Plan Do Check Act-cykeln

Gör teamets problemlösningsprocess mer förfinad – och mer tillfredsställande – på enkelt vis med PDCA-cykelmetoden.

Vad är PDCA?

PDCA är en enkel, versionsbaserad hanteringsmetod som testar processförändringar eller problemlösning och driver ständig förbättring över tid. Som med många metoder för process- och kvalitetskontroll som används i olika branscher i dag härstammar systemet från tillverkningsmetoder på 1900-talet. PDCA:s enkelhet och lätt reproducerbara framgångar gjorde att systemet kom att användas av många branscher som inte sysslar med tillverkning, inklusive individer, team och hela organisationer.

Varifrån kommer PDCA?

PDCA har sitt ursprung i W. Edwards Demings ”Shewhart Cycle”, uppkallad efter Walter Shewhart, en statistiker som ofta kallas den moderna kvalitetskontrollens fader. Deming, en amerikansk ingenjör och professor, var mest känd för sitt arbete i Japan, där hans idéer bidrog till att lyfta landets industriella processer och återhämtning under efterkrigstiden. Faktum är att namnet PDCA myntades av deltagarna i hans föreläsningar, som effektiviserade Shewhart Cycle till ”Plan, Do, Check, Act”. Deming föredrog faktiskt ”Study” framför ”Check”, vilket gav Plan-Do-Study-Act-cykeln eller PDSA, eftersom ordet ger större fokus på att analysera resultat snarare än att bara kontrollera vad som har förändrats.

Trots detta är tillvägagångssättet i dag mest känt som PDCA-cykeln, eftersom det är utformat för att slutföras och upprepas flera gånger. Utformningen och logiken kan ses i andra tillverkningsbaserade kvalitetsstyrningsmetoder från denna era, som Lean Manufacturing, Kaizen och Six Sigma.

Hur fungerar PDCA-cykeln?

PDCA-cykeln innefattar fyra steg: Plan (planera), Do (gör), Check (kontrollera) och Act (handla). Processen utförs linjärt och slutförandet av en cykel kopplas till påbörjandet av nästa.

  • Planera: Förstå den nuvarande situationen och den önskvärda situationen. Enklast uttryckt är syftet med planeringsfasen att definiera dina mål, hur du ska uppnå dem och hur du mäter dina framsteg mot dem. Naturligtvis är detta ett relativt vagt steg, utifrån vad du försöker göra – och olika team närmar sig PDCA på olika sätt. Vissa kan dela upp det i flera mellanliggande steg, vilket andra processer som DMAIC redan gör.

    Om du vill utnyttja en möjlighet bör din planering fokusera på de processer eller åtgärder som är nödvändiga för att rikta in sig på den möjligheten. Om du vill lösa ett processproblem kan en grundorsaksanalys behövas innan du kan gå vidare med en plan. Oavsett kan du med hjälp av data – existerande processdata eller analys från tidigare PDCA-cykler – formulera en handlingsplan eller hypotes.

  • Gör: När du har en handlingsplan eller en potentiell lösning på ett problem, testa den. Göra-steget är steget då du testar dina ursprungliga föreslagna ändringar. Detta bör dock ses som ett experiment – detta är inte den punkt då du implementerar en lösning eller processförändring helt. Därför bör denna fas genomföras i liten skala i en kontrollerad miljö. Den ska inte påverkas av externa faktorer eller störa andra processer och verksamheter i teamet eller organisationen. Naturligtvis är hela poängen med denna fas att samla in data och information om testets effekter, eftersom detta kommer att ge information om nästa steg i processen.

  • Kontrollera: När ditt pilottest är klart måste du undersöka om dina föreslagna ändringar eller lösningar hade avsedd effekt. Kontrollera-fasen är fasen då du analyserar data som samlats in i göra-steget och jämför dem med dina ursprungliga mål och ambitioner. Testmetoden du använt bör också utvärderas för att se om några ändringar har gjorts i metoden som fastställdes i planera-fasen, som kan ha påverkat processen. Det övergripande syftet med detta steg att utvärdera hur framgångsrik du har varit och vad som ska följa med till nästa steg i processen. Faktum är att du välja att göra ytterligare ett test och upprepa göra- och kontrollera-faserna tills du hittar en tillfredsställande lösning att ta med till handla-fasen.

  • Handla: När du har nått cykelns slut bör du och teamet ha identifierat en föreslagen processändring att genomföra. PDCA-cykeln kallas emellertid en cykel av en anledning, eftersom de ändringar du genomför i handla-fasen inte innebär slutet på din process. Den nya och förbättrade produkten eller processen, eller problemet som har lösts, bör utgöra en ny baslinje för ytterligare versioner av PDCA-cykeln.

