan föredrog Deming faktiskt ”Study” framför ”Check” och kallade systemet Plan-Do-Study-Act, eller ”PDSA-cykeln”. 

Deming ansåg att ”Study” lade mer tonvikt på att analysera resultat snarare än att bara kontrollera vad som förändrats. (I den här processen kommer du att samla in mycket data – får vi lov att rekommendera Dropbox-molnlagring?)

I dag är konceptet mer känt som PDCA, PDCA-cykeln eller Deming-cykeln. Dess utformning och logik överlappar med andra samtida tillverkningsbaserade kvalitetsledningsmetoder som Lean, Kaizen, och Six Sigma.

Hur fungerar PDCA-cykeln?

En PDCA-cykel innefattar fyra steg: Plan (planera), Do (gör), Check (kontrollera) och Act (handla). Genomför processen på ett linjärt sätt, så att slutförandet av en cykel knyter an till starten av nästa. Med detta menar vi följande:

Plan

Förstå din organisations nuvarande situation och den önskvärda situationen. Syftet med planeringsfasen är att definiera mål, bestämma hur de ska uppnås, och fundera på hur man kan mäta framstegen. Olika organisationer kommer att ta sig an PDCA på sina egna sätt. Vissa delar upp processen i flera mellanliggande steg (till exempel med DMAIC-processen).

Om du vill utnyttja en tidskänslig möjlighet bör din planering fokusera på de processer eller åtgärder som krävs för att rikta in sig på den möjligheten. Om du vill lösa ett processproblem kan en grundorsaksanalys behövas innan du kan gå vidare med en plan. (Så här gör du en grundorsaksanalys för att identifiera och åtgärda problem.) Använd data – befintliga processdata eller analys från tidigare PDCA-cykler – för att formulera din strategi.

Do

När du har en handlingsplan eller en potentiell lösning ska du testa den. Do-steget är när du testar dina ursprungliga föreslagna ändringar. Detta ska dock ses som ett experiment, och är inte det tillfälle då du implementerar en lösning eller processförändring helt. Utför denna fas i liten skala i en kontrollerad miljö. Skydda den från externa faktorer och låt den inte störa andra processer eller den dagliga verksamheten. Poängen med denna fas är att samla in data och information, eftersom detta kommer att ligga till grund för nästa PDCA-steg.

Check

När ditt pilottest är klart måste du undersöka om dina föreslagna ändringar eller lösningar hade avsedd effekt. Check-fasen är fasen då du analyserar data som samlats in i göra-steget och jämför dem med dina ursprungliga mål. Utvärdera din testmetod och kontrollera om ändringar av metoden du fastställde i Plan-fasen kan ha påverkat processen. Utvärdera hur framgångsrika ni har varit, och bestäm vad som ska tas med i nästa steg i processen. Faktum är att du kan välja att göra ytterligare ett test och upprepa Do- och Check-faserna tills du hittar en tillfredsställande lösning att ta med till Act-fasen.

Act

När du har nått cykelns slut ska du och teamet ha identifierat en föreslagen processändring att genomföra. PDCA-cykeln kallas emellertid en cykel av en anledning, eftersom de ändringar du genomför i Act-fasen inte innebär slutet på din process. Den nya och förbättrade produkten, processen eller lösningen ska utgöra en ny baslinje för ytterligare versioner av PDCA-cykeln.

Varför ska jag använda PDCA?

PDCA är ett standardiserat tillvägagångssätt och en filosofi som teammedlemmar och medarbetare kan använda för att lösa problem och kontinuerligt förbättra sitt arbete.

”OK”, kanske du tänker, ”men detta kan sägas om många lednings- och kvalitetskontrolltekniker. Vad är det som skiljer PDCA från resten?”

Här på Dropbox – där vi använder PDCA regelbundet för att testa fantastiska nya produkter – tror vi att skillnaden är att de fyra stegen är smidiga, intuitiva och enkla att implementera. Det är inga problem att baka in dem i en organisations kultur och processer.

Eftersom systemet är iterativt hjälper PDCA dig också att eliminera misstag och identifiera grundorsaker, så att problem inte uppstår längs vägen. Efterhand som ni fortsätter testa olika lösningar och implementerar dem framgångsrikt kommer ni också att bygga upp data och erfarenhet som hjälper er att förstå processen. (Får vi lov att rekommendera DocSend i analysarbetet?) 

I detta skede blir PDCA mer än bara problemlösning, eftersom du får värdefull information som är relevant för olika processer i teamet eller organisationen.

Dess anhängare älskar också hur anpassningsbart PDCA-systemet är. Vad som måste definieras eller planeras är i slutändan upp till dig och ditt team, så länge det kan inrymmas i de fyra enkla stegen. Denna anpassningsförmåga gör PDCA skalbart, eftersom systemet kan dimensioneras utifrån alla situationer och alla team – till och med enmansteam.

När ska du använda (eller inte använda) PDCA?

Vissa problemlösnings- och ledningsmetoder kan vara tids- och resurskrävande att tillämpa, men PDCA:s anpassningsbarhet gör att detta sällan är ett problem. PDCA:s flexibilitet lämpar sig väl för att lösa många problem enkelt och billigt. 

Om ni vill göra ständiga förbättringar av arbetsprocesserna är PDCA en bra satsning. Om ni behöver se omedelbara resultat är emellertid PDCA kanske inte något för er. Så om er organisation har en brådskande processorienterad fråga att hantera eller om ni behöver snabba resultatförbättringar kanske inte PDCA är rätt val. Cykelns styrka ligger i dess förmåga att kontinuerligt identifiera problem, sedan förfina och hitta optimerade metoder. Systemet kommer däremot förmodligen inte att helt omvandla era resultatmått efter bara en cykel.

Dess enkelhet döljer PDCA:s styrka: systemet kräver noggrannhet och behärskning för att verkligen komma till sin rätt. Men genom att implementera och hålla fast vid det får ni ett mätbart sätt att skapa förändringar i sättet du eller teamet arbetar på. Att framgångsrikt använda det i en organisation kan bidra till att alla kolleger styrs mot ett tankesätt som präglas av problemlösning och kritiskt tänkande. Vad kan vara bättre än det?