Team och utövare av PDCA kommer vanligtvis att ta reda på vilka verktyg som fungerar bäst för sig själva i varje fas. Vare sig du brainstormar i planera-fasen eller samlar in data i kontrollera-fasen kan Dropbox Paper hjälpa dig att hantera alla processens delar. Delade projektplaneringsdokument kan hjälpa dig att beskriva processen, medan samarbetsverktyg kan hålla teamet involverat och på banan när du skapar nya versioner med PDCA. Och naturligtvis är alla dina dokument och filer smidigt delbara via Dropbox-lagringen.

Varför ska jag använda PDCA?

I sin kärna tillhandahåller PDCA ett standardiserat tillvägagångssätt och en vägledande filosofi för teammedlemmar och medarbetare som behöver lösa problem och ständigt förbättra sitt arbete. Detta kan dock sägas om många lednings- och kvalitetsstyrningsmetoder som alla har olika nivåer av komplexitet och framgångsfrekvens. Vad skiljer PDCA från resten?

Den främsta anledningen är att PDCA eller Plan, Do, Check, Act är en smidig, enkel och intuitiv process som människor kan förstå och implementera i sitt arbete. Detta har gjort att den inte bara klamrar sig fast i näringslivet, utan också är populär över många olika branscher och i människors huvuden. Även om systemet fortfarande kräver ett visst engagemang från kollegerna för att fungera i ett team, gör enkelheten det smidigt att baka in PDCA i din organisationskultur och era övergripande processer.

På grund av dess cykliska och versionsbaserade natur hjälper PDCA dig också att eliminera misstag och förhindra att de inträffar i framtiden. Cykeln är utformad för att hjälpa dig identifiera fel och deras orsaker när du optimerar en process upprepade gånger. Efterhand som du fortsätter testa olika lösningar och implementera dem framgångsrikt kommer du också att bygga upp data och erfarenhet som hjälper dig att förstå processen. I detta skede blir PDCA mer än bara problemlösning, eftersom du får värdefull information som är relevant för olika processer i team eller organisationen.

PDCA är en mycket anpassningsbar metod. Vissa kan rekommendera att vissa dokument eller steg ska slutföras under planera-fasen för att säkerställa att de är redo att gå vidare med resten av cykeln. Vad som behöver definieras eller planeras är emellertid i slutändan upp till dig och teamet, förutsatt att ni kan driva vidare resten av processen. Denna anpassningsbarhet gör i sin tur PDCA skalbart, eftersom systemet kan anpassas till alla situationer och team av alla storlekar – till och med ner till ett enmansteam.

När ska jag använda PDCA?

Vissa problemlösnings- och ledningsmetoder kan vara tids- och resurskrävande att tillämpa, men PDCA:s anpassningsbarhet gör att detta sällan är ett problem. Om du vill göra konsekventa förbättringar av dina egna eller teamets arbetsprocesser är PDCA ett bra alternativ, men PDCA:s metodiska, stegvisa tillvägagångssätt innebär att förändringen kommer gradvis. Därför är kanske denna lösning inte lika bra om din organisation har ett brådskande problem eller en nödsituation i en process. På liknande vis är kanske PDCA inte vad du söker om du behöver snabba vändningar vad gäller prestanda och resultat. PDCA:s styrka ligger i dess förmåga att kontinuerligt identifiera problem, sedan finjustera och hitta optimerade metoder – det är osannolikt att systemet helt löser ett problem eller vänder på resultatet efter en enstaka cykel.

Ständig finjustering med PDCA

I sin kärna är PDCA en filosofi för att ta sig an situationer. Först identifierar du situationen och ställer upp mål, sedan testar du olika metoder för att nå dessa mål, utvärderar deras framgångar och justerar ditt beteende därefter, innan du slutligen går vidare med det som har fungerat. Om det inte är realistiskt för ditt team eller din organisation att integrera PDCA direkt, ger systemet fortfarande en vägledande princip som hjälper dig att förstå och ta dig an alla situationer du kan stöta på på arbetsplatsen och bortom den.

Även om enkelheten är en faktor är PDCA fortfarande en process som kräver noggrannhet och kunskap om man verkligen ska kunna dra nytta av den. Att implementera den – och sedan hålla fast vid den – kan emellertid verkligen förändra hur du och teamet arbetar, med mätbara resultat som du kan se efterhand som tiden och versionerna passerar. Att arbeta med PDCA i team och organisationer – med framgångsrikt engagemang – kan driva alla kolleger mot en attityd för problemlösning och kritiskt tänkande.

Upptäck ett bättre sätt att arbeta tillsammans.

Kom igång med Dropbox Business